Det har kommet et nytt forslag til GBS 1 som er sendt på høring, og som gir omfattende retningslinjer for håndtering av kreditnotaer, inkludert deres innhold, utstedelse, bokføring og oppbevaring. Vi har oppsummert de viktigste punktene.
Forslag på høring
Oppdatert GBS 1: De viktigste punktene
Kreditnotaer skal utstedes for å korrigere tidligere fakturerte salg som inneholder feil, mangler, eller endringer i vederlag, merverdiavgift, eller andre opplysninger.
Det er viktig at kreditnotaer utstedes snarest mulig og senest en måned etter hendelsen som krever kreditering.
En kreditnota må inneholde de samme opplysningene som et salgsdokument, så langt det passer, og skal referere til det opprinnelige salgsdokumentet som korrigeres.
Det foreligger også tilfeller hvor en kreditnota utstedes uten at det opprinnelige salgsdokumentet var feil eller mangelfullt. I enkelte tilfeller kan det således være vanskelig å knytte kreditnotaen til ett eller flere bestemte salgsdokumenter, f. eks. i forbindelse med returer, reklamasjoner, bonuser og rabatter.
Av den grunn gjelder ikke krav om referanse fra kreditnotaen til salgsdokument(er) som korrigeres i slike tilfeller. Kreditnotaen må imidlertid angi de ytelser den gjelder og omfanget av disse, for eksempel hvilke og hvor mange varer som er returnert eller hvilken type rabatt (hva den gjelder) som utbetales.
Selger og kjøper må bokføre kreditnotaer som selvstendige transaksjoner. Både opprinnelige salgsdokumenter, kreditnotaer, og eventuelle nye salgsdokumenter må oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.
Kreditnotaen skal sendes til kjøper med mindre det er en skriftlig avtale om annet.
Både selger og kjøper må oppbevare opprinnelige salgsdokumenter, kreditnotaer, og eventuelle nye salgsdokumenter som dokumentasjon av bokførte opplysninger.
Kreditnotaer kan ikke brukes for andre formål enn korrigering av vederlag eller andre opplysninger i tidligere utstedte salgsdokumenter.
Eksempler på når kreditnotaer ikke kan benyttes:
Kreditnotaer kan for eksempel ikke benyttes ved:
- dokumentasjon av salgsstøtte
- utbetaling av beløp som ikke knytter seg til tidligere fakturerte salg
- dokumentasjon av tap på kundefordringer.
Når det gjelder tap på kundefordringer, er det et eget unntak for bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri som utsteder fakturaer i henhold til fremdriften i prosjektet. Disse virksomhetene kan utstede kreditnota også når det foreligger tap på kundefordringer.
Gå gjennom virksomhetens praksis
Det nye forslaget til GBS 1 vil gi klarere retningslinjer for bruk av kreditnotaer, herunder når kreditnotaer ikke kan benyttes. Vi anbefaler at selskaper gjennomgår sin praksis for utstedelse av kreditnotaer og tilpasser seg forslaget til GBS 1.
Dette vil sikre at bedrifter avklarer hvordan de kan overholde god bokføringsskikk når det gjelder kreditnotaer, og sikrer at alle nødvendige steg blir fulgt for korrekt dokumentasjon og bokføring. Den nye GBS 1 vil gjelde fra den dato den publiseres. Høringsfristen er 30. november 2025.
Du kan lese mer om forslaget på Regnskapsstiftelsens nettsider her.
Finansregulatoriske nyheter
Våre eksperter samler de nyeste lovendringene og reguleringene som påvirker finanssektoren.