Das BMF hat den Entwurf eines BMF-Schreibens zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 veröffentlicht. Darin sind auch umfassende Änderungen im Umsatzsteuer-Anwendungserlass geplant.
Seit 01.01.2025 ist – begleitet von Übergangsvorschriften – bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden. Ein erstes BMF-Schreiben zu diesem Thema wurde am 15.10.2024 veröffentlicht. Das bereits damals angekündigte zweite BMF-Schreiben liegt nun als Entwurf vor und wurde den Verbänden am 25.06.2025 mit der Gelegenheit zur Stellungnahme übersandt. Aufgrund der großen Bedeutung des Themas für die Wirtschaft hat das BMF den Entwurf bereits in diesem Stadium zu Informationszwecken allgemein veröffentlicht. Eine Stellungnahme hierzu kann ggf. über die Verbände erfolgen. Die endgültige Veröffentlichung des BMF-Schreibens ist laut Finanzverwaltung für das IV. Quartal 2025 geplant.
Das Entwurfsschreiben ist mit mehr als 30 Seiten sehr umfassend und enthält zahlreiche Klarstellungen, u.a. betreffend
- Formatfehler in Dateien:
„Als sonstige Rechnungen gelten ab dem 1. Januar 2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen (anderes elektronisches Format). Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails. Auch eine Datei, die auf Grund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG nicht erfüllt, stellt unter den Vorgaben des § 14 Absatz 1 Satz 1 UStG eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format dar.“
- E-Rechnungen von Kleinunternehmern:
"Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und Rechnungen eines Kleinunternehmers nach § 34a UStDV können immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden; verwendet der Rechnungsaussteller in diesen Fällen dennoch eine E-Rechnung, ist dies bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich.“
- Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße E-Rechnung:
„Voraussetzung für eine E-Rechnung ist u. a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG). Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Inhaltliche Fehler (festgestellt z. B. als kritischer Fehler – „critical Error“ – im Rahmen einer Validierung) führen dazu, dass eine E-Rechnung vorliegt, die jedoch nicht ordnungsmäßig ist. Auch ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, genügt nicht.“
- USt-Aufbewahrungspflicht von Rechnungen:
„Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Dabei muss nach § 14 Absatz 3 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems kein Verstoß gegen § 14b Absatz 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts im Sinne von § 14 Absatz 3 UStG vorliegt.“
Nach der geplanten Anwendungsregelung sollen die Grundsätze des Schreibens auf alle Umsätze anzuwenden sein, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden. Für zuvor ausgeführte Umsätze ist der Umsatzsteuer-Anwendungserlass in seiner am 31.12. 2024 gültigen Fassung anzuwenden.
