Principes de base du plan cafétéria : quel budget pour financer un vélo ou un téléphone?

Si le plan cafétéria se doit d’être neutre sur le plan budgétaire, il est bien sûr important que ses prestations soient financées par un budget. Après tout, un employé doit être en mesure de soumettre ou de créer un budget avant qu’un avantage puisse être choisi. Pour l’employeur Il s’agit donc de son premier défi. Dans cette quatrième contribution sur les principes d’un plan cafétéria, nous résumerons d’abord certains principes. Ensuite, nous nous concentrerons sur les formules les plus populaires. Pour chacune, nous énumérons ses avantages et ses inconvénients puis examinerons certains éléments-clefs.

Pour de nombreux employeurs, la recherche de budgets disponibles représente le plus grand défi. En effet, les obstacles juridiques et (para)fiscaux sont nombreux dont ce qu’on appelle la "hiérarchie des normes juridiques". En bref, cela signifie qu'il faut toujours regarder le niveau auquel le budget est réglementé pour savoir s’il peut être utilisé dans le plan cafétéria. En effet, en droit du travail, il existe une hiérarchie entre les différentes sources de droit. C'est-à-dire que rien ne peut être stipulé dans une source inférieure qui soit en contradiction avec une disposition d'une source supérieure. 

Par exemple, si le budget spécifique a été déterminé au niveau sectoriel dans une convention collective de travail déclarée d'application générale, vous ne pouvez pas y déroger au niveau de l'entreprise ou dans un contrat de travail individuel. En tant qu'employeur, vous devez également tenir compte de certains principes (para)fiscaux. Il y a encore beaucoup de points cruciaux à considérer, comme le moment du choix, mais nous y reviendrons plus en détail dans un autre article.

En général, il y a trois options. 

• D'une part, en tant que salarié, vous pouvez renoncer à un budget. Cela signifie que vous renoncez à un budget existant, auquel vous auriez en principe droit, en échange d'une autre prestation. 
• Dans certains cas, vous pouvez également créer un budget. Vous devrez alors ajouter quelque chose, comme des vacances ou une voiture, et le convertir en budget. 
• Une troisième possibilité consiste pour l'employeur à ajouter un budget spécifique dans le plan cafétéria, sans que l'employé ne doive sacrifier quoi que ce soit. Par exemple, un employeur ajoute un budget pour la mobilité dans le plan cafétéria afin que l'employé puisse le dépenser pour une mobilité alternative.

Certains plans cafétéria convertissent les budgets en crédits ou en points. L'utilité de ce système est plutôt limitée et nous n'y voyons que des inconvénients dans la pratique. Son plus grand inconvénient reste sa complexité pour l'employé. L'employé recalculera toujours les crédits en espèces, ce qui rend la simulation plus difficile. Les autorités appliquent également les mêmes règles, que les budgets de trésorerie soient calculés ou qu'il s'agisse d'une alternative. En outre, il n'est pas conseillé de mettre tous les budgets dans le même pot. Pour certains budgets, il est très important de retracer correctement à quelle prestation votre budget a été rattaché.

Dresser la liste de tous les budgets possibles est une tâche impossible. Nous nous limiterons donc à quelques possibilités de budgets populaires et à des principes généraux. Nous recommandons de toujours faire une analyse juridique et (para)fiscale approfondie pour voir s'il est possible d'inclure un certain budget dans le plan cafétéria ou le plan de mobilité flexible.

Il est certain que dans les faits, la prime de fin d'année demeure le budget le plus populaire inclus dans un plan cafétéria. Malheureusement, la prime de fin d'année n’est utilisée de manière flexible que dans certains secteurs. Pour cela, il faut soit que la prime de fin d'année n'ait pas été réglementée au niveau sectoriel (un exemple typique est le 14^e mois ou la prime de fin d'année versée aux cadres lorsque cela n'est pas prévu dans la convention collective de travail applicable), soit qu'il ait été déterminé au niveau sectoriel que cette prime puisse être échangée contre un avantage équivalent ou utilisée de manière flexible d'une autre manière.

Le principal avantage d'une prime de fin d'année réside en son impact administratif limité. Elle n'est versée qu'une seule fois au cours de l'année civile, ni la paie ni les processus administratifs ne s’en ressentent. De plus, étant récurrente, le budget est facilement employé pour des avantages à long terme.

Par contre, l'inconvénient de la prime de fin d'année est que, dans certains cas, son budget n'est pas suffisant pour financer un avantage particulier (par exemple, une voiture de société) ou que le droit à la prime de fin d'année n'est pas encore totalement acquis (par exemple, en cas de licenciement de l'employé dans les cinq ans).

Le salaire brut est également un budget très populaire. Le salaire brut est presque toujours présent en tant que budget dans un plan cafétéria, si certaines conditions sont remplies, comme les barèmes minimaux fixés au niveau sectoriel et la limite de 20 %. Cette limite est une condition de la législation selon laquelle la valeur des avantages alternatifs ne peut dépasser 20 % du salaire de base.

Le plus grand avantage du salaire brut est sa large application combinée à un budget élevé. Pour les travailleurs, c'est le seul moyen de créer un budget dans la plupart des cas. Cependant, il y a de nombreuses préoccupations. Bien sûr, nous devons tenir compte de l'impact administratif élevé, en particulier pour la paie. Mais aussi les nombreuses circonstances imprévues qui influent sur ce budget, par exemple le chômage temporaire. Essayez d'identifier correctement les points d'attention lors de la mise en œuvre.

Certains employés ont trop peu de vacances, tandis que d'autres en ont trop en permanence. Cette situation engendre beaucoup de frustration. Certains congés extra-légaux, c'est-à-dire des jours accordés au niveau de l'entreprise ou de l'individu, sont ainsi abandonnés et convertis en budget sous certaines conditions. Par contre, si ces jours sont utilisés pour un avantage à long terme, le salarié devra en principe y renoncer chaque année.

Sans le savoir, de nombreuses entreprises belges disposent déjà d'un plan cafétéria limité. En effet, de nombreux employés ont la possibilité de convertir (une partie) de la prime en "warrants". Il est possible d'étendre cette option et d'offrir à l'employé le choix de consacrer ce budget à d'autres avantages dans le cadre du plan cafétéria. Bien entendu, la prime peut toujours être versée en espèces.

Nous recommandons d'examiner attentivement la conversion de la prime sur le plan juridique et (para)fiscal. "Le timing est primordial", surtout lorsqu'il s'agit d'un bonus. En outre, il n'est pas certain qu'un employé reçoive un bonus chaque année, car il dépend des résultats. Ce problème se pose surtout si le bonus est échangé contre un avantage à long terme, tel qu'une voiture de société.

L'ajout du budget automobile à un plan cafétéria présente de nombreux avantages. Tout d'abord, vous offrez à l'employé un aperçu des coûts. Cela lui permet de créer un budget en prenant une voiture plus petite, voire pas de voiture du tout, ou en sélectionnant des options moins nombreuses. Bien entendu, si l'employé se contente de payer ce budget en espèces, la facture sera salée. En particulier pour les entreprises qui adoptent une approche plus soucieuse du coût total de possession, il est judicieux de laisser les employés simuler eux-mêmes, à l'aide d'un outil, la voiture qu'ils choisissent.

En tant qu'entreprise, vous pouvez envisager d'introduire le budget mobilité fédéral comme alternative au budget voiture via le plan cafétéria. Ces systèmes peuvent d'ailleurs parfaitement coexister.

Dans de nombreuses entreprises, certains employés ont droit à un smartphone. Il peut s'agir d'un smartphone standard ou d'un budget "bring your own device" (un budget qui permet à l'employé d'acheter son propre smartphone). Dans les deux cas, l'employeur peut choisir d'inclure ce budget dans un plan cafétéria. Cela permet aux employés de choisir eux-mêmes leur téléphone et éventuellement de le mettre à niveau. Cela évite à l'employé d'être frustré si l'entreprise a choisi un modèle moins cher ou une marque spécifique.

Dans la "guerre des talents", une prime de recommandation est très efficace. Pourquoi ne pas inciter vos propres employés à trouver des talents et les récompenser pour cela ? Toutefois, une prime de recommandation en espèces est lourdement imposée. Dans le plan cafétéria, l'employé choisit si cette prime est versée en espèces ou convertie en un autre avantage. En outre, c'est l'occasion de mettre en avant l'intéressante prime de parrainage.

Outre le budget automobile, il existe d'autres budgets liés à la mobilité. Dans de nombreuses entreprises, par exemple, il y a un gros problème de stationnement. Alors pourquoi ne pas valoriser ce parking et offrir aux employés la possibilité d'échanger le parking sous le bâtiment contre un parking un peu plus éloigné ? Les collaborateurs l’échangeraient par exemple contre un abonnement au parking de la gare.

Une autre option est le budget carburant. De nombreux travailleurs bénéficient encore d'un budget carburant illimité avec la voiture de société. Vous pouvez laisser les employés choisir de limiter ou de renoncer à ce budget pour en créer un autre. En tant qu'entreprise, vous avez ainsi plus de contrôle sur les frais de carburant (qui sont susceptibles d’augmenter). En effet, les frais de carburant sont de plus en plus pénalisés fiscalement.