Les bases du plan cafétéria: 10 aspects pratiques

Notre expérience acquise dans le domaine du plan cafétaria nous amène à vouloir la partager et vous offrir un aperçu des bases d'un tel plan. Un plan cafétéria est un système grâce auquel l'employé dispose de la possibilité de composer son package salarial dans les limites du cadre développé par l’employeur. Dans ce cadre, l'employé est libre de choisir des avantages ainsi que d’adapter des avantages existants. Ces avantages sont généralement financés en créant du budget ou en renonçant à un budget existant.

La première étape est franchie et la décision est prise : vous mettez en place un plan cafétéria. Un bon démarrage est essentiel. Quelles sont les aspects à envisager et les principaux défis à relever? Voici 10 conseils importants.

Il semble logique de bien réfléchir à ce que l'on propose dans le plan cafétéria. Dans la pratique, nous constatons cependant que les entreprises décident parfois trop rapidement du contenu et prennent en compte de mauvais critères, tels que l'optimisation fiscale. Le champ d'application est pourtant l'une des décisions les plus importantes : quel budget et quels avantages incluez-vous ?

Le "pourquoi" est encore plus important que le "quoi". En tant qu'employeur, quel est l'objectif du plan cafétéria ? Pourquoi offrez-vous un avantage particulier ? Votre plan s'inscrit-il dans la politique de récompense stratégique de votre entreprise ? Essayez d'avoir une vue d'ensemble. Ooffrir un leasing de vélos dans le cadre d'un plan cafétéria est une bonne chose, mais penser à un parking pour vélos, à des douches et à une politique plus large en matière de vélos est encore mieux.

Une autre question importante est de savoir si vous désirez organiser une enquête pour demander à tous vos employés ce qu'ils veulent dans le plan de cafétéria. Dans certains cas, c'est souhaitable, mais c’est parfois risqué. D'une part, l'enquête peut créer de fausses attentes ; d'autre part, il est difficile de fournir des explications suffisantes sur les avantages possibles à l'aide d'un questionnaire. Une enquête peut s’avérer utile pour des sujets précis, tels que la mobilité.

Une alternative intéressante consiste à mettre en place un groupe de travail restreint composé d'un échantillon de travailleurs. Au sein de ce groupe, vous obtiendrez une contribution précieuse en expliquant correctement chaque avantage. En outre, ces collègues joueront le rôle d'"ambassadeurs" lors de la communication et du lancement du plan.

Le plan ne doit pas être trop étendu, ce qui entraînerait un stress supplémentaire pour vos employés. Chaque avantage supplémentaire se traduit également par un éventuel surcroît de travail pour les RH et une communication accrue. De plus, si vous commencez avec un plan plus limité, vous avez la possibilité de l'étendre ultérieurement. Les employés s'attendent à une mise à jour du plan cafétéria après deux ou trois ans.

Vous devez également trouver un bon équilibre entre l'offre et l'attrait du plan, qui doit être suffisamment intéressant pour tous les travailleurs. Il est absurde de proposer deux avantages si l'on sait d'avance qu'ils n'intéresseront qu'une poignée de travailleurs. Dans la pratique, nous constatons qu'un plan cafétéria comporte en moyenne trois à quatre avantages. Il en va évidemment de même pour les budgets.

Le risque que le plan cafétéria devienne un "silo" distinct au sein de la politique globale de récompense et de mobilité est important. Osez donc faire le lien avec les éléments existants. Saisissez l'occasion de rendre votre politique automobile également flexible et liez l'ensemble de votre politique de mobilité au plan cafétéria. Vous pouvez éventuellement inclure le budget automobile dans le plan cafétéria, de sorte que certains choix, comme la location d'un vélo, soient financés par le budget automobile. Le plan cafétéria ne doit toutefois pas se limiter à la mobilité. Il est interprété de manière encore plus large en le rendant applicable aux appareils informatiques ou aux assurances, par exemple.

La question de savoir si tous les collaborateurs ou seule une partie d’entre eux bénéficie du plan cafétéria est bien sûr également cruciale. En effet, commencer avec un échantillonnage des salariés se justifie dans certains cas.  La principale raison est d'ordre juridique : en Belgique, il n'est pas toujours possible d'utiliser le budget de manière flexible pour tout le monde. En outre, faire un essai avec un groupe limité s’avère parfois pratique ou moins complexe. Enfin, il n'est pas toujours utile de permettre à certains employés de bénéficier du plan cafétéria, comme les expatriés qui ne sont pas assujettis à la sécurité sociale belge.

Si vous excluez des groupes, il est important d'en communiquer clairement la raison. Ainsi, les employés savent pourquoi ils ne participent pas (encore) au plan et vous créez moins de frustration.

Il est essentiel de décider quand lancer le plan, en tenant compte de la période de mise en œuvre. Il faut prévoir suffisamment de temps pour implémenter et communiquer le plan. Le calendrier dépend également des budgets et des avantages qui y sont inclus.

En outre, vous devez également décider du moment où les employés effectuent un choix et de la durée de celui-ci. Travaillerez-vous avec un plan cafétéria prévoyant une période de choix, plusieurs ou aucune limitation ? Dans la pratique, une seule période est généralement utilisée. Le travail pour les RH est ainsi limité et l'accent n'est pas mis sur le plan cafétéria pendant toute l'année. Nous constatons qu'il est parfois préférable que les employés soient "obligés" de choisir au cours d'une certaine période. Les employés qui sont autorisés à choisir pendant toute l'année oublient parfois de le faire.

La question reste bien sûr de savoir ce qu'il advient des nouveaux employés ou des choix qui devraient être ouverts pour toute l'année, comme le budget de recharge sur l'application de mobilité ou la voiture de fonction. Nous voyons donc la tendance s'orienter vers une période de choix combinée : une période de choix fermée pour la plupart des avantages et une période de choix non restreinte pour d'autres avantages, principalement liés à la mobilité.

L’objectif de départ pour un plan de rémunération flexible est probablement la neutralité budgétaire. Cet objectif doit être pris en compte dès la phase de mise en œuvre du plan, car il peut avoir un impact sur divers éléments du plan cafétéria. Essayez d’envisager la neutralité budgétaire au sens large : non seulement tous les aspects fiscaux, mais aussi l'impact sur les autres coûts (charge de travail, administration et impact sur les avantages parafiscaux tels que, par exemple, les réductions pour les groupes cibles, l'exonération du précompte professionnel, etc.)

La neutralité budgétaire est atteinte de différentes manières : imputation des frais administratifs, réduction de la contribution de l'employeur ou prise en compte des coûts supplémentaires au niveau des prestations elles-mêmes.  Vous souhaitez en savoir plus ? Lire notre article sur un package salarial attractif sans coût supplémentaire.

Le paysage (para)fiscal et juridique belge de la rémunération flexible est extrêmement complexe. Il est donc recommandé de tenir compte de tous les enjeux lors de l'élaboration du plan. Les points d'intérêt ne se comptent pas sur les doigts d'une main et sont encore plus complexes en fonction du secteur d’activité de l'entreprise. Ce n'est qu'en prenant en considération tous les aspects (droit social, impôt des personnes physiques, sécurité sociale, impôt des sociétés, TVA et aspects comptables) qu'un plan cafétéria durable peut voir le jour. Dans certains cas, il est également opportun de conclure un ruling fiscal avec le Service des Décisions anticipées ou de demander une position à l'Office national de Sécurité sociale.

Réfléchir longuement aux conséquences négatives possibles du plan pendant sa mise en œuvre représente un exercice nécessaire : qu'en est-il en cas de départ, de démission, de retraite, de chômage temporaire, de maladie ou de vol ? Il est préférable d'y penser à l'avance et de prévoir une solution. Après tout, un employé doit pouvoir choisir en connaissance de cause. Il est donc important d'inclure l'impact d'un choix non seulement dans une politique, mais aussi dans la communication du plan.

La mise en œuvre d'un plan de cafétéria impacte plusieurs processus. Les ressources humaines et les salaires semblent logiques, mais il y a aussi les finances, la flotte, le marketing et le recrutement, par exemple.

Un plan cafétéria influe notamment  sur la comptabilité d'une entreprise. Par exemple, si un employé choisit un vélo avec la prime de fin d'année, le budget et l'avantage ne tombent pas dans la même année. Par conséquent, il se peut que l'on doive travailler avec des "charges à payer". Ce point doit être préalablement coordonné avec le service financier, afin de ne pas être mis devant le fait accompli après le lancement.

Essayez d'impliquer les collègues nécessaires dès le début. La pratique montre qu'ils apportent une contribution très précieuse sur l'impact potentiel d'un plan cafétéria et sur les processus futurs.