Une nouvelle circulaire sur le télétravail a été publiée

Il est devenu évident que les employés continueront de télétravailler post-Covid. Il est alors important, tant pour l'employeur que pour l'employé, que les employés puissent travailler à domicile de manière efficace et confortable. Toutefois, le remboursement de certains frais de télétravail et la fourniture des équipements nécessaires posaient toujours question.

L'administration fiscale tente maintenant de clarifier sa position avec une nouvelle circulaire qui a pris effet le 1er mars 2021 et qui a été approuvée par l'ONSS (circulaire 2021/C/20 relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail). Dans cet article, nous allons examiner quelques nouveaux éléments provenant de cette circulaire.

La circulaire ne concerne que le télétravail organisé dans le cadre de journées de travail normales et exclut donc les salariés qui ne travaillent à domicile qu'en dehors des heures normales de travail (par ex. uniquement le soir ou le week-end). La circulaire ne s'appliquera pas non plus aux dirigeants d'entreprise ainsi qu’aux travailleurs soumis à des régimes spéciaux, tels que les cadres étrangers ou les employés travaillant dans le cadre d'un "Salary Split". Il est toutefois possible de soumettre une éventuelle demande de décision anticipée au Service des Décisions Anticipées en matière fiscale pour ces collaborateurs.

Un employeur peut accorder une indemnité forfaitaire de maximum 129,48 EUR par mois aux employés qui travaillent à domicile de manière structurelle et régulière. Pour le deuxième trimestre 2021, ce montant est temporairement porté à un maximum de 144,31 euros. Ce montant ne doit pas être réduit en cas de travail à temps partiel.

Ce qui est nouveau, c'est qu'une distinction quant au montant de l'indemnité de bureau octroyée peut désormais être faite sur base de la catégorie de personnel à laquelle appartient le collaborateur. Toutefois, une justification est nécessaire pour expliquer pourquoi une indemnité forfaitaire plus ou moins élevée est accordée à une catégorie particulière. Nous recommandons de justifier ces différents montants dans une « policy » ou de demander une décision anticipée à cet égard. En outre, la circulaire décrit également ce que l'on entend exactement par "travail à domicile structurel et régulier". La règle de base prévoit qu'il doit y avoir au moins 5 jours de travail à domicile par mois. En principe, l'indemnité forfaitaire ne peut pas être octroyée (même pas au prorata) s'il n'y a pas de télétravail structurel et régulier.

En outre, la circulaire détaille ce que couvre l’indemnité forfaitaire de bureau. En bref, il s’agit de toutes les dépenses encourues dans le cadre du travail à domicile, à l'exception des coûts liés à l’acquisition de mobilier de bureau et au matériel informatique. Il est à noter que, par le passé, les coûts liés à l’acquisition du mobilier de bureau étaient inclus dans l’indemnité forfaitaire. Il est à noter également que l’indemnité forfaitaire ne peut plus s'appliquer si l'une des dépenses de bureau, comme les cartouches d’encre ou l'électricité, fait déjà l’objet d’un remboursement.

L'administration fiscale confirme qu'il est possible de rembourser les dépenses suivantes en plus de l'indemnité forfaitaire de bureau :

• Un siège de bureau ;
• Une table de bureau ;
• Une armoire de bureau ;
• Une lampe de bureau fonctionnelle ;
• Un deuxième écran d’ordinateur ;
• Une imprimante et/ou un scanner ;
• Un clavier ;
• Une souris ou un pavé tactile ;
• Un casque téléphonique ;
• Un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un pc.

Une condition importante s'applique au siège de bureau, à la table de bureau, à la souris et au pavé tactile : ils ne peuvent être remboursés que s'ils sont également mis à disposition de l’employé dans des circonstances normales sur son lieu de travail. Comment cela peut-il être interprété en pratique ? La circulaire précise, par exemple, qu’une lampe de bureau design coûteuse ou qu’un grand écran d'ordinateur destiné au  « gaming » ne rentrent pas dans le champ d’application. Nous recommandons dans tous les cas de fixer un prix maximum raisonnable pour tous les meubles et appareils informatiques et de ne pas inclure de meubles design dans l’offre.

Les équipements ci-dessus ne peuvent être remboursés que s'ils sont basés sur des pièces justificatives réelles. En outre, l'investissement doit être nécessaire pour pouvoir exercer son activité professionnelle chez soi de manière normale. L'employé devra donc toujours fournir une facture à l'employeur afin que le remboursement puisse avoir lieu.

La circulaire fait également état de la durée normale d'utilisation de certains appareils et meubles afin d'éviter tout abus dans l’application de la mesure. Supposons qu'un employé présente une facture de 500 EUR pour l’achat un siège de bureau ergonomique. L’employeur peut alors choisir de rembourser ce montant en une seule fois (ce remboursement valant alors pour 10 ans) ou de le rembourser, par tranche, sur plusieurs années. Lorsque l’employé quitte l'entreprise avant l’expiration de la durée normale d’utilisation de l’investissement, celui-ci doit alors rembourser le « trop perçu », faute de quoi ce montant sera imposé comme un avantage de toute nature dans son chef.

La circulaire fait référence à la même liste d’équipements et aux mêmes conditions pour le remboursement du matériel de bureau que pour la mise à disposition de celui-ci. La mise à disposition du matériel par l’employeur présente de nombreux avantages. D'une part, c'est plus facile pour l'employé. D'autre part, l'employeur bénéficie généralement de réductions intéressantes. Il est également possible d'inclure cet avantage dans un plan cafétéria, de telle sorte que la mise à disposition du matériel reste neutre budgétairement pour l'employeur. L’accès doit être aussi aisé que possible ; il est dans l'intérêt de tous que l'employé puisse travailler à domicile dans les meilleures conditions possibles.

Aucun avantage en nature ne doit être pris en compte pour cette mise à disposition. Par conséquent, aucun précompte professionnel ni aucune sécurité sociale n’est due (à moins que les biens mis à disposition ne dépassent de manière déraisonnable les besoins du travail à domicile).

Lorsque l’employé quitte son emploi en étant autorité à conserver le matériel, il sera alors imposé sur un avantage en nature équivalent à la valeur résiduelle réelle du matériel mis à sa disposition. La contribution personnelle éventuelle du travailleur peut être déduite du montant de l’avantage.

La circulaire énumère également quelques autres indemnités forfaitaires :

• Le forfait Internet déjà existant de 20 EUR par mois ;
• Une nouvelle indemnité forfaitaire de 20 EUR par mois pour l'utilisation de l'ordinateur privé à des fins professionnelles dans le cadre du télétravail ;
• Une nouvelle indemnité forfaitaire de 5 EUR par accessoire privé (écran, imprimante, ...) utilisé pour l’activité professionnelle, avec un maximum de 10 EUR par mois.

Toutes ces indemnités sont considérées comme des remboursements de frais propres à l'employeur effectués dans le cadre du travail à domicile et doivent désormais être également mentionnées sur la fiche 281.10 du travailleur.

Cette circulaire change la donne. Il existe désormais des instructions claires concernant le remboursement et la mise à disposition de matériel pour le travail à domicile. Il incombe aux employeurs de mettre en œuvre correctement les prescrits de cette Circulaire et de veiller à ce que les employés puissent travailler de manière ergonomique, depuis leur domicile.

Nous recommandons d'examiner attentivement toutes les implications possibles de ces mesures : fiscales, juridiques, comptables et technologiques. Les aspects pratiques (ex : fournisseur, livraison et fin de service du collaborateur) doivent également être anticipés. L'équipe Reward de KPMG reste à votre disposition à cet égard.