Fremgangsmåten benyttes ofte i tilknytning til rettslige prosesser eller granskinger, men kan brukes i alle saker hvor man har behov for å gjennomgå større informasjonsmengder på en effektiv og kostnadsbesparende måte.

Utfordringen

I rettslige prosesser eller egne undersøkelser hvor formålet er å klarlegge faktum, vil det ofte være behov for å sikre og analysere elektronisk materiale. Et stort antall dokumenter kan være krevende å håndtere, og ofte kan det være behov for at flere personer i team jobber med de samme dokumentene. I slike tilfeller kreves det spesialsystemer og riktig metodikk for å gjennomføre effektive analyser, og samtidig ivareta kravet til personvern eller beslagsfritt materiale.

I KPMG har vi kompetansen og systemene som trengs for å kunne bistå våre kunder på en effektiv og sikker måte, i tråd med etablert beste praksis på området.

Praktisk gjennomføring

KPMG benytter eDiscovery-plattformen Relativity for en effektiv gjennomgang av elektroniske dokumenter. Systemet har god funksjonalitet for å fjerne duplikater og unødvendige systemfiler, samt opprette effektive filtre mot data/tidsavgrensning, filtyper, e-postadresser mv. Slike tiltak er ofte nødvendige for å kunne redusere informasjonsmengden, og raskt identifisere sentrale dokumenter. For å effektivisere prosessen ytterligere, benyttes avansert teknologi og maskinlæring for effektiv analyse og visualisering.

I saker av større omfang, gir Relativity mulighet til å fordele dokumentgjennomgangen på flere personer. Systemet sikrer at all informasjon behandles, og at man til enhver tid har oversikt over hvor store deler av datamaterialet som er gjennomgått og hva som gjenstår.

Våre kunder kan gis tilgang til Relativity via en kryptert internettilgang og personlig pålogging. Brukerne av systemet gjennomgår og kategoriserer dokumentene fortløpende i ett og samme grensesnitt uten å måtte åpne de ulike applikasjonene som Word eller Outlook.

KPMG sørger for opplæring i bruk av systemet, og veileder våre kunder gjennom hele prosessen.