Comment choisir son outil de Project Portfolio Management pour mieux gérer son portefeuille de projets ?

Il est important que l’outil que vous allez choisir supporte la méthodologie de suivi de projet de votre entreprise, que ce soit la méthode agile, un cycle en V classique (waterfall) ou hybride. L’avancement d’un projet passe par plusieurs étapes qui sont validées par des jalons. Ce mode de suivi des projets est classique et supporté par la plupart des outils (workflow avec stage & gate). Cependant, si vous utilisez une méthode spécifique il est important de choisir un outil permettant de configurer un workflow personnalisé.

La fonctionnalité phare d’un outil de PPM est le dashboard qui donne une vision globale de l’ensemble des projets (métriques, KPIs, graphes). Choisir un outil qui permet de personnaliser les dashboards sur mesure tout en intégrant par défaut les KPIs et graphiques les plus classiques est primordial. L’apparence visuelle et la clarté du dashboard est importante car elle permet de communiquer facilement à d’autres instances. Une fonction d’export au format Powerpoint ou PDF peut s’avérer très pratique pour ce cas d’usage. Certains outils commencent également à réfléchir à l’intégration de modèles d’IA dans leur roadmap.

Enfin, la facilité de prise en main de l’outil est importante pour que chaque Project Manager puisse s’approprier l’outil. Il faut faire attention à l’ergonomie, à la qualité de la documentation (tutoriels, vidéos,etc.) et à la communauté des utilisateurs qui vont driver l’évolution des fonctionnalités dans le futur.

Le déploiement de l’outil dans votre infrastructure IT est tout aussi important que les fonctionnalités. Un outil PPM peut communiquer avec d’autres logiciels de votre écosystème IT (SAP, JIRA, Service Now,etc.). Vous pourrez tirer d’autant plus de valeur d’un outil PPM s’il s’appuie sur des systèmes que vous avez déjà déployés dans votre entreprise. Autre point d’attention, le mode de déploiement de l’outil (SaaS ou On Premise).

Le dimensionnement technique de l’outil est aussi à prendre en compte. Par exemple, certains outils facturent le stockage en mémoire au-delà de 50GB. De plus, tous les outils PPM ne sont pas adaptés aux gros portefeuilles de projets, c’est à vous de déterminer vos besoins.

Enfin, la criticité de vos projets peut demander un niveau de sécurité plus élevé de l’outil PPM incluant des fonctionnalités de gestion des droits utilisateurs ou un stockage sécurisé des données. A titre d’exemple, l’outil Planisware est certifié ISO 27001, certifié AICPA et compatible avec les standards SOC 1 & 2 Type II.

La taille de votre organisation et son niveau de maturité en matière de gestion de portefeuille de projets sont des critères importants dans la sélection de l'outil, certains outils sont spécialisés pour les PME et d’autres pour les multinationales. Certains outils sont spécifiquement conçus pour des marchés sectoriels ou régionaux. Par exemple, Triskell est un outil dédié au marché français, tandis que l’outil PPO prend en compte les caractéristiques du marché sud-africain.

De manière générale, il faut porter attention aux utilisateurs de l’outil PPM. Si des entreprises similaires à la vôtre font partie du groupe d’utilisateurs, vous pourrez peser plus lourd dans de choix de la roadmap de l’évolution du produit, pour qu’il prenne en compte vos spécificités.

Les coûts peuvent être séparés en deux parties : les coûts propres à l’implémentation de l’outils (build) et les coûts de fonctionnement (run) :

• Dans les coûts d’implémentation on trouve les coûts classiques de l’implémentation d’un projet (hardware, software, MOA, MOE, conduite du changement, …).
• Dans les coûts de fonctionnement on trouve le support et les licences.

Les éditeurs d'outils PPM peuvent proposer différents niveaux tels que des services dédiés aux clients et des formations pour les utilisateurs. Il est important d'évaluer ces services pour s'assurer que l'éditeur puisse offrir un support adapté tout au long du processus d'implémentation et d'utilisation de l'outil.

Pour évaluer la satisfaction des clients et les performances d'un outil PPM, il est essentiel de consulter les avis, critiques et retours d'expérience des utilisateurs actuels de l'outil. Notre équipe spécialisée dans la gestion de programme a une bonne connaissance des outils du marché et de leur réputation. Nous sommes témoins de la satisfaction de nos clients et recueillons le feedback des utilisateurs via les missions réalisées. Vous pouvez aussi vous informer via des forums spécialisés. La classification de l’outil de PPM dans le Quadrant Magic de Gartner peut également être un bon indicateur de la qualité de l’outil.