Legal Alert: Podsumowanie najważniejszych zmian w prawie pracy w 2023 roku

Rok 2023 rozpoczął się od określenia przez ustawodawcę zasad świadczenia pracy spoza siedziby pracodawcy z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Od 7 kwietnia obowiązują nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej. Przyjęte przepisy umożliwiają wykonywanie pracy w formie zdalnej w sposób całkowity lub częściowy (hybrydowo) w miejscu wskazanym przez pracownika, lecz każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Konsekwencją tych przepisów była konieczność uregulowania pracy zdalnej w aktach wewnątrzzakładowych lub indywidualnie z pracownikami. Pracodawcy byli zobowiązani do ustalenia zasad pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Oprócz konieczności odpowiedniego zdefiniowania zasad wykonywania pracy zdalnej, na pracodawców zostały nałożone także dodatkowe obowiązki, w tym obowiązek pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną.

Pracodawcy, licząc od 7 kwietnia 2023 r., mieli także 6 miesięcy na dostosowanie obowiązujących u nich zasad odnoszących się do wykonywania telepracy do nowych przepisów o pracy zdalnej. 7 października 2023 r. upłynął okres przejściowy, który miał na celu umożliwienie pracodawcom dokonanie zmian w umowach o pracę, w których uzgodniono wykonywanie pracy w formie telepracy, a także w regulacjach wewnętrznych (w szczególności w regulaminach pracy) opartych na dotychczasowych przepisach.

Warto również wskazać, iż dnia 1 lipca 2023 roku, Polska przystąpiła do Porozumienia Ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej. Postanowienia zawarte w Porozumieniu umożliwiają ustalenie ustawodawstwa właściwego w zakresie ubezpieczeń społecznych wobec pracowników zamieszkujących na obszarze jednego z państw, które przystąpiły do w/w Porozumienia, świadczących pracę zdalnie na rzecz pracodawcy z siedzibą w jednym z pozostałych państw, które podpisały Porozumienie.

Drugą przełomową zmianą w prawie pracy w 2023 roku była implementacja do polskiego porządku prawnego dwóch dyrektyw: tzw. dyrektywy work-life balance (dyrektywy dotyczącej przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej) oraz dyrektywy dotyczącej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Od 26 kwietnia 2023 r. poza przyjęciem nowych rozwiązań w zakresie urlopu rodzicielskiego i urlopu opiekuńczego, wprowadzono również zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej (w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w danym roku kalendarzowym) z zachowaniem prawa do 50% wynagrodzenia.

Ponadto pracodawcy na podstawie znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy zostali zobowiązani do informowania o wolnych stanowiskach pracy, możliwościach awansu czy o zmianie adresu pracodawcy. Należy też pamiętać o nowym obowiązku uzasadnienia wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony oraz o zmodyfikowanych zasadach dotyczących zawierania umów o pracę na okres próbny. Co więcej, zmianie uległy również przepisy Kodeksu pracy odnoszące się do informacji o warunkach zatrudnienia, którą pracodawcy są zobowiązani przekazywać pracownikom. Przewidziany został też inny termin i inna forma przekazywania i aktualizowania takiej informacji. Ponadto zakres informacji został znaczenie rozszerzony, co w konsekwencji powoduje obowiązek szybkiego identyfikowania zmian w warunkach zatrudnienia pracowników i informowania ich o tych zmianach.

Na skutek wprowadzenia powyższych regulacji konieczne stało się też zaktualizowanie wzoru świadectwa pracy.

Dodatkowo, przypominamy o zmianach w zakresie urlopów rodzicielskich dla rodzin zastępczych i rodziców adopcyjnych, które również weszły w życie w 2023 roku.

Trzecią większą zmianą jaka została dokonana w 2023 roku było wprowadzenie do Kodeksu pracy nowych przepisów dotyczących kontroli trzeźwości pracowników, które obowiązują od 21 lutego 2023 r. Zgodnie z tymi przepisami, pracodawca może wprowadzić w zakładzie pracy regulacje odnoszące się do badania trzeźwości pracowników w sytuacji, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia. Konsekwencją przyjętych zmian jest konieczność właściwego uregulowania i wprowadzenia zasad odnoszących się do kontrolowania pracowników w tym zakresie, jak również zaktualizowanie procedur dotyczących przetwarzania danych i ich właściwego przestrzegania.

W związku z ustaniem stanu zagrożenia epidemicznego (i zakończeniem obowiązywania szczególnych przepisów covidowych) oraz nową ustawą o Krajowej Sieci Onkologicznej, na stałe zostały wprowadzone dwa „dni wolne” dla osób oddających krew. Obecnie pracownikowi, który oddaje krew przysługuje zwolnienie od pracy oraz zwolnienie od wykonywania czynności służbowych w dniu, w którym oddaje krew oraz w dniu następnym, a także na czas okresowego badania lekarskiego dawców krwi.

Rok 2023 to również rok zmian w postępowaniach sądowych z zakresu prawa pracy. Po pierwsze należy przypomnieć o zmianach w opłatach sądowych. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 28 września 2023 r., pracownik zwolniony jest z ponoszenia opłat sądowych od pozwów wnoszonych w sprawach pracowniczych, bez względu na wartość przedmiotu sporu. Rozwiązanie to miało rozszerzyć uprawnienia pracowników w zakresie dochodzenia swoich praw przed sądem. Na gruncie tej nowelizacji pojawiło się jednak wiele obaw związanych z możliwością wytaczania przez pracowników, bez jakichkolwiek ograniczeń, pozwów przeciwko pracodawcom.

Po drugie, uchwalono nowe regulacje dotyczące przywracania pracowników do pracy oraz udzielania zabezpieczenia w sprawach z zakresu prawa pracy. Znowelizowane przepisy Kodeksu postępowania cywilnego przewidują obowiązek dalszego zatrudniania pracownika na jego wniosek do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Dodatkowo wprowadzono możliwość udzielenia zabezpieczenia w postaci nakazu dalszego zatrudnienia pracowników podlegających szczególnej ochronie, do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Nie można również zapomnieć o nowej ustawie o uczestnictwie pracowników w spółce powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek, która rozszerzyła dotychczasowe uprawnienia pracowników w zakresie transgranicznych reorganizacji. Ustawa reguluje modele i formy uczestnictwa pracowników przy transgranicznych przekształceniach, połączeniach oraz podziałach spółek, przewiduje szczególną ochronę dla członków specjalnego zespołu negocjacyjnego oraz członków zespołu przedstawicielskiego, jak również wprowadza dodatkowe obowiązki m.in. w zakresie zapewnienia pracownikom prawa do uczestniczenia w ewentualnych, kolejnych krajowych lub transgranicznych przekształceniach, połączeniach lub podziałach w okresie 4 lat oraz nakłada obowiązek informacyjny względem ministra właściwego do spraw pracy.

W 2023 roku uległy modyfikacji zasady naliczania odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Przepisy ustawy z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych innych ustaw wprowadziły nową podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS od 1 lipca 2023 roku. W konsekwencji, w 2023 roku, obowiązują dwie podstawy naliczania odpisu na fundusz.

Dodatkowo, przypominamy o koniecznej weryfikacji poziomu zatrudnienia w zakładzie pracy, której należy dokonać już teraz. Zgodnie z ustawą o ZFŚŚ, pracodawca zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty będzie zobowiązany do utworzenia funduszu.

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą dobrowolnie utworzyć fundusz lub zdecydować się na wypłatę świadczenia urlopowego. Natomiast jeśli nie zamierzają tego robić, a nie są objęci układem zbiorowym pracy oraz nie są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, to w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego powinni oni przekazać pracownikom informację o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego.

Od 19 sierpnia 2023 roku obowiązują nowe zasady delegowania kierowców. Przyjęte w tym zakresie regulacje są konsekwencją wdrożenia unijnych przepisów składających się na Pakiet Mobilności określający warunki prowadzenia działalności w branży transportu drogowego. Konsekwencją zmian jest m.in. obowiązek traktowania kierowców realizujących na terenie Polski określone operacje transportowe, jako pracowników delegowanych. Uznanie kierowców za pracowników delegowanych na teren Polski powoduje konieczność zapewnienia im warunków zatrudnienia nie mniej korzystnych niż te, które wynikają z polskich regulacji prawnych.

Na koniec przypominamy o obowiązku zapewnienia pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi nie tylko okularów korygujących wzrok, ale także szkieł kontaktowych. Ma on zastosowanie od 17 listopada 2023 roku. Zwracamy również uwagę na nowe przepisy regulujące wykaz prac wzbronionych młodocianym. Powyższe dwie zmiany mogą wymagać od pracodawców przeglądu ich regulacji wewnątrzzakładowych.