Op 31 december 2024 is een belangrijk Koninklijk Besluit (KB) gepubliceerd dat aanvullende verduidelijkingen biedt over de regelgeving omtrent de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor nacht- en ploegenarbeid. Dit besluit focust specifiek op de berekeningswijze van de zogenaamde "bis-variant," ingevoerd via de wet van 12 mei 2024. Daarnaast zorgt het KB voor meer duidelijkheid bij het eerder gepubliceerde KB van 16 september 2024, waarin voorwaarden zijn vastgesteld voor overeenkomsten tussen ondernemingen en uitzendkantoren bij de toepassing van de vrijstelling.
Achtergrond
De bis-variant werd geïntroduceerd naar aanleiding van een arrest van het Grondwettelijk Hof van 8 februari 2024, waarin een zeer restrictieve interpretatie werd gehanteerd met betrekking tot de voorwaarde van gelijke omvang van ploegen.
Deze strikte interpretatie zorgde voor onzekerheid bij ondernemingen die van de maatregel gebruikmaakten. Zelfs kleine afwijkingen in de ploegomvang, bijvoorbeeld door ziekte of afwezigheid, dreigden te leiden tot een volledige uitsluiting van de vrijstelling. Om deze onzekerheid weg te nemen, heeft de wetgever de "bis-variant" ingevoerd. Hierbij is de eis van gelijke omvang van ploegen vervangen door een proportionele correctiefactor die rekening houdt met de afwijkingen in ploegomvang.
De bis-variant blijft voorlopig van kracht tot eind 2026, in afwachting van een grondige hervorming van het regime. Belangrijk is dat deze maatregel met terugwerkende kracht van toepassing is vanaf inkomstenjaar 2021 en alle daaropvolgende jaren.
Belangrijkste verduidelijkingen
Sinds de publicatie van deze wetgeving op 29 mei 2024 zijn er echter nog een aantal onduidelijkheden omtrent de praktische implementatie ervan. Hiervoor werd reikhalzend uitgekeken naar een circulaire, maar voor de publicatie daarvan werd dan weer op dit KB gewacht. Onderstaand een overzicht van de belangrijkste verduidelijkingen.
1. Eén correctiefactor per onderneming
Werkgevers die de bis-variant willen toepassen, zijn verplicht een correctiefactor te berekenen die geldt voor de gehele onderneming (Geen verdere invulling werd gegeven of dit per ondernemingsnummer is of per vestigingseenheid bijvoorbeeld). Dit kan betekenen dat, ongeacht de aanwezigheid van verschillende afdelingen of vestigingen, één globaal percentage berekend moet worden voor alle afdelingen en vestigingen samen.
Hoewel afwijkingen per afdeling/vestiging afzonderlijk kunnen worden berekend, moeten deze uiteindelijk worden samengevoegd om één afwijkingspercentage te bepalen. Hierdoor kunnen grote afwijkingen in één afdeling/ vestiging invloed hebben op andere afdelingen/ vestigingen met minimale afwijkingen. Hier zal in vele gevallen een aparte interne kostencalculatie nodig zijn om de impact van de bis-variant op een juiste manier toe te wijzen aan de verschillende groepen binnen de onderneming.
2. Impact van de correctiefactor
Het KB legt een beperking op bij de berekening van het vrijstellingsbedrag (hoewel dit niet wettelijk voorzien is). Zowel het vrij te stellen bedrag (22,8% of 25% van de belastbare bezoldigingen) als de ingehouden bedrijfsvoorheffing moeten worden verminderd met de correctiefactor. Het laagste van deze twee bedragen komt in aanmerking voor vrijstelling.
Een voorbeeld uit het KB verduidelijkt dit: Stel dat een correctiefactor van 5% van toepassing is. Zowel het bedrag dat gelijk is aan 22,8% van de belastbare bezoldigingen (bijvoorbeeld €100) als de ingehouden bedrijfsvoorheffing (bijvoorbeeld €80) moet met 5% worden verminderd. Het resulterende vrijstellingsbedrag bedraagt in dit geval €76.
Dit zorgt ervoor dat de bis-variant altijd een impact zal hebben op de toegepaste vrijstelling, ook al is er een overschot aan vrijstelling door een tekort aan bedrijfsvoorheffing.
3. Berekening van de correctiefactor
Het KB geeft een voorbeeld van hoe de correctiefactor berekend dient te worden. Bij volcontinu werk worden omvangsverschillen per dag berekend, waarbij ochtend-, namiddag- en nachtploegen van dezelfde dag worden vergeleken. Weekendploegen worden afzonderlijk beoordeeld, zodat afwijkingen in het weekend geen invloed hebben op de berekeningen van weekploegen.
4. Extra toelichting vanuit de administratie
De administratie zal aanvullende richtlijnen verstrekken via een circulaire en/of een FAQ. Deze zullen concrete voorbeelden van berekeningsmethoden bevatten. Aangezien de publicatiedatum van deze circulaire nog niet bekend is, moeten bedrijven alvast zelf een methodologie ontwikkelen om de bis-variant correct toe te passen vanaf januari 2025.
5. Overeenkomst tussen ondernemingen en uitzendkantoren (KB 16/09/2024)
Het KB van 16 september 2024 stelt dat uitzendkantoren en ondernemingen een akkoord moeten sluiten over de toepassing van de vrijstelling voor nacht- en ploegenarbeid. Voor de bis-variant bepaalt het KB dat het afwijkingspercentage maandelijks door de onderneming moet worden berekend en gedeeld met het uitzendkantoor.
De onderneming komt een procedure overeen met het uitzendkantoor over wanneer en hoe dit percentage wordt gecommuniceerd. Dit percentage moet uiterlijk de maand na de prestatiemaand worden aangeleverd (in februari voor de eerste keer). Verder moeten afspraken worden gemaakt over de samenwerking bij het leveren van bewijs dat de uitzendkracht in aanmerking komt voor de vrijstelling, evenals over de aansprakelijkheid indien correcties nodig zijn na een controle.
Het is daarom essentieel dat ondernemingen interne processen opzetten om het afwijkingspercentage tijdig te berekenen en te documenteren. Het opstellen van een "defence file" is aan te raden, zodat de vrijstelling bij een controle onderbouwd kan worden.
Hoe kan KPMG helpen?
Bij KPMG hebben we een toegewijd team met uitgebreide ervaring op dit gebied, zowel vanuit een fiscaal als arbeidsrechtelijk perspectief. Wij kunnen u ondersteunen bij:
- Het analyseren en actualiseren van bestaande overeenkomsten;
- Het implementeren van monitoringtools;
- Het interpreteren van de bis-variant en berekeningsmethoden;
- Het uitvoeren van een audit readiness-analyse;
- Hulp bij belastingcontroles;
- Het uitvoeren van een risicoanalyse.
Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of specifieke vragen.
Ontdek meer
Neem contact met ons op
- Zoek kantoorlocaties kpmg.findOfficeLocations
- kpmg.emailUs
- Sociale media @ KPMG kpmg.socialMedia
