5 conseils pratiques pour la mise en place du budget mobilité

À partir du 1er janvier 2026, les employeurs seront obligés de proposer un budget de mobilité aux travailleurs ayant droit à une voiture de société. Cette obligation découle de l’« accord de Pâques », dont l’objectif est de promouvoir une mobilité durable et d’offrir plus de flexibilité aux travailleurs dans leurs choix de déplacement. Il est important de noter qu’il s’agit pour l’instant d’une annonce issue de l’accord de Pâques : les textes définitifs n’ont pas encore été publiés.

Il convient donc de vérifier si la date d’entrée en vigueur sera bien le 1er janvier 2026 ou si les entreprises bénéficieront finalement d’un délai supplémentaire. De plus, il n’est pas encore établi si l’obligation s’appliquera à toutes les entreprises disposant d’au moins une voiture de société, ou s’il y aura un seuil minimum basé sur le nombre de travailleurs.

Cette obligation future ne signifie pas pour autant que les travailleurs pourront automatiquement y accéder. L’employeur fixe toujours les règles du jeu au moyen d’une politique interne. Inversement, les travailleurs ne sont pas obligés d’opter pour le budget de mobilité; il s’agit uniquement d’un droit, le choix final leur appartient.

En tant qu’employeur, il est essentiel d’être bien préparé à la mise en place du budget mobilité. Ce budget ne doit pas être isolé, mais intégré dans une politique de mobilité plus large, en cohérence avec les processus existants concernant le choix des voitures de société. La bonne nouvelle, c’est que la législation sur le budget de mobilité offre une grande flexibilité, permettant aux employeurs de le façonner selon leurs propres besoins.

Cependant, il est crucial de prendre des décisions éclairées, car de nombreux éléments peuvent influencer l’efficacité du budget mobilité. Forts de notre longue expérience en matière d’implémentation de budget mobilité, nous partageons dans cet article cinq points d’attention qui peuvent contribuer à une intégration réussie dans votre organisation:

L’obligation de proposer le budget mobilité laisse toujours une grande liberté aux employeurs pour définir leur politique. Il est donc primordial de mettre en place une politique claire et bien pensée, permettant d’encadrer et de communiquer efficacement les règles aux employés.

Par exemple, l’employeur peut décider, via la politique interne, que les travailleurs ne peuvent adhérer au budget de mobilité qu’à l’expiration de leur contrat de leasing actuel. Il est donc judicieux de réfléchir à cette future politique dès maintenant. Un travailleur dont le contrat de leasing arrive à échéance pourrait être tenté de le prolonger afin de pouvoir opter pour le budget de mobilité à partir de janvier 2026.

Il est également nécessaire de délimiter le champ d’application du budget mobilité. Il peut être opportun d’exclure certains profils via la politique — par exemple, ceux qui, en raison de la nature de leur travail, sont souvent sur la route et ont besoin de leur véhicule pour des déplacements professionnels. Dans ce cas,leur permettre de restituer complètement leur véhicule (étant donné que le choix du pilier 1 n’est pas légalement autorisé) ne serait souvent pas pertinent.

Une fois tout cela clairement défini, une annexe au contrat de travail peut être facilement rédigée, avec les mentions obligatoires, la date de début et le montant du budget.

Au-delà de la définition des règles dans la politique interne, il est crucial de réfléchir à une méthode de calcul du budget mobilité. Y a-t-il déjà des catégories de voitures définies selon les profils de fonction? La car policy mentionne-t-elle des montants de leasing ou des coûts totaux de possession (TCO)? Etc.

Comme il existe plusieurs méthodes de calcul, il est important de choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise et d’évaluer son impact sur les travailleurs.

Par exemple, si un travailleur reçoit actuellement une indemnité forfaitaire mensuelle pour les frais de voiture, celle-ci disparaît s’il opte pour le budget mobilité. Il peut être pertinent d’intégrer ce montant dans le budget ou au moins d’en informer clairement les travailleurs.

Le budget mobilité ne peut être utilisé qu’une fois défini. Lors de sa conception, il est crucial de réfléchir aux éléments qu’il contiendra, car chaque ajout peut impacter les processus internes et engendrer des charges administratives supplémentaires. Un exemple: le remboursement des frais de logement dans le pilier 2. Bien que ce remboursement ne soit en principe possible que pour les travailleurs vivant à moins de 10 km du lieu de travail, une option existe aussi pour ceux qui télétravaillent régulièrement (au moins 60 % du temps). Beaucoup d’entreprises excluent néanmoins cette possibilité pour éviter d’encourager le télétravail excessif.

À ce jour, l’accord de Pâques n’a pas modifié les piliers existants:

• Pilier 1 : la voiture
• Pilier 2 : les solutions de mobilité alternatives et les frais de logement
• Pilier 3 : le versement en cash

Proposer un budget mobilité ne signifie pas que les trois piliers doivent être activés. Il est par exemple possible de ne proposer que les piliers 2 et 3, ou de restreindre certaines options du pilier 2. Il est donc important de faire un choix réfléchi en fonction des besoins de l’entreprise et de ses travailleurs.

Si l’entreprise dispose déjà d’un plan cafétéria incluant des solutions de mobilité, il faut alors impérativement vérifier leur compatibilité avec le budget mobilité. Prenons l’exemple du leasing vélo, un avantage populaire dans les plans cafétéria. Dès qu’un travailleur opte pour le budget mobilité, il est conseillé de ne plus lui accorder de vélo via le plan cafétéria. En effet, le financement d’un nouveau vélo devra alors passer par le budget mobilité pour conserver l’avantage fiscal, à condition que le vélo soit utilisé pour les trajets domicile-travail.

Si un travailleur utilisant le budget de mobilité obtient quand même un vélo via le plan cafétéria (par exemple en échange de sa prime de fin d’année), le vélo perdra son statut fiscal avantageux. Sa valeur totale sera soumise aux cotisations sociales et à l’impôt.

Ce principe s’applique également à d’autres programmes de leasing vélo ou avantages (comme l’indemnité vélo). Ce sont là quelques exemples parmi d’autres. Sont-ils insurmontables? Non, mais il est essentiel de se faire accompagner par des experts pour éviter de commettre des erreurs.

Un des grands défis liés au budget mobilité est son impact administratif. Avec le temps, certains processus ne sont plus respectés, ce qui peut poser des problèmes de conformité.

Par exemple, pour le remboursement des frais de logement, le paiement est mensuel. Mais vérifie-t-on que le travailleur est bien le locataire inscrit sur le bail? Et que se passe-t-il s’il déménage à plus de 10 km du lieu de travail?

Premier conseil: limitez les options du budget mobilité pour simplifier les processus. Impliquez tous les départements concernés (RH, Comp & Ben, recrutement, fleet ou mobility manager, finance) dès l’implémentation, car les aspects comptables ou fiscaux peuvent aussi y jouer un rôle.

Et bien sûr: plus tout est automatisé, mieux c’est. Des applications de mobilité efficaces existent sur le marché pour automatiser les choix du pilier 2 et faciliter la gestion côté employeur. Pour les travailleurs, c’est plus pratique, et pour l’entreprise, cela permet de vérifier les documents (via l’IA, un consultant ou les deux) afin d’assurer la conformité en continu.

La mise en oeuvre obligatoire du budget mobilité soulève donc plusieurs points d’attention: une politique bien pensée, une annexe claire au contrat de travail, et la compatibilité avec d’éventuels plans cafétéria existants.

Une bonne préparation est donc essentielle pour un lancement réussi en 2026 !