Legal Alert: Nowe przepisy o pracy zdalnej i kontroli trzeźwości pracowników

Po blisko 3 latach od daty kiedy pracownicy uzyskali możliwość wykonywania pracy w formie zdalnej na podstawie przepisów ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, dokonana została nowelizacja Kodeksu pracy mająca na celu wprowadzenie do polskiego porządku prawnego na stałe przepisów regulujących zasady wykonywania pracy zdalnej. Przepisy ustawy nowelizującej mają co do zasady zacząć obowiązywać po upływie 14 dni od daty ogłoszenia tej ustawy w Dzienniku Ustaw (dotyczy to m.in. przepisów dotyczących badania trzeźwości pracowników). Natomiast wejście w życie przepisów dotyczących m.in. pracy zdalnej ma nastąpić po upływie 2 miesięcy od dnia publikacji czyli od 7 kwietnia 2023 r. 

Zgodnie z nowymi przepisami:

• praca zdalna jest pracą wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
• zasady pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem;
• na indywidualny wniosek pracownika praca zdalna może być wykonywana także okazjonalnie, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w danym roku kalendarzowym;
• praca zdalna może być powierzona pracownikowi od razu przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.

Jednocześnie, poza przypadkiem okazjonalnej pracy zdalnej, pracodawca zobowiązany jest wobec pracownika wykonującego pracę w formie zdalnej m.in. do:

• zapewnienia niezbędnych materiałów i narzędzi, w tym urządzeń technicznych oraz ich serwisowania i konserwacji;
• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych;
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (lub w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej, niezbędnych do wykonywania tej pracy..
  

Pracodawca nie będzie także mógł odmówić wykonywania pracy w formie zdalnej m.in. rodzicom wychowującym dziecko do 4. roku życia, kobietom w ciąży oraz osobom opiekującym się niepełnosprawnym członkiem rodziny, chyba że wykonywanie obowiązków służbowych w formie zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj.

Pracodawcy, którzy ustalili w porozumieniu lub regulaminie warunki stosowania telepracy będą mogli je stosować nie dłużej niż do 6 października 2023 r.

Istotnym obowiązkiem pracodawców będzie konieczność określenia zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami związkowymi.

W sytuacji, gdy u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca obowiązany będzie określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Konieczne jest więc, z punktu widzenia każdego pracodawcy zamierzającego wprowadzić przepisy dotyczące pracy zdalnej w swojej organizacji, prawidłowe przeprowadzenie procesu implementacji przepisów, w tym prawidłowe określenie kosztów, które zostaną pokryte przez pracodawcę tytułem pracy zdalnej. W tym zakresie pracodawca będzie zobowiązany pokryć koszty pracy zdalnej albo wypłacić ekwiwalent pieniężny bądź ryczałt, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Zgodnie z brzmieniem ustawy nowelizującej, przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu w ramach pracy zdalnej należy brać pod uwagę w szczególności „normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.

W związku z wprowadzeniem pracy zdalnej pracodawcy powinni też zweryfikować obowiązujące u nich procedury, np. w zakresie BHP czy ochrony danych, opracować dodatkową dokumentację (w tym wnioski, informacje, oświadczenia) oraz przeprowadzić wymagane przepisami szkolenia.

Przepisy dotyczące prewencyjnej kontroli trzeźwości obowiązują od dnia 21 lutego 2023 r. Na ich mocy, pracodawca ma możliwość wprowadzenia regulacji wewnętrznych pozwalających na samodzielne przeprowadzanie kontroli trzeźwości pracowników oraz kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, o ile jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.

Pracodawcy, którzy zdecydują się na wprowadzanie kontroli trzeźwości, będą zobowiązani do określenia w aktach wewnątrzzakładowych (układ zbiorowy pracy, regulamin pracy, obwieszczenie) grupy lub grup pracowników podlegających kontroli oraz sposobu jej przeprowadzania, a także do zachowania odpowiednich zasad przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z kontrolą.

Kancelaria KPMG Law oferuje kompleksowe wsparcie w procesie implementacji nowych regulacji prawnych dotyczących pracy zdalnej i prewencyjnej kontroli trzeźwości. Rekomendujemy pracodawcom, którzy planują je u siebie wdrożyć, aby przystąpili do opracowywania wymaganych dokumentów i przeprowadzania uzgodnień jak najszybciej -  tak aby były one gotowe jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów. W przypadku pytań, zachęcamy do kontaktu.