Comment sécuriser le choix de son ERP quand on est une ETI ou une PME ?

1. Diagnostic et expression de besoins

Pour commencer, il est indispensable de réaliser un état des lieux. Nous démarrons par une phase de diagnostic au travers d’entretiens menés avec les responsables métiers qui seront impactés par le projet. Cette phase d’analyse permet de mettre en évidence la couverture fonctionnelle existante du système d’information, les points forts, et les dysfonctionnements en termes de processus et d’outil. Elle permet également d’identifier les zones de risque de l’entreprise, qu’il faudra maitriser dans le cadre du futur projet. Cet exercice de diagnostic peut être difficile à réaliser en interne car il nécessite de prendre du recul sur l’activité au quotidien.

Nos équipes seront en mesure de réaliser cette analyse rapidement sur la base d’une méthodologie éprouvée, en apportant un regard extérieur, du benchmark et une prise de hauteur sur les sujets opérationnels.

Une fois le diagnostic réalisé, nous procédons à une phase d’ateliers de recueil des besoins fonctionnels et non fonctionnels (infrastructure, sécurité, méthodologie de projet, contrat), et de leur priorisation.

A la fin de cette étape, la question de la pertinence d’un changement ou d’acquisition d’un ERP est factualisée. C’est dans cette étape que le besoin métier est analysé en détail pour s’assurer que le nouvel ERP va résoudre réellement des dysfonctionnements métiers. L’embarquement de la Direction Générale et du comité de direction dans le partage du diagnostic et des besoins est clé afin de prendre la décision de passer à l’étape suivante.  

3. Choix de la solution

Nous travaillons alors à la définition des critères de choix fonctionnels, techniques, de mise en œuvre et financiers, et à leur pondération au regard de vos enjeux et attentes. Une fois les offres obtenues, nous procédons à leur analyse et notation à l’aide de modèles de grilles d’évaluations adaptés aux critères de choix définis. Cette étape permet normalement de réduire la consultation à une sélection des deux ou trois acteurs les plus pertinents.

Afin de pouvoir les départager, nous organisons ensuite des auditions : les candidats sont invités à vous rencontrer, à présenter leurs équipes, la solution, et leur méthodologie de projet. C’est une phase cruciale qui nécessite un travail de préparation afin de définir, pour toutes les rencontres, un ordre du jour et des scénarios de démonstration. Le fait d’imposer un déroulé similaire à tous les candidats permet de faciliter la comparaison. Un des facteurs clés de succès de cette phase est l’implication de vos équipes opérationnelles dans ce choix, en les faisant participer à la préparation, aux auditions et à leurs évaluations. La conduite du changement qu’implique ce type de projet démarre dès la phase de choix par la décision conjointe de l’ERP.

Les éléments de notation de la réponse et des auditions sont consolidés et une première phase de négociation budgétaire a lieu avec les candidats. Le choix de la solution est alors réalisé de manière collégiale en comité de pilotage. Une revue juridique des contrats doit être réalisée, soit avant le choix si cela fait partie des critères, soit une fois le candidat choisi. Pour ces sujets juridiques, les équipes de KPMG Avocats peuvent vous accompagner.

Les dernières phases de négociation contractuelle et budgétaire sont alors menées par vos soins, jusqu’à signature des contrats avec l’intégrateur et l’éditeur.  

Un plan de mise en œuvre de la solution est réalisé, afin d’avoir une vision temporelle et d’occupation des ressources. Cela permet d’anticiper les difficultés potentielles en termes de ressources humaines.

Nos équipes peuvent vous accompagner jusqu’au déploiement de la solution, dans l’assistance à maitrise d’ouvrage, la gestion du projet et la conduite du changement.

La méthodologie développée par les experts de KPMG France a été éprouvée sur de nombreuses missions auprès d’ETI et PME et les retours d’expériences nous ont également permis de la rendre plus pertinente et adaptable à tous les types de projets.  

N’hésitez pas à rentrer en contact avec nos experts pour plus de précisions !