Indirekte Steuern: Herausforderungen bei der Compliance Indirekte Steuern: Herausforderungen bei der Compliance

In einer globalen digitalen Wirtschaft suchen die Steuerbehörden ständig nach Möglichkeiten, einen uneingeschränkten Einblick in Lieferungen, Verkaufstransaktionen, Buchungen und Abrechnungen zu erhalten. Aus diesem Grund haben viele Steuerbehörden bereits (vor Jahren oder in jüngster Zeit) damit begonnen, technologiegestützte, digitale Steuererklärungen einzuführen und/oder weiterzuentwickeln (z. B. Rechnungslegung in Echtzeit, SAF-T, elektronische Rechnungsstellung, Digitalisierung von Steuern usw.). 

Unternehmen mit Finanz- und Steuerabteilungen, die in unterschiedlichen Rechtssystemen tätig sind, sollten diese Gesetzesaktualisierungen proaktiv überwachen und einen klar definierten Ansatz verfolgen, wie auf diese Änderungen zu reagieren ist. Dazu gehören die Festlegung von Steuerprozessen und einer Strategie für die Steuertechnologie, eine Vision für das Ressourcen- und Wissensmanagement sowie die Identifizierung der Pfeiler des Steuerkontrollrahmens.

Wenn es um digitale Meldepflichten im Bereich der indirekten Steuern geht, stehen Steuerpflichtige meist vor ähnlichen Herausforderungen.

Eine der Optionen wäre, eine eigene Lösung zu entwickeln. Dafür sind jedoch mehrere Voraussetzungen erforderlich. Das Unternehmen muss die jeweils aktuell gültigen lokalen Rechtsvorschriften kennen, bei Klärungsbedarf Kontakt zur lokalen Steuerbehörde aufnehmen, die Landessprache verstehen und über angemessene Ressourcen verfügen, um die technischen und funktionalen Anforderungen zu erfüllen. Die steuerlichen Anforderungen könnten direkt von einem Steuerexperten (virtuell oder vor Ort) abgedeckt werden, wenn diese Person über die oben erwähnten einschlägigen Ortskenntnisse verfügt. Eine der Herausforderungen wäre eine Steuerabteilung, die mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitenden arbeitet, z. B. mit einem Center of Excellence-Modell oder mit einer begrenzten Anzahl lokaler Steuerexperten, die nur in den wichtigsten Rechtsgebieten fest angestellt werden (dezentralisiert). 

Eine Lösung für dieses Personalproblem bestünde darin, dass die Steuerfunktion mit der Finanz- oder Controlling-Funktion zusammenarbeitet und so zusätzliche, länderspezifische Unterstützung erhält. In einer solchen Situation ist die Erstellung einer RACI-Matrix unerlässlich, um herauszufinden, wer der Projektverantwortliche ist und somit die letztendliche Verantwortung für das Ergebnis trägt, wer die Projektbesprechungen leitet und welche Ressourcen den einzelnen Arbeitsabläufen zugewiesen werden. Abgesehen von den Steuerkenntnissen sollte das Unternehmen auch die funktionalen Anforderungen verstehen, welche die Einbeziehung entweder eines spezialisierten Steuertechnologie-Teams (falls vorhanden) oder der internen IT-Funktion erfordern. 

Allerdings ist die IT-Funktion in der Regel nicht für die Entwicklung von Lösungen für gesetzliche Steuer- oder Rechnungslegungsanforderungen ausgestattet. Aus diesem Grund sollte geprüft werden, ob die IT-Abteilung über genügend Ressourcen verfügt, um alle Gesetzesänderungen zu unterstützen. Wenn mehrere Anträge für Gesetzesänderungen in der IT-Warteschlange stehen, müssen diese nach Prioritäten geordnet werden. Wenn es jedoch um steuerliche Meldepflichten geht, kann unmöglich eine Priorität festgelegt werden, da alle wichtig sind. Die Nichteinhaltung der steuerlichen Meldepflichten kann negative finanzielle Folgen haben (Zinsen, Bussgelder), sowie auch zu einem Reputationsverlust führen, wenn beispielsweise der Mehrwertsteuerabzug eines Kunden abgelehnt wird. Dazu muss noch die Budgetierung berücksichtigt werden. Muss die Steuerfunktion die IT-Abteilung entschädigen, wenn das Arbeitspensum ihre Kapazität übersteigt und sie dann gezwungen ist, neue Mitarbeitende einzustellen? Wenn sich die IT-Abteilung für den Einsatz eines externen Dienstleisters entscheidet, sollten die Kosten dann aus dem IT-Budget oder aus dem Steuerbudget gedeckt werden? Zuletzt noch ein paar Gedanken zur Auswahl der Anbieter. Wer soll das Vergabeverfahren überwachen und die Beziehung zu den Lieferanten regeln: die Steuer-, Finanz- oder IT-Abteilung? Sobald alle oben genannten Fragen geklärt sind, kann sich das Projektteam auf die operativen Aspekte konzentrieren, d. h. auf die Implementierung und Wartung der Softwarelösung, was eine kontinuierliche und enge Zusammenarbeit zwischen IT- und Steuerexperten erfordert.

Es gibt natürlich auch andere Optionen für die Steuerfunktion, wie z. B. das Insourcing einer Anbieterlösung (SaaS) oder die Auslagerung der kompletten Steuer-Compliance (Managed Service) an einen Dienstleistungsanbieter wie die KPMG.

Die Verwaltung der indirekten Steuern mit einer Steuersoftware, mit Hilfe einer ERP-Zusatzlösung oder mit anderen Cloud-basierten Steuerplattformen hat mehrere Vorteile. Die Auswahl von Anbietern, die Budgetierung und das Projektmanagement können zentral von der Steuerfunktion übernommen werden, die Abhängigkeit von der internen IT-Funktion entfällt und der Governance-Rahmen kann auf einem zentralen Tool basieren, das sich im Besitz der Steuerfunktion befindet, anstatt auf einer dezentralen Matrixstruktur mit mehreren Eigentümern. Externe Softwarelösungen können auch mehr Flexibilität bieten, ohne dass das ERP-System angetastet werden muss.

Wenn die Steuerabteilung entscheidet, eine Anbieterlösung auszulagern, gibt es mehrere Auswahlkriterien (IT-Landschaft, funktionale Fähigkeiten, allgemeine Beschaffung, rechtliche und steuertechnische Aspekte, Preisgestaltung), die geprüft werden müssen, um zu verstehen, welcher Anbieter für das Unternehmen am besten geeignet ist. Darüber hinaus muss die Steuerfunktion ihren Business Case entwickeln, um zu begründen, weshalb diese Lösung benötigt wird und welche Erwartungen sie an die Investitionsrendite hat.

Die Beauftragung eines externen Dienstleisters wie die KPMG mit der Verwaltung der indirekten Steuern eines Unternehmens (oder des gesamten Spektrums einschliesslich direkter Steuern, Quellensteuer und Lohnbuchhaltung) hat mehrere Vorteile. Wenn die Aufgaben der Steuer-Compliance zentral verwaltet werden (z.B. in den globalen Lieferzentren von KPMG), besteht die Möglichkeit, manuelle Schritte durch automatisierte Kontrollprozesse zu ersetzen, auf technologische Lösungen der Datenanalyse in einem innovativen Umfeld zu setzen und mit einem globalen Netzwerk von Buchhaltungs-, Steuer- und IT-Spezialisten zu arbeiten, die die lokalen Sprachen und Steuersysteme verstehen. Fortschrittliche digitale Workflow-Tools (wie KPMGs Digital Gateway) können Ihnen helfen, den aktuellen Compliance-Stand zu verfolgen und die Compliance-Kontrolle mit einer Dashboard-basierten Visualisierungslösung für das Top-Management auf einfache Weise darzustellen. Das Outsourcing der Steuer-Compliance kann zur Kostensenkung beitragen, indem es mit dem IT-Team zusammenarbeitet, um die erforderlichen Lösungen und Berichte aus dem ERP-System zu entwickeln.

Zu Beginn dieses Blogs sprachen wir über die raschen Veränderungen, insbesondere bei den Anforderungen an die digitale Berichterstattung. Sogar in der Europäischen Union mit theoretisch einheitlichen MwSt-Rahmenvorschriften werden die Unternehmen in naher Zukunft und wahrscheinlich nicht einmal mittelfristig mit einer vereinheitlichten technischen und funktionalen Struktur der bestehenden und künftigen digitalen Meldepflichten rechnen können. Deshalb sollten die Unternehmen das aktuelle Umfeld akzeptieren und ihre Steuerstrategie entsprechend gestalten.

In dieser Tabelle haben wir einige relevante Entwicklungen im Bereich der indirekten Steuern rund um die elektronische Rechnungsstellung zusammengestellt, die nach unserem derzeitigen Kenntnisstand in den Jahren 2022-2024 wesentlich sein werden. Die hier enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und beruhen auf Mitteilungen der lokalen Behörden; Änderungen bleiben vorbehalten. Ob die Informationen auf eine bestimmte Situation zutreffen, sollte durch Rücksprache mit KPMG AG oder mit Ihrem üblichen KPMG-Ansprechpartner geklärt werden.