Bedrijven werken steeds meer grensoverschrijdend en tal van multinationale organisaties doen dan ook een beroep op internationaal mobiele werknemers die voor een korte tot middellange termijn naar het buitenland reizen, ook wel frequente zakenreizigers genoemd. Zij onderzoeken nieuwe markten en zakelijke opportuniteiten, onderhandelen over nieuwe contracten, wonen vergaderingen en opleidingen bij, verkopen producten en diensten of blijven gewoon in contact met belangrijke markten. In de snel veranderende, wereldwijd diverse en complexe bedrijfsomgeving dienen organisaties regelmatig hun inzicht in de mogelijke gevolgen en risico's van dergelijke zakenreizen aan te scherpen.

 

Vluchtig en onder de radar?

Frequente zakenreizigers zijn werknemers die doorgaans korte periodes in het buitenland doorbrengen voor hun organisatie. Ze zijn echter niet op de klassieke wijze voor lange termijn uitgestuurd naar een gastland en kunnen dus nauw in contact blijven met hun familie en de kantoren van het thuisland. Hoe waardevol deze werknemers ook zijn, ze kunnen hun organisatie voor verschillende uitdagingen plaatsen. Zo kan het bijvoorbeeld heel moeilijk zijn om op te volgen waar deze werknemers precies zijn, wat ze daar doen en hoeveel tijd ze precies op die buitenlandse locatie doorbrengen. En het wordt nog ingewikkelder wanneer de zakenreis meerdere landen bestrijkt.

Aspecten zoals loonrapportering en de betaling van bedrijfsvoorheffing, evenals de naleving van immigratieregels en arbeidswetgeving van een land, kunnen dan een hele uitdaging worden als er geen processen en controles beschikbaar zijn om frequente zakenreizigers behoorlijk te identificeren, te volgen en te ondersteunen.

 

“Maar, ik ben toch gewoon op zakenreis …”

Het is niet omdat een reis in uw ogen een zakenreis is, dat de buitenlandse autoriteiten er ook zo over denken. Een grondige kennis van de immigratieregels van het land in kwestie is een must, want die regels worden internationaal almaar meer afgedwongen, ook voor zakenreizigers. Immers steeds meer worden zakenreizigers geconfronteerd met een doorgedreven screening bij aankomst, en dus met moeilijkheden, vragen en extra vereisten om het land binnen te komen. Zo gaan immigratieambtenaren er soms vanuit dat een buitenlandse zakenreiziger eigenlijk in hun land komt werken zonder de juiste toelatingen.

 

U staat er niet alleen voor

De Global Mobility Services praktijk van KPMG beschikt over de mensen, ervaring en internationale aanwezigheid om u in het managen van de verplichtingen omtrent uw zakenreizigers doeltreffend te ondersteunen. Onze diensten omvatten onder meer:

• advies omtrent internationale naleving van immigratieregels en ondersteuning bij formaliteiten
• advies omtrent personenbelasting in een internationale context en het verzorgen van aangifte- of rapporteringsverplichtingen in verschillende landen
• ondersteuning bij het onderzoeken en naleven van internationale sociale zekerheidsaspecten
• wereldwijde ondersteuning bij grensoverschrijdende salarisadministratie
• performante technologie ter ondersteuning van uw internationaal mobiele populatie
  
  

In de huidige geglobaliseerde context is het belangrijk dat uw bedrijf goed is voorbereid, zodat het steeds voldoet aan alle vereisten opgelegd aan internationaal mobiele werknemers. Onze experts zitten graag met u samen om te zoeken naar oplossingen voor u.

 

Wim Van den Brande
Partner
KPMG Tax & Legal Advisers
T: +32 (0)27084206
E: wvandenbrande@kpmg.com

Nele Godefroid
Senior Manager
KPMG Tax & Legal Advisers
T: +32 (0)27083846
E: ngodefroid@kpmg.com

• Tax Corner

• Vereenvoudiging btw-bewijslast bij intracommunautair goederenvervoer
• Transfer pricing documentatieverplichtingen en landenrapportering ingevoerd in België