Legal Alert: Zmodyfikowane zasady uczestnictwa pracowników przy transgranicznych reorganizacjach

Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o uczestnictwie pracowników w spółce powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek (dalej „Ustawa”) przewiduje zmodyfikowane zasady współuczestnictwa pracowników przy transgranicznych przekształceniach, połączeniach oraz podziałach spółek, które w sposób realny mają pozwolić pracownikom wpływać na funkcjonowanie spółki, poprzez zapewnienie im uprawień w zakresie kontroli oraz nadzoru korporacyjnego.

Ustawa przewiduje dwa modele realizacji uprawnień pracowników przy transgranicznych przekształceniach, połączeniach oraz podziałach spółek. Pierwszy z modeli oparty jest na porozumieniu zawartym ze spółką przy udziale specjalnego zespołu negocjacyjnego, drugi natomiast umożliwia zastosowanie standardowych zasad uczestnictwa. 

Ustawa przewiduje trzy formy uczestnictwa pracowników w spółce powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału:

1. prawo wyznaczania lub wyboru określonej liczby członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów,
2. prawo rekomendowania członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów,
3. prawo sprzeciwienia się wyznaczeniu niektórych albo wszystkich członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów. 

Specjalny zespół negocjacyjny reprezentuje pracowników zatrudnionych w spółce przekształcanej, spółce łączącej się lub spółce dzielonej, a także zainteresowanej spółce zależnej lub zainteresowanym zakładzie, przez które należy rozumieć spółkę zależną lub zakład odpowiednio spółki przekształcanej, spółki łączącej się lub spółki dzielonej. 

Specjalny zespół negocjacyjny powinien zostać powołany niezwłocznie po ogłoszeniu przez właściwy organ spółki odpowiednio planu przekształcenia, połączenia lub podziału transgranicznego. Dzień rozpoczęcia postępowania zmierzającego do wyłonienia specjalnego zespołu negocjacyjnego ustalany jest przez właściwy organ spółki (odpowiednio przekształcanej, łączącej się lub dzielonej) i ma on istotne znaczenie dla całego procesu, ponieważ determinuje harmonogram dalszych działań zmierzających do utworzenia specjalnego zespołu negocjacyjnego i jednocześnie wyznacza terminy końcowe na podjęcie innych czynności wymaganych na gruncie Ustawy.

Głównym zadaniem specjalnego zespołu negocjacyjnego jest zawarcie, z właściwym organem spółki, porozumienia określającego co najmniej:

• zakres zastosowania porozumienia,
• zasady uczestnictwa pracowników w spółce powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału (przy czym porozumienie powinno określać liczbę członków w radzie nadzorczej/radzie dyrektorów, którą pracownicy będą mieli prawo wyznaczać lub rekomendować, albo liczbę członków, której wyznaczeniu pracownicy będą mieli prawo się sprzeciwić),
• dzień wejścia w życie i czas trwania porozumienia,
• przypadki, w których porozumienie może być ponownie negocjowane oraz procedurę takich negocjacji,
• zasady ponoszenia kosztów związanych z utworzeniem i działalnością specjalnego zespołu negocjacyjnego.

Specjalny zespół negocjacyjny rozwiązuje się z chwilą zawarcia porozumienia. 

Członkowie specjalnego zespołu negocjacyjnego są wybierani lub wyznaczani w każdym państwie członkowskim zgodnie z prawem tego państwa. Liczba członków specjalnego zespołu negocjacyjnego z danego kraju co do zasady uzależniona jest od liczby pracowników zatrudnionych w spółce przekształcanej, łączącej się lub dzielonej.

Członków specjalnego zespołu negocjacyjnego wyznacza reprezentatywna organizacja związkowa (lub wspólna reprezentacja, jeśli u pracodawcy działa ich więcej). W przypadku gdy w danej firmie nie funkcjonuje taka organizacja lub w sytuacji, gdy istniejące organizacje związkowe nie wyznaczyły w ustawowym terminie członków specjalnego zespołu negocjacyjnego (tj. w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia postępowania zmierzającego do utworzenia specjalnego zespołu negocjacyjnego), pracodawca powinien przeprowadzić wybory wyłaniające członków specjalnego zespołu negocjacyjnego. W takiej sytuacji członkowie specjalnego zespołu negocjacyjnego powinni zostać powołani nie później niż w terminie 60 dni od dnia rozpoczęcia postępowania zmierzającego do utworzenia specjalnego zespołu negocjacyjnego.

W przypadku konieczności przeprowadzenia wyborów członków specjalnego zespołu negocjacyjnego, właściwy organ spółki powinien zawiadomić pracowników o terminie wyborów i sposobie ich przeprowadzenia oraz o terminie zgłaszania kandydatów na członków specjalnego zespołu negocjacyjnego. Pracownicy powinni być poinformowani o wyborach, nie później niż na 30 dni przed dniem ich przeprowadzenia, a w ciągu 5 dni od powiadomienia powinien zostać przedstawiony projekt regulaminu wyborów.

Wybory powinny być przeprowadzone w ciągu jednego lub kilku dni roboczych, w czasie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Wybory są bezpośrednie i tajne, a do ich ważności niezbędne jest uczestnictwo co najmniej 50% pracowników. W przypadku frekwencji niższej należy przeprowadzić ponowne wybory, których ważność nie będzie uzależniona od frekwencji. Prawo głosowania przysługuje każdemu pracownikowi. Prawa do kandydowania natomiast pozbawiony jest pracownik kierujący jednoosobowo zakładem pracy, jego zastępcy, zastępcy osoby niebędącej pracownikiem i kierującej jednoosobowo zakładem pracy, pracownicy wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego, główny księgowy, radcowie prawni oraz członkowie komisji wyborczej. 

Od dnia otrzymania informacji o wyznaczeniu lub wyborze członków specjalnego zespołu negocjacyjnego, właściwy organ spółki zobowiązany jest do:

1. niezwłocznego poinformowania pracowników o imionach i nazwiskach osób wyznaczonych lub wybranych do specjalnego zespołu negocjacyjnego,
2. zwołania pierwszego zebrania zespołu w celu zawarcia porozumienia w terminie 14 dni.

Ustawa nakłada ponadto na właściwy organ spółki obowiązek bieżącego informowania specjalnego zespołu negocjacyjnego o planach i przebiegu transgranicznego połączenia, przekształcenia lub podziału do dnia rejestracji nowopowstałych spółek.

Ustawowy czas na prowadzenie negocjacji pomiędzy specjalnym zespołem negocjacyjnym a właściwym organem spółki w celu zawarcia porozumienia, ograniczono do 180 dni, licząc od dnia zwołania pierwszego zebrania. Strony negocjacji będą mogły zdecydować o przedłużeniu tego terminu maksymalnie do roku. Negocjacje powinny być prowadzone w dobrej wierze, a w przypadku trudności w negocjacjach strony mają prawo powołać mediatora (na zasadach przewidzianych w ustawie o rozwiązywaniu sporów zbiorowych). Przepisy Ustawy dopuszczają możliwość obradowania członków specjalnego zespołu negocjacyjnego oraz przedstawicieli właściwego organu spółki przekształcanej, spółki łączącej się lub spółki dzielonej, jak również mediatora na posiedzeniach prowadzonych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Porozumienie ze spółką powinno zostać zawarte w formie pisemnej lub elektronicznej (pod rygorem nieważności) oraz niezwłocznie udostępnione pracownikom w sposób przyjęty w spółce. Dotyczy ono wszystkich pracowników spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału.

Drugi model uczestnictwa pracowników przewiduje możliwość zastosowania przez właściwy organ spółki przekształconej, łączącej się lub dzielonej tzw. standardowych zasad uczestnictwa pracowników określonych w Ustawie. Wybór standardowych zasad oznacza, że pracownicy spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału oraz jej spółek zależnych i zakładów mają prawo do:

1. wyznaczania, wyboru oraz rekomendowania członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów w spółce powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału, albo
2. sprzeciwienia się wyznaczaniu członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału,

w liczbie równej najwyższej liczbie reprezentujących pracowników członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów spółki przekształcanej, wszystkich spółek łączących się lub spółki dzielonej przed dniem rejestracji spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału.

Powyższy model realizacji uprawnień pracowników przy transgranicznych przekształceniach, połączeniach oraz podziale może mieć zastosowanie w sytuacjach, gdy:

1. zostanie podjęta uchwała, przez właściwe organy spółki przekształcanej, spółek łączących się lub spółki dzielonej, w sprawie bezpośredniego podlegania standardowym zasadom uczestnictwa pracowników oraz ich przestrzegania od dnia rejestracji spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek, albo  
2. pracownicy nie zgłoszą kandydatów na członków specjalnego zespołu negocjacyjnego albo zgłoszą kandydatów w liczbie mniejszej niż liczba miejsc w specjalnym zespole negocjacyjnym przypadającym na spółkę, albo
3. zostanie podjęta wspólna decyzja przez specjalny zespół negocjacyjny oraz właściwe organy spółek łączących się, właściwy organ spółki przekształcanej lub spółki dzielonej,
4. nie zostanie zawarte porozumienie pomiędzy specjalnym zespołem negocjacyjnym a właściwym organem spółki łączącej się, przekształcanej lub dzielonej w ustawowym terminie.

O stosowaniu standardowych zasad uczestnictwa pracowników w spółce powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału właściwy organ spółki powinien niezwłocznie poinformować pracowników w sposób przyjęty w spółce.

Ustawa przewiduje wyjątek w zakresie konieczności stosowania standardowych zasad uczestnictwa pracowników. Jeśli w spółce przekształcanej, w żadnej ze spółek łączących się lub w spółce dzielonej nie stosowano form uczestnictwa pracowników, to w spółce powstałej w wyniku transgranicznej transformacji nie ma obowiązku przyjęcia standardowych zasad uczestnictwa pracowników. W takiej sytuacji właściwy organ spółki ma obowiązek poinformować pracowników o niezastosowaniu standardowych form uczestnictwa podając odpowiednie uzasadnienie.

Ustawa przewiduje również szczególne regulacje dotyczące stosowania standardowych zasad uczestnictwa w stosunku do spółki powstałej w wyniku transgranicznego połączenia, których celem jest utrzymanie przez pracowników praw nabytych.

W przypadku zastosowania standardowych zasad uczestnictwa pracowników kluczową rolę odgrywa zespół przedstawicielski, który dokonuje podziału miejsc w radzie nadzorczej albo radzie dyrektorów spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek (jeżeli jej siedziba znajduje się na terenie Rzeczypospolitej Polskiej), między pracowników z różnych państw członkowskich, proporcjonalnie do liczby pracowników zatrudnionych przez spółkę powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek, jej spółki zależne i zakłady w poszczególnych państwach członkowskich. Zespół przedstawicielski ustala również sposób rekomendowania członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów, a także ustala sposób wyrażania sprzeciwu wobec wyznaczenia członków rady nadzorczej albo rady dyrektorów. Zespół rozwiązuje się z chwilą podjęcia uchwały powyższym zakresie.

Zespół przedstawicielski składa się z pracowników spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółki oraz jej spółki zależnej lub zakładu, wybranych lub wyznaczonych spośród pracowników.

Tak jak w przypadku specjalnego zespołu negocjacyjnego, zespół przedstawicielski również może korzystać z rozwiązań technicznych umożliwiających porozumiewanie się na odległość. Decyzje zespołu przedstawicielskiego podejmowane są w drodze uchwały bezwzględną większością głosów.

Nowe przepisy regulują także zasady wyboru osób reprezentujących pracowników zatrudnionych w Polsce w radzie nadzorczej albo radzie dyrektorów spółki, która powstała w wyniku transgranicznej transformacji. Osoby te wybierane są w wyborach bezpośrednich i tajnych przez pracowników zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie przyjętym przez specjalny zespół negocjacyjny (w przypadku modelu nr 1) lub zespół przedstawicielski (w przypadku modelu nr 2). Dodatkowo w Ustawie została przyjęta zasada, zgodnie z którą członkom rady nadzorczej albo rady dyrektorów, którzy zostali wybrani, wyznaczeni albo rekomendowani zgodnie ze stosowanymi formami uczestnictwa, przysługują prawa i obowiązki, w tym prawo głosu, na równo z innymi członkami tego organu. 

Ustawa przewiduje w czasie trwania mandatu szczególną ochronę dla:

• członków specjalnego zespołu negocjacyjnego,
• członków zespołu przedstawicielskiego, a także dla
• przedstawicieli pracowników w radzie nadzorczej albo radzie dyrektorów spółki powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału.

Oznacza to, że bez zgody zarządu reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej lub okręgowego inspektora pracy (właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy) – jeśli pracownik nie jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową, pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy, jak również zmienić jednostronnie warunków pracy lub płacy na niekorzyść wyżej wymienionych pracowników. Wskazane organy mają 14 dni na wyrażenie zgody lub odmowę wyrażenia zgody na zmiany planowane przez pracodawcę, licząc od dnia złożenia przez pracodawcę pisemnego zawiadomienia. W sytuacji, gdy termin ten upłynie, a organy nie ustosunkują się do zawiadomienia pracodawcy, uznaje się, iż doszło do wyrażenia zgody.

Ustawa przewiduje również przepisy szczególne gwarantujące szczególną ochronę do końca okresu na jaki zostali wybrani, wyznaczeni lub rekomendowani wyżej wymienieni pracownicy na podstawie poprzednio obowiązującej ustawy z dnia 25 kwietnia 2008 roku o uczestnictwie pracowników w spółce powstałej w wyniku transgranicznego połączenia się spółek.

Dodatkowo, na spółkę powstałą w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału nałożono trwający 4 lata obowiązek zapewnienia pracownikom prawa do uczestniczenia w ewentualnych, kolejnych krajowych lub transgranicznych przekształceniach, połączeniach lub podziałach.

Ustawa nakłada także na właściwy organ spółki przekształcanej, spółki łączącej się lub spółki dzielonej, obowiązek informacyjny, polegający na konieczności przekazania ministrowi właściwemu do spraw pracy informacji określonych w Ustawie (m.in. liczby przedstawicieli pracowników w radzie nadzorczej albo radzie dyrektorów czy daty rozpoczęcia postępowania zmierzającego do utworzenia specjalnego zespołu negocjacyjnego). Informacje te mają być przekazane w terminie 30 dni od dnia przekształcenia, połączenia lub podziału.

Praktyka Prawa Pracy w KPMG Law oferuje kompleksowe wsparcie dla spółek/ pracodawców podlegających transgranicznej reorganizacji, w celu zapewnienia zgodności podejmowanych czynności z nową ustawą o uczestnictwie pracowników w spółce powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek. W szczególności oferujemy pomoc w przygotowaniu odpowiednich regulacji wewnątrzzakładowych, jak i wsparcie w przeprowadzeniu procedury wyboru członków specjalnego zespołu negocjacyjnego czy zespołu przedstawicielskiego, a także w negocjacjach ze stroną społeczną.