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      Wenn Ihr Unternehmen Aufwendungen im Zusammenhang mit seiner Geschäftstätigkeit in der Schweiz getätigt hat, können Sie möglicherweise die darauf entfallende Mehrwertsteuer zurückfordern, auch wenn Sie keine Schweizer Mehrwertsteuernummer haben. 

      Die vorliegende Anleitung bietet einen umfassenden Überblick über das Verfahren zur Rückerstattung der Schweizer Mehrwertsteuer, darunter die Voraussetzungen für die Rückerstattung, das Antragsverfahren und die jüngsten Änderungen ab 2025.

      Unabhängig davon, ob Sie an einer Messe teilnehmen, sich mit Kunden oder Lieferanten treffen oder Reisekosten tragen – wenn Sie das Verfahren zur Rückerstattung der Schweizer Mehrwertsteuer kennen, kann Ihr Unternehmen Geld sparen und die Steuerbelastung für Ausgaben im Ausland reduzieren.

      Mathias Bopp
      Mathias Bopp

      Partner, Leiter Indirect Tax

      KPMG Switzerland

      Michaël Vincke
      Michaël Vincke

      Director, Indirect Tax

      KPMG Switzerland

      Wie funktioniert die Rückerstattung der Schweizer Mehrwertsteuer?

      Während Unternehmen mit einer Niederlassung in der Schweiz sowie Unternehmen, die für die Schweizer Mehrwertsteuer registriert sind, die Schweizer Mehrwertsteuer über ihre wiederkehrenden MWST-Deklarationen zurückfordern können, gilt dies nicht für nicht in der Schweiz domizilierte Unternehmen, die nicht für die Schweizer Mehrwertsteuer registriert sind. Letztere können stattdessen im Rahmen eines separaten Verfahrens bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) eine Rückerstattung der Mehrwertsteuer in der Schweiz beantragen.

      Ausländische Unternehmen zahlen häufig Schweizer Mehrwertsteuer auf verschiedene geschäftliche Ausgaben, wie z. B. Reise- und Übernachtungskosten sowie den Kauf von Waren und Dienstleistungen in der Schweiz. Diese im Laufe eines Jahres anfallende Mehrwertsteuer kann sich erheblich summieren. Oft wird sie einfach als zusätzlicher Aufwand betrachtet. Tatsächlich kann die Mehrwertsteuer jedoch in vielen Fällen durch einen Antrag bei der ESTV zurückerstattet werden.

      Das Verfahren ähnelt den Mechanismen zur Umsatzsteuerrückerstattung anderer Länder, beispielsweise denen der 8. oder 13. EU-Umsatzsteuerrichtlinie.

      • Das Schweizer MWST-Rückerstattungssystem ermöglicht es nicht in der Schweiz für die Mehrwertsteuer registrierten ausländischen Unternehmen, die Mehrwertsteuer auf in der Schweiz erworbenen mehrwertsteuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen zurückzufordern.

      Wer hat Anspruch auf eine Rückerstattung der Schweizer Mehrwertsteuer und was sind die wichtigsten Voraussetzungen?

      Die folgenden Kriterien müssen kumulativ erfüllt sein, um das Schweizer Mehrwertsteuerrückerstattungsverfahren in Anspruch nehmen zu können. Wenn nur eines dieser Kriterien nicht gegeben ist, hat das Unternehmen wahrscheinlich keinen Anspruch auf die Rückerstattung der Schweizer Mehrwertsteuer. 

      Berechtigte Unternehmen

      Das Schweizer MwSt-Rückerstattungsverfahren kann nur von Unternehmen in Anspruch genommen werden, die nicht in der Schweiz ansässig und hier auch nicht für die Mehrwertsteuer registriert (oder registrierungspflichtig) sind. 

      Mit anderen Worten: Das Schweizer MwSt-Rückerstattungsverfahren gilt nicht für Unternehmen, die

      • Wohnsitz, Geschäftssitz oder Betriebsstätte

        Einen Wohnsitz, einen Geschäftssitz oder eine Betriebsstätte in der Schweiz haben und/oder

      • Registriert oder registrierungspflichtig

        Aufgrund ihrer Geschäftstätigkeit in der Schweiz für die Schweizer Mehrwertsteuer registriert oder registrierungspflichtig sind. 

      Für Unternehmen mit Geschäftstätigkeiten in der Schweiz ist es daher entscheidend zu wissen, ob sie aufgrund dieser Tätigkeiten in der Schweiz zur Mehrwertsteuerregistrierung verpflichtet sind. Trifft dies zu, kann die in der Schweiz angefallene Mehrwertsteuer nicht über das Verfahren zur Rückerstattung der Schweizer Mehrwertsteuer zurückgefordert werden.

      In diesem Fall muss die Rückerstattung über die periodischen Mehrwertsteuererklärungen erfolgen. Unternehmen, die nicht zur Mehrwertsteuerregistrierung in der Schweiz verpflichtet sind, können das Verfahren zur Rückerstattung der Schweizer Mehrwertsteuer in Anspruch nehmen, vorausgesetzt, alle anderen Voraussetzungen sind erfüllt.

      Nachweis einer gewerblichen Tätigkeit

      Für einen Anspruch auf Mehrwertsteuerrückerstattung in der Schweiz muss das ausländische Unternehmen einen Nachweis über seine gewerbliche Tätigkeit im Land seines Wohnsitzes, seines Geschäftssitzes oder seiner Betriebsstätte vorlegen.

      Dieser Nachweis der gewerblichen Tätigkeit ist von der ausländischen Steuerbehörde auszustellen und muss die gewerbliche Tätigkeit (oder die Mehrwertsteuerregistrierung) während des Zeitraums, für den die Mehrwertsteuerrückerstattung beantragt wird, bestätigen oder den Zeitpunkt angeben, zu dem der Antragsteller die gewerbliche Tätigkeit aufgenommen hat.

      Der Nachweis muss für den Erstattungszeitraum (d. h. das Kalenderjahr, in dem die Ausgaben getätigt wurden) gültig sein.

      Berechtigte Sitzländer

      Nicht alle ausländischen Unternehmen können vom Schweizer Mehrwertsteuerrückerstattungsverfahren profitieren. Die ESTV verlangt zudem, dass das Land des Wohnsitzes, des Geschäftssitzes oder der Betriebsstätte des Unternehmens ein entsprechendes Gegenrecht einräumt (diese Liste enthält ein Verzeichnis dieser Länder).

      Ein solches Gegenrecht liegt vor, wenn eine der folgenden drei Bedingungen erfüllt ist:

      • Ähnliche Rechte für Schweizer Unternehmen

        Unternehmen mit Wohn- oder Geschäftssitz in der Schweiz im betreffenden ausländischen Staat für die auf dort bezogenen Leistungen bezahlte Mehrwertsteuer ein Vergütungsanspruch zusteht, der bezüglich Umfang und Einschränkungen dem Vorsteuerabzugsrecht entspricht, das im ausländischen Staat ansässige Unternehmen geniessen.

      • Kein MWST-Regime

        Im betreffenden ausländischen Staat keine mit der schweizerischen Mehrwertsteuer vergleichbare Steuer erhoben wird

      • Andere Art von Umsatzsteuer

        Im betreffenden ausländischen Staat eine andere Art von Umsatzsteuer als die schweizerische Mehrwertsteuer erhoben wird, die Unternehmen mit Wohn- oder Geschäftssitz im ausländischen Staat gleich belastet wie Unternehmen mit Wohn- oder Geschäftssitz in der Schweiz.

      Abzugsfähige Ausgaben

      Nur direkt mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zusammenhängende Ausgaben können für eine Mehrwertsteuerrückerstattung geltend gemacht werden. Dazu gehören:

      • Hotel- und Unterkunftskosten
      • Konferenz- und Ausstellungsgebühren
      • Reise- und Transportkosten der Mitarbeitenden innerhalb der Schweiz
      • Schulungen und Weiterbildungen
      • Kauf von Waren in der Schweiz
      • Einfuhr von Waren in die Schweiz (d. h. Einfuhrsteuer)

      Die Ausgaben müssen zudem alle innerhalb desselben Kalenderjahres getätigt worden sein, auf das sich der Mehrwertsteuerrückerstattungsantrag bezieht.

      Ausgabenbelege

      Der Antragsteller muss zur Begründung des Mehrwertsteueranspruchs Ausgabenbelege vorlegen und diese dem Antrag auf Mehrwertsteuerrückerstattung beifügen.

      Als geeignete Belege gelten Kaufrechnungen oder, im Falle der Einfuhrsteuer, die vom Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) ausgestellten Einfuhrveranlagungen. Die Belege müssen auf das Unternehmen ausgestellt sein, das den Antrag auf Mehrwertsteuerrückerstattung stellt, und alle Rechnungen müssen den formellen Rechnungsanforderungen gemäss dem Schweizer Mehrwertsteuergesetz entsprechen. Darüber hinaus sollten sie innerhalb desselben Kalenderjahres datiert sein, auf das sich der Rückerstattungsantrag bezieht.

      Mindestbetrag

      Um anspruchsberechtigt zu sein, muss die insgesamt geltend gemachte Mehrwertsteuer einen Mindestbetrag von CHF 500 pro Kalenderjahr erreichen. 

      Wenn die während des Kalenderjahres angefallene gesamte Schweizer Mehrwertsteuer diesen Mindestbetrag nicht erreicht, kann keine Rückerstattung beantragt werden und die Mehrwertsteuer muss als nicht erstattungsfähiger Aufwand für das Unternehmen betrachtet werden.

      Schweizer Mehrwertsteuervertreter

      Für die Einreichung des Erstattungsantrags muss der Antragsteller einen Vertreter mit Wohnsitz oder Geschäftssitz in der Schweiz benennen.

      Es kann jede natürliche oder juristische Person mit Sitz in der Schweiz (z. B. KPMG Schweiz) benannt werden. Die ESTV benötigt einen Nachweis über die Stellung des Schweizer Mehrwertsteuervertreters in Form einer Vollmacht für den konkreten Erstattungsantrag. 

      Demnach können ausländische Unternehmen den Antrag auf Erstattung der Schweizer Mehrwertsteuer nicht direkt selbst stellen.

      Fristgerechte und formelle Antragstellung

      Rückerstattungsanträge müssen unter Verwendung der offiziellen Formulare der ESTV eingereicht werden. Bitte beachten Sie, dass pro Kalenderjahr nur ein Antrag gestellt werden kann. 

      Der Antrag auf MwSt.-Rückerstattung kann vom 1. Januar bis zum 30. Juni des folgenden Kalenderjahres gestellt werden. Wichtig ist, dass die MwSt.-Rückerstattung fristgerecht, d. h. bis zum 30. Juni, beantragt wird, da diese Frist nicht verlängert werden kann. Es gilt das Datum des Poststempels. Verspätete Anträge werden von der ESTV nicht mehr berücksichtigt.

      Was ändert sich im Jahr 2025?

      Anträge auf Rückerstattung der 2024 in der Schweiz entrichteten Mehrwertsteuer müssen bis spätestens 30. Juni 2025 eingereicht werden.

      Gegenüber dem Vorjahr gibt es einige Änderungen, die bei der Vorbereitung des Antrags auf Mehrwertsteuerrückerstattung für 2024 beachtet werden sollten:

      • Berechtigte Sitzländer

        Neu sind Unternehmen aus Neuseeland und dem Königreich Saudi-Arabien (KSA) zur Rückforderung der Schweizer Mehrwertsteuer berechtigt, da die Gegenseitigkeit nun gegeben ist. Schweizer Unternehmen können nun die Rückerstattung der Goods and Services Tax (GST) in Neuseeland und der Umsatzsteuer in Saudi-Arabien beantragen. 

      • Ausweis der Aufwendungen

        Mit der am 1. Januar 2025 in Kraft tretenden Teilrevision des Schweizer Mehrwertsteuergesetzes wird der Begriff «Originalrechnungen» durch «Rechnungen» ersetzt. Diese aktualisierte Formulierung berücksichtigt die Möglichkeit, dass Rechnungen in elektronischer Form empfangen werden können. 

      • Formvorschriften

        Unternehmen sollten sicherstellen, die neueste Version des Antragsformulars verwenden, das letztes Jahr aktualisiert wurde.

      Wie kann KPMG Sie unterstützen?

      KPMG begleitet Sie umfassend und individuell bei der gesamten Mehrwertsteuerrückerstattung in der Schweiz. Ob Sie von Anfang bis Ende Unterstützung benötigen oder nur bei bestimmten Schritten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Hier ein paar Beispiele:

      • Überprüfung, ob alle Kriterien für die Rückerstattung der Schweizer Mehrwertsteuer im Rahmen des MWST-Erstattungsverfahrens erfüllt sind

      • Erstellung Ihrer Schweizer Mehrwertsteuer-Erstattungsunterlagen und Einreichung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV)

      • Vertretung als Ihr Schweizer Mehrwertsteuervertreter (gemäss den gesetzlichen Anforderungen für Schweizer Mehrwertsteuerrückerstattungen)

      • Kommunikation mit der ESTV bis zur Erstattung der Mehrwertsteuer an Ihr Unternehmen, einschliesslich der Beantwortung von Fragen zu Ihrem Antrag und der gesamten weiteren Korrespondenz 

      Erfahren Sie mehr über unsere Expertise

      Unsere Experten

      Mathias Bopp
      Mathias Bopp

      Partner, Leiter Indirect Tax

      KPMG Switzerland

      Elizabeth Barendregt
      Elizabeth Barendregt

      Partner, Indirect Tax & ESG

      KPMG Switzerland

      Martina Becker
      Martina Becker

      Director, Indirect Tax Services

      KPMG Switzerland

      Michaël Vincke
      Michaël Vincke

      Director, Indirect Tax

      KPMG Switzerland

      Weitere Informationen

      Die Schweizer Mehrwertsteuersätze werden ab dem 1. Januar 2024 erhöht. Lieferanten müssen möglicherweise bereits jetzt Rechnungen mit den neuen Mehrwertsteuersätzen für künftige Lieferungen ausstellen (auf Englisch).

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      Die EU hat Maßnahmen vorgeschlagen, um den Aufwand für international tätige Unternehmen bei der Befolgung ausländischer MwSt-Vorschriften zu verringern (auf Englisch). 

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      2024 Erhöhung der Schweizer Mehrwertsteuersätze. Außerdem gibt es in der Schweiz seit November 2022 ein neues E-Filing-Portal (auf Englisch).

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