Das BMF hat mit Schreiben vom 14.07.2025 Änderungen an den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bekannt gegeben. Dabei handelt es sich um die zweite Änderung aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen, insbesondere aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern seit dem 01.01.2025.
Mit dem Schreiben werden die GoBD, veröffentlicht mit BMF-Schreiben vom 28.11.2019, geändert durch BMF-Schreiben vom 11.03.2024, geändert.
Änderungen:
- Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege (Randziffer 76): Ersetzen bzw. Ergänzung verschiedener Begriffe: „Datensätze“, „XML-Datei, strukturierter Teil einer E-Rechnung“, „Dateien im PDF-Format oder papierhaften Belegen“, „Dateien“, „PDF-Teil eines hybriden Rechnungsformats“.
- Aufbewahrung
- Randziffer 118: Ergänzung: Werden Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe in Form eines strukturierten Datensatzes (bspw. als E-Rechnungen) empfangen, bedarf es abweichend zu § 147 Absatz 2 Nr. 1 AO keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung.
- Randziffer 119: Ergänzung: Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend, wenn nur der strukturierte Teil aufbewahrt wird und die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt werden. Eine Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung (z. B. des PDF-Teils einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke).
- Randziffer 121: Ergänzung: Nicht aufbewahrungspflichtig ist auch der zur Dokumentation der technischen Abwicklung einer elektronischen Zahlung erzeugte Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes, sofern dieser nicht als Buchungsbeleg verwendet wird oder die einzige Form der Abrechnung mit dem Zahlungsabwicklungsdienst darstellt oder nur mit ihm eine eindeutige Abgrenzung zwischen baren und unbaren Geschäftsvorfällen in der Kassenbuchführung gewährleistet ist.
- Maschinelle Auswertbarkeit
- Randziffer 125: Beispiel 10 wie folgt gefasst: E-Rechnungen in einem hybriden Format (z. B. Datenformat für elektronische Rechnungen ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)) E-Rechnungen in einem hybriden Format bestehen neben dem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) auch aus einem Datenteil im Bildformat (z. B. PDF-Dokument). Entscheidend ist nicht, ob der Rechnungsempfänger nur das Rechnungsbild (PDF-Dokument) nutzt, sondern dass der strukturierte Datenteil (XML-Datei) vorhanden ist, der nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden darf. Entscheidend ist hier die Aufbewahrung des strukturieren Datenteils (z. B. XML-Datei). Sollte die PDF-Datei weitere, steuerlich relevante Informationen enthalten, z. B. Buchungsvermerke, so sind diese auch entsprechend aufzubewahren. Die maschinelle Auswertbarkeit in diesem Fall bezieht sich dann auch auf sämtliche Inhalte der PDF-Datei.
- Randziffer 127: Ergänzung der möglichen mathematisch-technische Auswertungen um sonstige strukturierte Dateien (z. B. E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG).
- Elektronische Aufbewahrung
- Randziffer 131: Neufassung: „Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im XML-Format oder Kontoauszüge im PDF-oder Bildformat). Eine Umwandlung (Konvertierung) in ein anderes Format (z. B. MSG in PDF) ist unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig. Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z. B. durch OCR (Beispiel: Erzeugung einer volltextrecherchierbaren PDF-Datei im Erfassungsprozess), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren. Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird und insbesondere die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt werden. Eine zusätzliche Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer E-Rechnung ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen).“
- Randziffer 133: Streichung „als Textdokumente“ bei den beispielhaft genannten im DV-System erzeugten Dokumenten.
- Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO – Mittelbarer Datenzugriff (Z2) (Randziffer 166): Neufassung: Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt und der Finanzbehörde die Datenauswertung im maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellt oder anschließend einen Nur-Lesezugriff ermöglicht. Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden.“
Die GoBD in der Fassung vom 14.07.2025 sind mit Wirkung vom 14.07.2025 anzuwenden (Randziffer 185).
