Future of HR powered by KPMG
Branchenübergreifende Entwicklungen basierend auf den Erkenntnissen der Pandemie und ein globaler Wettbewerb um Talente stellen neue Herausforderungen an IT-HR Systeme dar. Umso wichtiger ist die Wahl einer passenden Lösung, um bestehende abteilungsübergreifende Synergien innerhalb Ihres Unternehmens zu nutzen. KPMG unterstützt Unternehmen bei der Einführung eines führenden HR-Systems und ermöglicht Mitarbeitern sowie Vorgesetzen die flexible Einsicht in unternehmensbezogene Daten. Wir schaffen mit Ihnen die wesentliche Grundlage für die Umsetzung Ihres Ziel-Betriebsmodells und legen den Grundstein für künftige Optimierungsprozesse.
Vorteile eines State of the Art HR-Systems
Etwa 48% der Unternehmen wollen in Zukunft ihre HR-Struktur fundamental verändern, um effizienter, qualitativer und kostensparender zu arbeiten. Daneben sind Trends im Bereich der Prozessautomatisierung und ein stetig wachsendes Volumen an Datensätzen Faktoren, die bei der Konzeption einer zeitgemäßen HR bzw eines HR-Systems beachtet werden müssen.
Ein zentrales modular übergreifendes HR-System gewährleistet eine konsistente Datenbasis und fungiert als Single Source of Truth. Durch die Nutzung von Automatisierungspotenzialen können manuelle Arbeitsaufwände in Ihren Fachbereichen drastisch reduziert und die Digitalisierung Ihrer Prozesse vorangetrieben werden. Etwaige Anwendungsmöglichkeiten reichen von Echtzeit-Reportingtools bis hin zu Self Service Features für Mitarbeiter und Vorgesetzte.
Wie unterstützt KPMG bei Ihrer HR-Transformation?
Für eine nachhaltige Transformation muss eine HR-Struktur geschaffen werden, die den Anforderungen der Zukunft entspricht. KPMG begleitet Unternehmen in der initialen Phase der Bedarfserhebung innerhalb der einzelnen Fachbereiche und bei der Erstellung eines Funktionskatalogs, der für sie die essenziellen Anforderungen an ihr zukünftiges Softwareprodukt widerspiegelt.
Auf Basis der Erkenntnisse, die in der Bedarfserhebung gewonnen werden konnten, wird mit Ihnen ein geeigneter Anbieter gesucht und Sie entscheiden sich für Ihren präferierten Partner anhand vorab definierter Entscheidungsdimensionen, die eine messbare Entscheidung gewährleisten.
Gerne unterstützen wir Ihr Unternehmen auch bei den Preis- und Vertragsverhandlungen mit unserer langjährigen Expertise.
In der zweiten Phase der Transformation erarbeiten wir mit Ihnen Ihre zukünftigen Soll-Prozesse. Die Definition dieser Prozesse kann auf Basis der ausgewählten Software anhand von Best Practice-Vorgaben oder vollständig individualisiert durchgeführt werden. Gemeinsam erstellen wir ein auf Ihre Infrastruktur abgestimmtes IT-Zielbild, das auf alle relevanten Fremdsysteme im Umfeld des HR-Systems referenziert. Aus diesem Zielbild können danach relevante Schnittstellendefinitionen abgeleitet und in Abstimmung mit den Implementierungspartnern ausgeführt werden.
In der dritten Phase, nämlich der Hauptprojektphase, fungiert KPMG als Ihre fachliche Qualitätssicherung. Wir verstehen uns als das Bindeglied zwischen Ihnen und dem Implementierungspartner. KPMG trägt dafür Sorge, dass Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen verstanden und funktional umgesetzt werden. Wir unterstützen Sie beim fachlich strukturellen Aufbau Ihres Systems, um die langfristige optimierte Wartung und Erweiterungsmöglichkeit der Stammdatenstruktur sicherstellen zu können. Für Implementierungen von Softwarelösungen kann jeweils auf ein breites Netzwerk an kooperierenden Partnerunternehmen zurückgegriffen werden.
Um eine reibungslose Umstellung zu ermöglichen, wird in der vierten Transformationsphase, der Rolloutphase, mit gezielten Maßnahmen der Wissenstransfer an Ihre Endbenutzer gewährleistet und die Rahmenbedingungen für den Go-Live Termin geschaffen. Im Zuge dieses Hypercare-Prozesses wird die Systemstabilität in den ersten Monaten gewährleistet, bevor die Supportfunktion an Ihre Key-User abgegeben wird. Besonderer Fokus liegt dabei auf dem Aufbau von Awareness über den Nutzen der Lösung und die damit einhergehende Akzeptanz innerhalb des Unternehmens aufzubauen.
From Hire to Retire. Was leistet das HR-System im Detail?
Beginnend bei der Personalbeschaffung bis hin zum Offboarding deckt ein modernes HR-System essenzielle Bereiche des Personalwesens ab. Spezifische Funktionen, die den einzelnen Subprozessen zugeordnet werden können, heben die Bedeutung der Tatsache hervor, dass die Mitarbeiter innerhalb einer Organisation eine der wichtigsten Ressourcen sind.
Das HR-System unterstützt beim Recruiting und bereitet die Übernahme des Dienstnehmers in das Unternehmen vor.
Unterstützende Funktionalitäten:
- Vorlagenverwaltung von Inseraten
- Bewerberstammdatenaufnahme und -management
- Workflowbasiertes Bewerbungsmanagement von Bewerbern
- Einbindung der Fachbereiche in den Bewerbungsprozess (ohne Systembrüche)
- Bewerberpools
- Veröffentlichungsmöglichkeiten von Inseraten durch Anbindung an gängige Karriereplattformen
- Absagen- und Zusagen-Verwaltung
- Automatischer Emailversand direkt aus dem System
- Überleitung des Bewerbers in den Onboarding-Prozess
Das HR-System digitalisiert den Onboarding-Prozess innerhalb der HR und reduziert manuelle Aufwände und Fehlerpotenziale innerhalb der Datenerfassung.
Unterstützende Funktionalitäten:
- Vorlagenverwaltung von Verträgen etc
- Übernahme der bereits erfassten Stammdaten aus dem Recruiting-Prozess
- Durchgängige Workflows zur Stammdatenerweiterung durch die Fachbereiche ohne Systembruch
- Archivierung des neuen Personalakts
- Zuordnung der Rechte des Dienstnehmers im ESS/MSS Tool im Zuge des Prozesses
- Informationsmanagement für den neuen Dienstnehmer (zB Pflichtschulungen etc)
- Schnittstellen zu den wichtigsten Fremdsystemen (zB Arbeitsmittelverwaltung)
Das HR-System unterstützt bei der laufenden Erfassung, Aktualisierung und Wartung von variablen Daten und Stammdaten des Dienstnehmers.
Unterstützende Funktionalitäten:
- Intuitiv bedienbare Oberfläche
- Erfassung und Verarbeitung von variablen Daten aus verschiedenen Kanälen (zB Zeitdaten, variable Gehaltsbestandteile etc)
- Datenbearbeitung und -verwaltung über verschiedene User Interfaces (zB Expertenoberfläche, Mitarbeiteroberfläche etc)
- Workflowbasierte Gehaltsveränderungen (zB Gehaltserhöhungsprozess etc)
Das HR-System unterstützt bei einer teilautomatisierten Gehaltsverrechnung und erleichtert die Erstellung notwendiger Reports.
Unterstützende Funktionalitäten:
- Prozessanleitung für Sachbearbeiter
- Historienfähigkeit
- Teilautomatisierung der laufenden Gehaltsverrechnung
- Erstellung komplexer Reports
- Rückstellungsmechanismen
- Budgetierung
- Archivierung, von aus dem Gehaltsprozess entstehenden Unterlagen (zB Verdienstnehmerabrechnung etc)
- Kontierung der Gehaltsbestandteile für die weitere Verarbeitung durch FIBU/KORE
- Verrechnung der Zeitwirtschaftsinformationen
Das HR-System unterstützt beim Reporting und vereinfacht die Erstellung von komplexen unternehmensrelevanten Auswertungen.
Unterstützende Funktionalitäten:
- Einfache Erstellung von komplexen Reports
- Darstellung von Inhalten in der gewünschten Form
- Echtzeit-Reporting für Vorgesetzte über ESS/MSS
- Verfügbares Set von Standardauswertungen
- Vergabe von Abrufrechten nach Dienstnehmergruppen (Datenschutz)
- Schnittstellenübergaben
Das HR-System bietet Mitarbeitern und Vorgesetzten die Möglichkeit zur Selbstverwaltung innerhalb unterschiedlicher Bereiche.
Unterstützende Funktionalitäten:
- Eingabekanal für Fehlzeiten, Resturlaubsmanagement
- Eingabekanal für Zeiterfassung
- Abruf von archivierten Dokumenten (Gehaltabrechnungen, Zeitprotokolle etc) und Reports
- Abruf der digitalen Personalakte
- Workflowmanagement (Abarbeiten von Anträgen im System) und Prozessmanagement für diverse Anträge (Gehaltsänderung usw)
- Darstellung des Stellenplans
- Bewerberinformationen für Vorgesetzte
- Mitarbeitergespräche, Seminare usw
Das HR-System unterstützt die Entwicklung Ihrer Dienstnehmer und erweitert das Retention Management anhand vorab definierter Personas.
Unterstützende Funktionalitäten:
- Qualifikationsstrukturdatenmanagement (Qualifikationen, Ausprägungen etc)
- Reminder und Ablaufen von Qualifikationen über unterschiedliche Informationskanäle
- Digitales Mitarbeitergespräch
- Seminarverwaltung
- Schulungsübersichten
- Einbindung von E-Learnings
- Zielvereinbarungsgespräche
Das HR-System unterstützt beim Offboarding und bereitet den konfliktfreien Austritt des Dienstnehmers aus dem Unternehmen vor.
Unterstützende Funktionalitäten:
- Vorlagenverwaltung notwendiger Unterlagen (zB Arbeitszeugnisse)
- Automatisierte Erstellung der zugehörigen Letztabrechnung (Urlaubsersatzleistung, aliquotierte Sonderzahlungen etc)
- Formale Abbildung trägerseitig (Abmeldungen usw)
- Anstoß zur Beendigung aller HR-relevanten Zugänge (digital und offline)
- Digital unterstützte Offboarding-Gespräche inklusive Feedbackmanagement
- Strukturelle Abbildung von Folgeverträgen
