Circulaire over "bis-variant" gepubliceerd

Op 30 juli 2025 is de langverwachte circulaire gepubliceerd die aanvullende verduidelijkingen biedt over de regelgeving omtrent de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor nacht- en ploegenarbeid. De Circulaire focust specifiek op de berekeningswijze en toepassingsmodaliteiten van de zogenaamde "bis-variant," ingevoerd via de wet van 12 mei 2024. 

De bis-variant werd geïntroduceerd naar aanleiding van een arrest van het Grondwettelijk Hof van 8 februari 2024, waarin een zeer restrictieve interpretatie werd gehanteerd met betrekking tot de voorwaarde van gelijke omvang van ploegen.

Deze strikte interpretatie zorgde voor onzekerheid bij ondernemingen die van de maatregel gebruik maakten. Zelfs kleine afwijkingen in de ploegomvang, bijvoorbeeld door ziekte of afwezigheid, dreigden te leiden tot een volledige uitsluiting van de vrijstelling. Om deze onzekerheid weg te nemen én te vermijden dat de vrijstelling een alles of niets verhaal werd, heeft de wetgever de "bis-variant" ingevoerd. Hierbij is de eis van gelijke omvang van ploegen vervangen door een proportionele correctiefactor die rekening houdt met de afwijkingen in ploegomvang.

De bis-variant blijft van kracht tot eind 2026, in afwachting van een grondige hervorming van het regime. Belangrijk is dat deze maatregel met terugwerkende kracht van toepassing is vanaf inkomstenjaar 2021 en alle daaropvolgende jaren.

Sinds de publicatie van deze wetgeving op 29 mei 2024 zijn er nog een aanzienlijk aantal onduidelijkheden omtrent de praktische implementatie ervan. Hierdoor werd reikhalzend uitgekeken naar deze circulaire. Hoewel de circulaire enige verduidelijking biedt, zullen bepaalde belangrijke discussiepunten in de praktijk door de circulaire niet worden opgelost. Ze kan zelfs mogelijk leiden tot extra discussies die nadelig zijn voor bedrijven. Onderstaand een overzicht van de belangrijkste verduidelijkingen.

1. Administratieve tolerantie (10% afwijking):

De administratie hanteert een administratieve tolerantie waardoor de klassiek variant toegepast kan worden zolang het verschil in omvang tussen opeenvolgende ploegen niet groter is dan 10%. Deze 10% wordt berekend als volgt: het verschil tussen het aantal leden van de grootste en de kleinste ploeg gedeeld door het aantal leden van de grootste ploeg.

Bijvoorbeeld: een vroege ploeg van 100 werknemers gevolgd door een late ploeg van 95 werknemers blijft binnen de 10%-tolerantie en komt dus nog steeds in aanmerking voor de klassieke vrijstelling. Deze beoordeling gebeurt dag per dag en per ploegenstelsel. Indien het verschil op geen enkele dag van de maand groter is dan 10%, mag de werkgever voor die maand de klassieke vrijstelling toepassen.

Eén dag een hogere afwijking betekent geen toepassing van deze tolerantie! Belangrijk is dat er kan afgeweken worden van deze drempel indien deze afwijking het gevolg is van omstandigheden buiten de wil van de werkgever (in de circulaire wordt het voorbeeld gegeven van afwezigheid door een ongeval op weg naar het werk). Zorgt deze toevoeging ervoor dat deze tolerantie dode letter zal blijven?

2. Personeelscoefficiënt:

Naast de tolerantie voorziet de administratie ook de mogelijkheid om de klassieke vrijstelling toe te passen als gebruik gemaakt wordt van een personeelscoëfficiënt. Een personeelscoëfficiënt is een structureel verhoudingsgetal dat rekening houdt met normale afwezigheden (ziekte, verlof, opleiding) en toelaat om een buffer op te bouwen zodat de minimale ploegbezetting gegarandeerd blijft (vaak bij een volcontinu systeem). Als er fluctuaties zijn in het aantal aanwezige medewerkers per ploeg, maar de output en werking van de ploegen niet wijzigen, dan blijft men voldoen aan de voorwaarde van "hetzelfde werk qua omvang" en kan de klassieke vrijstelling worden toegepast. De concrete invulling en toepassing van deze begrippen door de administratie blijft voorlopig onduidelijk.

Bijvoorbeeld: Een onderneming werkt in een 2-ploegenstelsel. Per ploeg zijn normaal 8 mensen voorzien, maar de onderneming voorziet een personeelscoëfficiënt van 1,25 om afwezigheden op te vangen. Op bepaalde dagen werken er in de ochtend effectief 7 werknemers, maar in de namiddag worden ze opgevolgd door 9 werknemers. Zolang de productiecapaciteit (output) en operationele werking behouden blijven, blijft dit omvang verschil aanvaardbaar binnen het kader van de vrijstelling (hoewel dit verschil boven de tolerantie van 10% valt).

3. Bedrijven krijgen expliciete keuze behandeling nachtploeg:

De circulaire geeft bedrijven de keuze hun ploegenstelsel te beschouwen als drieploegenstelsel of tweeploegenstelsel + nacht Dit biedt extra mogelijkheden voor ondernemingen die met (al dan niet roterende) nachtploegen werken om de impact van de correctiefactor te beperken. Indien de nachtploeg bijvoorbeeld kleiner is dan de andere ploegen kan het voordeliger zijn de vrijstelling voor nachtarbeid toe te passen op de nachtploeg -zonder dat dit gezien wordt als fiscaal misbruik- en met inachtname van de 1/3de regel. Dit kan mogelijk een aanzienlijke financiële impact hebben op uw onderneming.

4. Andere voorwaarden zoals de ploegenpremie en maximale overlap blijven belangrijk:

De circulaire benadrukt dat de voorwaarden rond de ploegenpremie en de maximale overlap tussen ploegen nog steeds gelden als essentiële basisvoorwaarden. Wat daarbij opvalt, is dat de fiscale administratie aangeeft dat deze elementen prioritair gecontroleerd worden – nog vóór men bijvoorbeeld de correctiefactor of andere inhoudelijke criteria onderzoekt.

In combinatie met de steeds strengere rechtspraak maakt dit dat een grondige analyse van de ploegenpremie (in combinatie van de andere voorwaarden) meer dan ooit noodzakelijk is. Veel bedrijven hebben een regeling die historisch gegroeid is, maar die vandaag niet meer in lijn is met de verwachtingen van de administratie of rechtspraak.

De circulaire biedt daarnaast bijkomende richtlijnen en verduidelijkingen over de praktische toepassing van de vrijstelling, zowel onder de klassieke regeling als de bis-variant. Naast technische bepalingen over de berekening van de vrijstelling, worden ook praktische situaties toegelicht, inclusief voorbeelden Enkele belangrijke elementen worden hieronder gebundeld.

• Ondernemingen dienen maandelijks te beoordelen of hun ploegensysteem onder de klassieke of bis-vrijstelling valt. Voor bis-systemen wordt een correctiefactor toegepast op basis van de afwijkingen in werkvolume tussen de ploegen.
• De circulaire bevat concrete rekenvoorbeelden voor o.a. twee- of drieploegenstelsels en weekendwerk.
• Een onderneming past per maand slechts één correctiefactor toe voor alle bis-stelsels, maar kan in dezelfde maand ook de klassieke vrijstelling toepassen indien sommige ploegen aan die voorwaarden voldoen.
• De vereiste van minstens één derde van de maandelijkse arbeid in ploegen dient afzonderlijk berekend te worden per type vrijstelling. Enkel als deze drempel binnen een variant gehaald wordt, komt de werknemer in aanmerking voor de respectieve vrijstelling.
• De circulaire benadrukt dat het opzetten of aanpassen van ploegenschema’s enkel met fiscale optimalisatie als doel als misbruik wordt beschouwd. Ploegstructuren moeten steeds operationeel verantwoord en onderbouwd zijn. De fiscus kijkt hierbij naar de economische realiteit, niet enkel naar formele organisatie.

Bij KPMG hebben we een toegewijd team met uitgebreide ervaring op dit gebied, zowel vanuit een fiscaal als arbeidsrechtelijk perspectief. Wij kunnen u ondersteunen bij:

• Het analyseren en actualiseren van bestaande overeenkomsten;
• Het implementeren van monitoringtools;
• Het interpreteren van de bis-variant en berekeningsmethoden;
• Het uitvoeren van een audit readiness-analyse;
• Hulp bij belastingcontroles;
• Het uitvoeren van een risicoanalyse.

Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of specifieke vragen.