Presque toutes les organisations possèdent – dans une mesure plus ou moins grande – des applications dans le nuage. Bon nombre d’entre elles cherchent à faire passer vers le nuage les applications indispensables à leur mission pour exploiter la rapidité, l’agilité et l’adaptabilité qu’offre le nuage... et pour tirer profit des économies potentielles. Mais il n’est pas toujours facile de définir clairement ces avantages.
En effet, les environnements infonuagiques se complexifient de jour en jour avec la prolifération des solutions, et les entreprises ont à gérer plusieurs fournisseurs de services infonuagiques en plus de leurs systèmes existants sur place. En l’absence d’une approche globale, elles sont confrontées à toute une série de problèmes, allant de l’inefficacité et l’incohérence en passant par les frais cachés.
Dans bon nombre de cas, ce n’est pas la technologie qui est en cause. Ce sont plutôt les entreprises qui ont de la difficulté à gérer les environnements infonuagiques complexes qui sont très différents de leurs systèmes existants sur les lieux. Le rapport examine les cinq principaux pièges dont sont témoins les professionnels de KPMG aujourd’hui alors que les entreprises se tournent de plus en plus vers la puissance que promettent les capacités infonuagiques.
67 % des chefs d’entreprise canadiens interrogés dans le cadre du Rapport mondial de KPMG sur la technologie 2023 déclarent avoir déjà adopté les technologies infonuagiques, contre 47 % de leurs homologues mondiaux.
Premier piège
Des correctifs temporaires plaqués sur les systèmes et processus qui augmentent la complexité et l’incohérence parmi les données
Pour de nombreuses entreprises, le rapprochement des comptes au sein de leurs systèmes existants se fait lentement et à la main, ce qui a pour effet de retarder le processus de clôture annuelle. KPMG a travaillé avec un client qui souhaitait revoir la conception de son processus de rapprochement des comptes annuel pour qu’il puisse traiter de forts volumes de transactions et résoudre les problèmes de rendement à la fin du mois.
Ce client avait déjà cherché à corriger les lacunes de son système et de ses processus à l’aide de solutions de fortune, ce qui a eu pour effet d’augmenter la complexité des processus et l’incohérence parmi les données. En établissant une norme générale reposant sur Oracle Cloud, ce client a pu rapprocher jusqu’à 10 millions de transactions par mois et faire l’intégration avec plus de 30 applications financières différentes. Au bout du compte, le client a pu gagner du temps et réduire ses dépenses imputables aux efforts de rapprochement manuels.
À retenir : De nombreuses entreprises souhaitent profiter de l’infonuagique; il est toutefois important de travailler selon une approche itérative et de faire appel à des normes et processus de travail généraux.
Deuxième piège
Des processus existants qui sont lourds et des intégrations complexes avec des applications de tierces parties qui nuisent à la prise de décisions
S’ils peuvent aider la direction à voir facilement les données qui requièrent son attention, il reste que les rapports et tableaux de bord doivent offrir une vue unifiée des données en question pour bien fonctionner. Par conséquent, de nombreuses entreprises mondiales cherchent à maîtriser les sources de données disparates d’une région à l’autre. Pour un des clients de KPMG, ces données disparates empêchaient les dirigeants de prendre des décisions à partir d’une source de données unique, une situation qui enlevait toute souplesse à la production de rapports.
Le client parvenait difficilement à gérer ses systèmes existants et avait besoin de la souplesse qu’apporte l’infonuagique. KPMG a aidé ce client à réussir la migration d’un système de planification sur place Oracle Hyperion vers un service infonuagique Oracle EPBCS (Enterprise Planning and Budgeting Cloud Service), qui comprend des fonctions d’établissement des budgets, de prévision, de gestion des données et d’analyses reposant sur un modèle de déploiement de logiciel à la demande (SaaS).
KPMG a développé une interface à 360 degrés qui permet aux chefs des finances et à d’autres gestionnaires d’obtenir des données globales et de répondre aux exigences en matière d’établissement de rapports. Le client a ainsi pu réduire le nombre de ses rapports de gestion d’entreprise de plusieurs centaines à un jeu de base de 65 rapports et harmoniser des données disparates sur ses produits et segments de marchés et en provenance de toutes les régions et tous les pays où il est actif.
À retenir : Une source de données unique aide les utilisateurs à prendre des décisions au bon moment et à renforcer la confiance dans les chiffres obtenus.
Troisième piège
Des systèmes trop pointus qui souffrent de leur complexité et ne sont pas durables
Une trop grande dépendance envers les processus manuels et les solutions provisoires augmente les contrôles internes et les risques d’audit, crée de l’inefficience et expose l’entreprise à un risque d’erreur élevé. Pour un des clients de KPMG, un ancien plan comptable mis en œuvre voilà plus de 15 ans et devenu depuis désuet se traduisait par une structure de gouvernance faible et limitée qui ne répondait plus à ses besoins en matière de production de rapports.
En mettant en place Powered Enterprise, KPMG a pu aider le client à instaurer des processus d’affaires et une conception organisationnelle d’avant-garde reposant sur la plateforme Oracle Cloud. Le client a pu ainsi concevoir et réaliser une application moderne dans le nuage tout en gardant à l’esprit de possibles ajouts futurs et d’autres projets d’intégration avec le système, comme la planification et l’établissement des budgets, la gestion des ressources humaines et la paie.
L’adoption d’un seul système global améliore la prestation des services, institue l’excellence opérationnelle et permet une plus grande transparence et une conformité rigoureuse grâce à des capacités robustes d’analyse et de production de rapports. De plus, le client peut désormais recevoir les demandes provenant de plusieurs unités administratives grâce au traitement centralisé des achats. La plateforme infonuagique Oracle Cloud procure à ce client un moyen de constamment améliorer ses fonctions finances et approvisionnement en mettant à profit la puissance du logiciel à la demande. L’uniformisation de ses processus a aussi entraîné des réductions de coûts dans ses centres de service.
À retenir : Il est important de prévoir une structure d’entreprise dès les premières étapes de la mise en œuvre pour faciliter l’expansion du système et profiter d’une plus grande souplesse.
Quatrième piège
Quatrième piège
Une structure organisationnelle complexe responsable d’une augmentation des coûts et d’un manque de cohérence dans les rapports
Les cas de fraude en matière d’information financière sont une importante source d’inquiétude pour les entreprises, particulièrement quand elles ont des installations à l’étranger et une structure hiérarchique complexe. Un client a décelé une importante fraude de ce type qui remettait en question l’exactitude de ses états financiers. De plus, son entreprise subissait des pressions sur les marges et avait besoin d’instaurer de meilleurs rapports et contrôles financiers tout en conservant la maîtrise de ses coûts.
En travaillant avec KPMG, l’entreprise a réussi à simplifier sa structure organisationnelle dans le nuage, à amincir sa hiérarchie et à réduire le nombre de ses emplacements à l’étranger, ce qui a permis à environ la moitié de ses services financiers de faire porter ses efforts sur du travail de plus grande valeur. Les travaux se sont traduits par une conformité et des contrôles financiers améliorés et par des marges et un profit accrus dans les pays d’origine de l’entreprise. L’entreprise a aussi réduit de 30 % le nombre de ses unités de gestion des stocks.
À retenir : S’assurer d’instaurer des mesures de contrôle qui réduisent le risque de fraude et contribuent à une compression des coûts et à une profitabilité accrue.
79 % des chefs d’entreprise canadiens interrogés dans le cadre du Rapport mondial de KPMG sur la technologie 2023 déclarent avoir optimisent leur utilisation de ces technologies dans le but de réduire les coûts.
Cinquième piège
Des interventions manuelles qui enlèvent de la souplesse à la production de rapport
De nombreuses entreprises travaillent encore à la main et utilisent entre autres des tableurs Excel pour certaines de leurs activités essentielles, dont la production de rapports financiers. Un client qui effectuait environ un millier d’écritures de journal tous les mois préparait ses bilans de fin de mois et produisait ses rapports financiers à l’aide d’Excel. Ce travail exigeait de nombreuses interventions manuelles et comptait sur l’extraction de données par des ressources techniques qui n’avaient plus le temps de se concentrer sur l’analyse stratégique et la croissance. Au bout du compte, le plan comptable de l’entreprise ne correspondait pas aux besoins de l’entreprise et de la production de rapports.
KPMG a aidé le client à déployer une architecture financière moderne dans le nuage qui lui a permis de réduire le nombre d’interventions manuelles et de faire appel aux nouvelles technologies. Le travail a consisté notamment à revoir la conception du plan comptable pour faciliter la production des rapports financiers et aider l’entreprise à répondre à de nouveaux besoins, à réduire de façon importante le nombre d’interventions manuelles lors de la production des rapports en misant sur les capacités infonuagiques, et à jeter les bases d’une structure de gouvernance des mises à jour du nuage et des modifications futures des processus.
À retenir : Une infrastructure moderne contribue à rationaliser les processus, donne plus rapidement accès à des données précises et permet aux utilisateurs de réaliser eux-mêmes les services.
Aller de l’avant avec l’infonuagique
Le succès d’une intégration de l’infonuagique se mesure par la capacité de surveiller les activités dans les moindres détails et de réagir comme il se doit lorsque la charge de travail et les objectifs changent. Les difficultés surviennent non pas en raison de la technologie, mais parce que le fonctionnement des processus d’affaires dans le nuage n’est pas clairement défini. Un modèle d’exploitation global devrait être conçu, mis en œuvre et orchestré au fur et à mesure de l’arrivée de nouveaux outils, techniques et méthodes de travail.
Les personnes qui cherchent à réduire la complexité du nuage au sein de leur fonction finances devraient se pencher sur les mesures suivantes :
- Établir les capacités de base telles que la mise sur pied d’une fonction finances multidisciplinaire et virtuelle dans le nuage pour commencer à regrouper la facturation, à choisir les bons outils et à établir les principes financiers du financement et de la gestion des dépenses.
- Instaurer les bases de la transparence et de la gouvernance là où la fonction finances passe dans le nuage pour maintenir et répéter des activités telles que l’automatisation des rapports et la rétrofacturation, et pour définir les rôles et les responsabilités au sein de l’organisation.
- Prédire et optimiser les dépenses à partir de données historiques établies et fiables, de modèles personnalisés et de la rétroaction des parties prenantes.
De nombreuses entreprises sont averties des pièges du nuage, mais ne savent pas comment les surmonter. KPMG a relevé de nombreux défis liés à l’infonuagique et met son expérience à votre disposition pour vous aider à résoudre les problèmes propres à votre entreprise.
Cette publication présente des articles rédigés par :
Ajit Sawant, Leader, Transformation infonuagique KPMG au Canada
Monica Kumar, Directrice, Services-conseils – Management KPMG au Canada
Ahmed El Awady, Leader national, Opérations, Oracle KPMG au Canada
Ritu Kumari, Directrice, Oracle Cloud ERP Financials KPMG au Canada
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