Tout ce que vous devez savoir sur le plan cafétéria

Un plan de rémunération flexible ou plan cafétéria permet aux employés - dans le cadre fixé par l'employeur - de faire certains choix en matière de rémunération. Bien qu'il n'existe pas de définition unique d'un "plan cafétéria", précisément parce que son contenu peut varier considérablement, on estime généralement qu‘un de ses principes de base est l’utilisation, par l’employé, d’un certain budget (qui fait souvent partie de l'enveloppe salariale préexistante) pour effectuer d'autres choix qu'il juge plus appropriés.

Un exemple classique de plan cafétéria est la mise à disposition d’un vélo en leasing par un employeur. En règle générale, l'employeur ne propose pas de vélo de location à tous ses salariés. D'une part, parce que cela entraînerait un surcoût considérable et, d'autre part, parce que tout le monde n'est pas demandeur d'un vélo de location. Avec un vélo de location, l'employeur ne s'adresse qu'à un groupe limité de travailleurs, notamment parce que l'une des conditions de l'exonération (para)fiscale est l'utilisation régulière du vélo pour les trajets domicile-lieu de travail.

La solution est alors le plan cafétéria. L'employeur offre ainsi aux employés la possibilité d'utiliser un budget préexistant (comme la prime de fin d'année ou éventuellement le budget voiture lorsque l'employé a choisi une voiture de société moins chère que celle à laquelle il a droit) pour un vélo de location. Cette solution présente plusieurs avantages :

• elle reste neutre sur le plan budgétaire pour l'employeur (le coût salarial reste le même parce que le salarié n'échange qu'une partie de son enveloppe salariale existante contre quelque chose d'autre) ;
• il permet à l'employeur d'encourager l'utilisation d'une mobilité alternative (et plus verte) ;
• l'employé opte ou non pour le vélo de location ;
• le salarié optimise son package salarial en l’adaptant à ses besoins personnels et, dans de nombreux cas, en réalisant ses propres choix, le salarié utilise également le budget de manière plus avantageuse sur le plan parafiscal que s'il avait dû effectuer l'achat à titre privé. 

Le plan cafétéria est donc une solution gagnante pour toutes les parties.

Il est essentiel d'inclure le plan cafétéria dans la politique salariale globale de l'entreprise et de se poser la question de savoir pourquoi vous, en tant qu'entreprise, introduisez un plan cafétéria. En effet, il existe de nombreuses raisons de le mettre en place.

Le premier obstacle a été franchi : un plan cafétéria sera mis en route. Quels sont les principaux problèmes et défis à relever lors de la mise en place d'un tel plan ? Sur la base de notre expérience, nous vous proposons 10 conseils clés.

Lors de la mise en place d'un plan cafétéria, il est essentiel de déterminer les budgets qui conviennent le mieux à votre entreprise.

Plus concrètement, posez-vous la question : quels éléments de rémunération (extra-légaux) de l'enveloppe salariale existante pouvez-vous convertir en d'autres avantages ?

Cela dépend non seulement de la commission paritaire à laquelle appartient l'entreprise, mais diffère aussi d'un statut à l'autre (ouvriers, employés ou cadres) ou de la source de droit dans laquelle les éléments salariaux sont déterminés.

Souvent, les entreprises ont déjà une certaine idée de l'offre qu'elles souhaitent proposer au début de leur plan cafétéria.

Cela peut être dû à certaines situations spécifiques à l'entreprise, telles qu'une accessibilité difficile par les transports publics rendant le besoin d'une voiture plus important, ou au contraire, une localisation très centrale, plus difficile à atteindre en voiture et rendant les employés plus enclins à utiliser d'autres moyens de transport.

Mais d'autres éléments influencent également l’offre. Il suffit de penser à l'augmentation du travail à domicile à la suite de la pandémie de corona, qui a entraîné une hausse considérable de la demande d'équipements informatiques supplémentaires.

Un budget mobilité peut faire partie d'un plan cafétéria, mais pour cela il est important de bien comprendre la portée exacte de ce budget.

D'une part, il peut s'agir d'un budget de mobilité de l'entreprise, tel qu'un budget supplémentaire fourni par l'entreprise pour encourager des formes alternatives de mobilité, par exemple, en dehors d'une voiture de fonction.

D'autre part, il peut également s'agir du budget fédéral de mobilité, dont les règles exactes sont bien sûr réglementées par la loi et doivent être respectées. Une combinaison avec un plan cafétéria existant est possible, mais elle soulève certaines inquiétudes. Par exemple, une prime de fin d'année ne peut pas simplement être utilisée pour commencer à financer des éléments du pilier 2. Inversement, le budget fédéral de mobilité ne peut pas être utilisé pour des congés supplémentaires ou du matériel informatique.

C'est une question qui revient régulièrement et qui -est évidemment compréhensible. Après tout, chaque avantage doit avoir ses inconvénients, n'est-ce pas ?

Du côté de l'employeur, la principale préoccupation est la charge administrative qui est susceptible d’accompagner un plan cafétéria.

Il est donc essentiel d'accorder l'attention nécessaire aux points suivants lors du choix d'un fournisseur :

• Quels sont les services et l'assistance fournis, tant sur le plan du contenu que sur le plan technique ?
• Dans quelle mesure l'outil permet-il l'automatisation : facilité d'importation et d'exportation des données, communication avec le secrétariat social, automatisation des commandes de fournisseurs tels que les vélos ou les appareils multimédias, rapports, génération d'une pièce jointe au contrat pouvant être signée numériquement, etc. ?
• Simplicité : lors de la mise en place d'un plan cafétéria, il est préférable de commencer par un nombre limité d'avantages. De cette manière, vous limitez la charge de travail et vous l'étendez au fil des ans, une fois que le système est établi et connu à la fois des RH et des employés.

Veillez à vous faire conseiller par une personne expérimentée afin d'élaborer un plan cafétéria sur mesure pour l'entreprise, qui tienne également compte de la disponibilité des ressources humaines et d'autres membres du personnel pour la succession.

Du côté des employés, l'accent doit être mis sur une communication transparente. Ils doivent pouvoir évaluer parfaitement l'impact de leurs choix dans le plan cafétéria, on seulement sur leurs salaires, mais aussi dans d'autres domaines.

En effet, les options pour lesquelles vous ne payez pas ou moins de cotisations de sécurité sociale peuvent avoir un impact sur votre pécule de vacances de départ et sur l'accumulation de vos droits à la sécurité sociale.

Lorsque vous recevez une prime de fin d'année de manière traditionnelle, le salarié voit un montant brut sur la fiche de paie, mais les cotisations de sécurité sociale et le précompte professionnel sont déduits de ce montant. Le salarié se retrouve donc avec un montant net inférieur.

C'est précisément là que réside la force d'un plan cafétéria : si (une partie de) cette prime de fin d'année est désormais utilisée comme budget dans le plan cafétéria, le salarié consacre ce budget à d'autres avantages qui sont - dans de nombreux cas - moins lourdement taxés et/ou exonérés de cotisations de sécurité sociale. Il en résulte souvent un avantage net intéressant pour l’employé et donc un pouvoir d'achat accru.

L'inconvénient, bien sûr, est qu'aucune cotisation de sécurité sociale n'est alors perçue sur cette partie du budget dépensé et, en d'autres termes, aucune accumulation de vos droits sociaux tels que la pension légale ou les prestations de maladie et de chômage ne peut avoir lieu.

Toutefois, il est important de noter que tous les salariés ne seront pas concernés par cette mesure. En effet, l'acquisition de ces droits est plafonnée, ce qui signifie que seuls les salaires ne dépassant pas un certain plafond de revenus sont pris en compte pour ce calcul. Si vous gagnez plus que le montant du plafond (qui est indexé annuellement) et que vous participez au plan cafétéria, vos droits sociaux ne seront pas réduits car vous avez déjà accumulé des droits jusqu'au plafond. Tant que votre salaire brut n'est pas inférieur au plafond, il n'y a donc pas d'impact individuel.

Toutefois, l'impact est souvent minime. En effet, le plafond est atteint assez rapidement pour les prestations de maladie et de chômage, par exemple, alors qu'il est un peu plus élevé pour l'accumulation des droits à pension.

L'essentiel est d'informer correctement vos employés afin qu'ils puissent faire leur propre choix en connaissance de cause. Cela implique de mettre en balance l'impact (souvent minime) sur les prestations sociales et l'avantage net (relativement important) qu'ils peuvent actuellement en tirer sur la base de leurs choix dans le plan cafétéria comme, par exemple, un beau vélo électrique, du matériel informatique, une assurance maladie supplémentaire (qui offre à son tour une protection sociale supplémentaire à l'employé et à sa famille), etc.

En outre, le salarié doit également être bien informé des conditions de participation au plan cafétéria. Par exemple, pensez aux règles que vous fixez en tant qu'entreprise en matière d'horaires décalés, d'absences prolongées, etc.

En effet, ces événements impactent non seulement le budget disponible de l'employé, mais aussi entraînent le paiement d'une certaine redevance ou d'une valeur résiduelle par l'employé lors de la reprise d'un appareil ou d'un vélo. En effet, le travailleur ne devient pas immédiatement propriétaire au moment de sa sélection, précisément parce que l'avantage (para)fiscal est lié au fait que l'employeur le met à sa disposition pour une certaine période.  

L'introduction d'un plan cafétéria implique toujours un peu plus de travail pour les RH. Après tout, il s'agit d'un élément supplémentaire de l'enveloppe salariale.

Certes, le degré d'impact dépend fortement de l'approche que vous adoptez en tant qu'employeur, à la fois en termes d'offre mais aussi en termes d'outil.

Il est donc essentiel d'accorder l'attention nécessaire aux points suivants lors du choix d'un fournisseur :

• Quels sont les services et l'assistance fournis, tant sur le plan du contenu que sur le plan technique ?
• Dans quelle mesure l'outil permet-il l'automatisation : facilité d'importation et d'exportation des données, communication avec le secrétariat social, automatisation des commandes de fournisseurs tels que les vélos ou les appareils multimédias, rapports, génération d'une pièce jointe au contrat pouvant être signée numériquement, etc. ?
• Simplicité : lors de la mise en place d'un plan cafétéria, il est préférable de commencer par un nombre limité d'avantages. De cette manière, vous limitez la charge de travail et vous l'étendez au fil des ans, une fois que le système est établi et connu à la fois des RH et des employés.

Veillez à vous faire conseiller par une personne expérimentée afin d'élaborer un plan cafétéria sur mesure pour l'entreprise, qui tienne également compte de la disponibilité des ressources humaines et d'autres membres du personnel pour la succession.

En fonction des budgets et des avantages que vous offrez dans le cadre du plan cafétéria, un règlement devra être effectué pour le salarié.

D'une part, il convient d'examiner si le budget dépensé était effectivement "acquis" au moment du licenciement. D'autre part, il convient d'examiner si certains choix en cours doivent encore être abandonnés (vélo, matériel informatique, avantages sociaux, etc.).

En tant qu'employeur, la meilleure façon de gérer cette situation est de la définir dès le départ dans une politique et dans un éventuel avenant au contrat, que les employés doivent accepter au moment de leur choix.

Prenons l'exemple d'un vélo en leasing dont le contrat doit être résilié de manière anticipée lorsque le salarié quitte son emploi. Dans ce cas, le salarié a souvent le choix de devenir propriétaire du vélo, moyennant le paiement de la valeur à ce moment-là. Si le salarié ne souhaite pas reprendre le vélo, une indemnité de résiliation est souvent due à la société de leasing.

Là encore, lors de la mise en œuvre du plan, il est important de faire appel à un partenaire expérimenté, au fait de toutes les obligations et positions juridiques dans ce domaine.

Non, la rémunération flexible est également connue dans certains autres pays. Bien entendu, cela dépend de la mesure dans laquelle la législation nationale l'autorise.

Ainsi, un cadre juridique spécifique, connu sous le nom de "régime des frais de travail", a été créé aux Pays-Bas.

La rémunération flexible est également très répandue au Royaume-Uni et en Espagne, par exemple.

La manière dont la rémunération flexible est mise en œuvre varie d'un pays à l'autre. L'offre que nous proposons en Belgique ne peut donc pas être reprise telle quelle pour les entités étrangères. Cela implique toujours les analyses nécessaires de la législation locale.

En introduisant un plan cafétéria avec une offre diversifiée, vous disposez d'un atout supplémentaire pour accroître la satisfaction de vos employés. Bien entendu, un plan cafétéria n'est pas une panacée : s'il existe d'autres problèmes sous-jacents dans l'entreprise, vous ne retiendrez pas vos employés uniquement avec un plan cafétéria. Dans la pratique, nous constatons que la participation au plan augmente d'année en année. En bénéficiant des avantages adaptés à leurs propres besoins et exigences, les employés se sentent plus impliqués et engagés.

Il existe également des avantages à plus long terme, comme le vélo (souvent loué sur 3 ans) ou le multimédia (2-3 ans). Ici, les employés feront donc le choix conscient de financer l'appareil pendant cette durée et, le cas échéant, d'en devenir propriétaires par la suite. Il s'agit donc d'un engagement à plus long terme.