SAP S/4HANA: Rolle der Internen Revision Die Rolle der Internen Revision auf dem Weg zu SAP S/4HANA

• Die Umstellung des ERP-Systems auf S/4HANA wirft prozessuale und organisatorische Fragen auf.
• Die Aufgabe der Internen Revision liegt in der unabhängigen Beurteilung eines Projektes.
• Die Interne Revision kann ihre Expertise insbesondere in vier Themenfeldern erfolgreich einbringen, namentlich Stammdatenverwaltung, Prozesse, Berechtigungskonzept, sowie Analyse und automatisierte Kontrollen.

Mit der Umstellung des ERP-Systems auf SAP S/4HANA sind technische, aber auch prozessuale und organisatorische Herausforderungen verbunden. Doch Erfahrungen aus den Systemumstellungen der vergangenen Jahre zeigen: In vielen Fällen steht die technische Umsetzung an erster Stelle, aber wichtige Prozess- und Organisationsfragen werden aufgrund von Zeitdruck und knappen Ressourcen zum Teil nicht adressiert oder nur am Rande angegangen.

Dies kann nach Abschluss des Projekts und dem Go-live zu erheblichen Problemen führen. Das gilt sowohl im Prozessablauf als auch im Bereich des Internen Kontrollsystems (IKS) sowie der Compliance. Die Interne Revision kann hier mittels einer unabhängigen Beurteilung mit Empfehlungscharakter einen wichtigen Beitrag bei solchen S/4HANA-Transformationsprojekten leisten.

Dabei hat eines klar zu sein: Die Unabhängigkeit und die Objektivität der Internen Revision stehen an erster Stelle. Sie müssen auch im Rahmen von projektbegleitenden Beratungsmandaten bewahrt werden. Das lässt sich durch entsprechende Mechanismen (z. B. unterschiedliche Prüfungs- und Projektteams, Cooling Off Phasen) sicherstellen. Diese sollten die Unternehmen dennoch nicht daran hindern, die Expertise und Erfahrung der Internen Revision bei komplexen Projekten wertstiftend einzusetzen.

Bei welchen prozessualen und organisatorischen Themen kann die Interne Revision eine SAP S/4HANA-Transformation im Vorfeld und während des Prozesses unterstützen und begleiten?

Hier sind vier Bereiche zu nennen:

Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Material etc.) bilden die Basis für alle Transaktionen und Aktivitäten innerhalb von SAP S/4HANA. Wie gut diese im ERP abgewickelt werden können, hängt massgeblich von der Qualität der Stammdaten ab.

Dubletten z. B. im Lieferanten- und Kundenstamm, aber auch inkonsistente Stammdaten – beispielsweise unterschiedliche bzw. fehlerhafte Zahlungsbedingungen – führen zu Ineffizienzen und Unterbrechungen im Prozessablauf, eventuell sind manuelle Nacharbeiten notwendig. Die Interne Revision kann hier einen Mehrwert generieren durch Stammdatenanalysen, um so auf mögliche Inkonsistenzen hinzuweisen sowie entsprechende Bereinigungsprozesse anstossen.

Auch im Hinblick auf die eigenentwickelten Transaktionen, sogenannte Z-Transaktionen, die für das jeweilige Unternehmen spezifisch aufgesetzt wurden, kann die Interne Revision unterstützen. Hier geht es darum, sich einen Überblick zu verschaffen, in welchen Bereichen und warum diese Z-Transaktionen eingesetzt werden.

Da die Z-Transaktionen in der Regel nicht in S/4HANA übertragen werden können, stellt sich anschliessend die Frage, ob die jeweiligen Abläufe auch im SAP-Standard abgewickelt werden können. Dies sollte im Vorfeld der Transformation zwischen den betroffenen Fachbereichen und der IT geklärt werden. Mittels eines Audit-Berichts kann die Interne Revision diesbezüglich Empfehlungen abgeben.

Die neuen Abläufe in SAP S/4HANA werfen Fragen bezüglich geeigneter Kontrollen auf. So werden z. B. einzelne Abstimmungsvorgänge (WE/RE Konto etc.) vollständig automatisiert. Die Interne Revision zeigt mögliche Defizite auf und zugleich geben Empfehlungen für geeignete Prüfmechanismen an, welche sich auf IT Applikationskontrollen (z. B. Kontrollen im Bereich der Datenverarbeitung, Transaktions- und Buchungskontrollen etc.) und IT General Controls (z. B. Kontrollen im Bereich des Änderungsmanagements, Kontrolle der Zugriffe auf Daten und Programme etc.) fokussieren. Die konkrete Umsetzung und Entwicklung der Lösung liegt nicht im Aufgabenbereich der Internen Revision.

Eine weitere Neuerung in S/4HANA betrifft die Anlage von Lieferanten- und Kundenstammdaten: Sie werden in Zukunft über eine einheitliche Transaktion angelegt bzw. geändert. Dieser Ansatz fördert eine gewisse Zentralisierung des Stammdaten-Managements. Das kann zu Änderungen in der Ablauforganisation führen, etwa einer Bündelung der Aufgaben im Rahmen eines Shared Service Centers. Beim Aufsetzen der prozessualen Änderungen und Anpassungen kann die Interne Revision in Zusammenarbeit mit Spezialisten konkrete Best-Practice Empfehlungen abgeben.

Angesichts neuer Transaktionen und Abläufe in S/4HANA müssen Segregation of Duties (SoD)-Konflikte (Funktionstrennung) sowie kritische Berechtigungskombinationen neu bewertet und ggf. überarbeitet werden. Auch hier kann die Interne Revision risikoorientiert Hilfestellung anbieten. Mittels einer Prüfung der Berechtigungskonflikte und kritischen Kombinationen können Schwachstellen aufgezeigt werden, bevor das neue Berechtigungskonzept implementiert wird.

SAP hat in S/4HANA die Tabellenstruktur neu gestaltet. Beispielsweise werden Tabellen zusammengefasst. Revisoren, die sich ihre Informationen und Daten über entsprechende Tabellen holen, müssen diese neue Struktur in S4/HANA verstehen. Das neue ERP-System bietet über das SAP Fiori Launchpad zudem vielfältige Auswertungs- und Analysemöglichkeiten in Echtzeit, sogenannte Analyse-Apps. Diese können auch in einer Revisionsprüfung als Daten- und Informationsquelle dienen. Bei der Gestaltung der Analyse-Apps, die über das Fiori Launchpad bedient werden, sollte die Interne Revision ihre Anforderungen in Bezug auf Daten und Informationen einbringen.

Diese vier genannten Themenfelder zeigen: Aufgrund der Vielfältigkeit – und angesichts eines engen Zeitplans und des Kostendrucks – lohnt es sich, die Interne Revision als unabhängige Kontrollfunktion mit einzubeziehen. Sie kann mit ihrer Expertise und ihren Ressourcen einen wesentlichen Beitrag für eine nachhaltig erfolgreiche S/4HANA-Einführung leisten.

Dieser Blog ist Teil einer Serie zum Thema SAP S/4HANA:

• S/4HANA: Mit der Einführung mutig vorangehen
• Längere SAP-Frist: Mehr Zeit, S/4HANA richtig anzugehen
• Änderungen der Mehrwertsteuersätze: Überlegungen zum ERP
• Indirect Tax and Technology