Ein Weg zur erfolgreichen BI-Implementierung Ein Weg zur erfolgreichen BI-Implementierung

Die Bereitstellung einer BI-Lösung verlangt einen Ansatz, bei dem Know-how und Personal geschickt kombiniert werden und eine Gliederung nach Aufgaben und Phasen erfolgt. Ebenfalls wichtig für den Erfolg der Implementierung ist die Akzeptanz der Benutzer.

In den letzten zwei Jahrzehnten hat das Interesse an Berichtslösungen exponentiell zugenommen. Da die IT-Ressourcen eines Unternehmens oft begrenzt sind und für andere Projekte benötigt werden, und weil ein gutes Berichtswesen auch ein Verständnis der internen Prozesse voraussetzt, nehmen die Ziele der Geschäftsfunktion eine führende Rolle in der Berichtsentwicklung ein. Es ist daher wichtiger denn je, dass Ihre Berichtslösung auf einer bewährten Kombination aus solider Architektur, Tools, Personal und Methoden basiert, damit die richtige Person zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhält. 

Bei der Entwicklung einer BI-Lösung geht es um weit mehr, als nur ein BI-Tool auszuwählen. Eine geeignete BI-Lösung erfordert einen Projektmanagement-Ansatz, technisches Know-how und eine Methodik, die verschiedene Stakeholder einbezieht. Fehlende Abstimmung führt dazu, dass die Lösung nicht ausreichend Akzeptanz findet und die Berichterstattung nicht zuverlässig ist, was sie wiederum zu einer Fehlinvestition macht, die sogar falsche Entscheidungen durch fehlerhafte oder veraltete Informationen nach sich ziehen kann. Wie lassen sich die Erfolgschancen maximieren? 

Bestimmen Sie im ersten Schritt, wie BI in Ihre Organisation passen könnte, am besten mit einer Analyse pro Funktion im Unternehmen. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Personen: Als häufigster BI-Nutzer muss die Geschäftsfunktion ihre Datenanforderungen klar definieren, damit die IT-Abteilung diese in eine technische Lösung umsetzen kann. Wichtig ist, dass daraus genau hervorgeht, welche Daten in welchem Umfang in die BI einfliessen sollen. Folgende Fragen können dabei helfen: Wie schnell brauche ich die Informationen? Benötige ich Daten praktisch in Echtzeit? 

Nachdem Sie die Geschäftsanforderungen ermittelt haben, verfügen Sie über einen klaren Überblick über die Quellsysteme, die für das neue Berichtswesen genutzt werden sollen. Nun stellt sich die Frage nach der Architektur und dem Visualisierungstool: Angesichts der Vielzahl von Anbietern und Optionen sollten Sie sich überlegen, was am besten zur aktuellen Umgebung passt. Ergibt zum Beispiel eine interne Bewertung, dass ein Grossteil der benötigten Informationen in D365 gespeichert sind, sollten aktuelle Lösungen in Betracht gezogen werden, wie z.B. Azure-Dienste, die so konzipiert wurden, dass sie sich perfekt in die gesamte Palette an Microsoft-Produkten integrieren lassen. Ganz gleich, ob Sie skalierbare BI-Architekturen entwickeln, Data Warehouses oder Data Lakes aufbauen, Datenbewegungen und -zugriffe über die verschiedenen Azure-Dienste hinweg verwalten, gebrauchsfertige Datenmodelle mit Synapse Analytics erstellen, Ihr Cloud-Netzwerk hinter virtuellen Netzwerken sichern oder die Bereitstellungsautomatisierung verbessern möchten: Azure verringert die Komplexität, wenn Sie bereits andere Microsoft-Produkte nutzen. 

Anschliessend gilt es zu überlegen, wie der Zugang zu den Daten begrenzt werden soll. Da Sie im Data Warehouse sensible Daten aus den Quellsystemen zusammenführen, sollten Sie eine gewisse Trennung des Datenzugriffs sicherstellen. So ist zum Beispiel oft unerwünscht, dass Mitarbeitende im Front Office Zugriff auf HR-Daten oder Einsicht in Bruttomarge und Warenkosten haben. Sorgen Sie daher für geeignete Mechanismen, um solche Situationen zu vermeiden. 

Nach der Definition des MVP kann die Entwicklung beginnen. Gliedern Sie Ihr Projekt, die Berichtsanforderungen und die Architekturentwicklung in Aufgaben und definieren Sie, wer für Durchführung und Freigabe verantwortlich ist. Ein zentraler Aspekt dieser Phase sollten Tests sein: Von der Überwachung und Validierung des Datenflusses zwischen den Quellen und dem Data Warehouse bis hin zum regelmässigen Testen der Berichte mit neuen Versionen Ihres Datenmodells. Alle diese Schritte sind für ein zuverlässiges Produkt entscheidend. Die Testszenarien, Aufgaben und Anforderungen werden in einem Tool wie Azure DevOps dokumentiert. Dann erfolgt ihre Formalisierung in einer Dokumentation, die detaillierte Anforderungen, das Layout-Design und die Freigaben durch die Verantwortlichen beinhaltet. 

Am wichtigsten ist letztlich die Akzeptanz der Lösung durch die Endbenutzer. Mitarbeiterschulungen sollte daher Teil der BI-Roadmap sein. Ermitteln Sie für jeden Bereich die wichtigsten Benutzer und sorgen Sie dafür, dass ihr Wissen immer auf dem neuesten Stand ist. Die richtige Architektur ist für den Erfolg des Berichtswesens zwar entscheidend, doch ebenso wichtig ist eine angemessene Schulung des Personals, um den Misserfolg zu verhindern. Ihre Hauptnutzer müssen in der Lage sein, Prozessverbesserungen selbst zu definieren, anhand der bereitgestellten Self-Service-BI eigene Berichte zu erstellen und die Bedeutung von Daten und BI im Unternehmen zu vermitteln. Ihre Schulung sollte daher intern Priorität haben.