En vista de la necesidad de aumentar la productividad y la eficiencia en la asistencia sanitaria y el creciente papel de la atención digital, es fundamental contar con un expediente clínico electrónico (ECE) de alto rendimiento. Sin embargo, no suele ser fácil acertar a la primera. La implantación de un sistema ECE suele ser la base de una importante transformación organizativa que afecta a casi todas las funciones de una empresa de atención sanitaria. En este artículo se analiza el valor de la planificación estratégica y la gestión de los programas y del cambio a la hora de implantar un sistema de ECE. También se ofrecen consejos prácticos para evitar los escollos habituales en los proyectos de ECE y un planteamiento estructurado para gestionar los riesgos.
Los expedientes clínicos electrónicos sustentan toda la cadena de valor de la prestación sanitaria, desde el registro del paciente y la programación de citas hasta la gestión y las transiciones de la atención, el alta y la facturación. Disponer de un ECE también es crucial a fin de prepararse para la digitalización actual y futura de la prestación de cuidados. La actividad organizativa en este ámbito se ha visto acelerada por la pandemia de COVID-19. Una encuesta global a 200 consejeros delegados de empresas de atención sanitaria en 2021 reveló que casi el 50 por ciento de los ejecutivos de esta área estaban revisando fundamentalmente sus enfoques a las historias clínicas electrónicas (HCE).
Dada la complejidad y el coste asociados a las implantaciones de ECE, puede resultar tentador para una organización sanitaria precipitarse en una implantación con la intención de realizar cambios repetitivos más adelante. Sin embargo, los atajos pueden no ser la mejor ruta. Según la experiencia de KPMG en el apoyo a estos proyectos en todo el mundo, buscar atajos en un proyecto de ECE puede afectar negativamente a la obtención de beneficios y provocar un trastorno organizativo más generalizado. En nuestra opinión, utilizar una estrategia de implantación sólida es clave para hacer las cosas bien a la primera, y resulta esencial para contribuir a facilitar el éxito, minimizar los retrasos y aumentar la satisfacción de los trabajadores sanitarios, así como para disminuir las posibilidades de que la funcionalidad del sistema se vea comprometida.
Cómo evitar los escollos más comunes en los proyectos de ECE
Gracias a la profunda experiencia de las firmas de KPMG a la hora de ayudar a organizaciones de todo el mundo a afrontar las complejidades de las implantaciones de ECE, nuestro objetivo es ayudar a las organizaciones sanitarias a hacer las cosas bien a la primera. A continuación les ofrecemos información sobre los escollos más comunes para las organizaciones que se embarcan en la implantación de un ECE y nuestra guía práctica sobre cómo pueden evitarlos.
Introducir un nuevo ECE es tanto un proyecto de gestión del cambio como un proyecto de software. Un nuevo ECE puede afectar a los procesos de trabajo de casi todas las personas que trabajan en el sistema sanitario. Cada decisión de diseño sobre cómo configurar y utilizar el ECE puede tener repercusiones tanto previas como posteriores en otros sistemas, procesos y flujos de trabajo. No reconocer el impacto sustancial de los riesgos de implantación en todas las fases de los procesos puede provocar más estrés en la plantilla, que a menudo ya aborda dificultades con las cargas de trabajo existentes. Es importante ayudar a la plantilla a aceptar el cambio, en lugar de rechazarlo. Estos proyectos brindan la oportunidad de implicar al personal médico y sanitario en el rediseño de funciones empresariales básicas para mejorar su flujo de trabajo. Pero una mala gestión de la magnitud del cambio podría provocar graves trastornos y riesgos para la organización.
Abordar la implantación de un ECE como un proyecto de configuración de software departamento por departamento probablemente dará lugar a complicaciones significativas en los procesos anteriores y posteriores. Estos riesgos son reales, ya que pueden repercutir en la rapidez y la calidad de la atención a los pacientes.
La implantación de un ECE es una oportunidad para mejorar radicalmente los flujos de valor que establecen vínculos en la organización. Las organizaciones deben mantener una perspectiva centrada en el cliente a la hora de pensar en el recorrido integral del paciente y en cómo debe fluir la información entre el personal médico y administrativo, así como dentro de los departamentos, las aplicaciones y las organizaciones asociadas externas.
Muchas organizaciones sanitarias no prestan la debida atención a la planificación, impartición y refuerzo de la formación sobre el ECE en el contexto de los flujos de trabajo «cotidianos», lo que puede mermar los resultados de su adopción. Lo ideal sería que las sesiones de formación didáctica se reforzaran con un seguimiento personalizado y un apoyo sólido y cercano en el momento de la puesta en marcha. Sin embargo, desde la pandemia, hemos observado un recurso excesivo a los métodos de formación virtual, con un apoyo mínimo a la presencial, y a veces ni siquiera estableciendo que la formación sea obligatoria. En nuestra opinión, la formación debe ser prioritaria y obligatoria: sin formación, no hay acceso. Otras consideraciones importantes relacionadas con la formación son la cobertura de sustitución cuando el personal médico está en formación, disponer de un número suficiente de formadores, organizar correctamente todos los turnos de trabajo y contar con una combinación de canales e instalaciones de formación para adaptarse a las distintas necesidades del personal médico y administrativo.
Las organizaciones sanitarias no deben subestimar las implicaciones de estos cambios en términos de modernización de las aplicaciones, gestión de datos, elaboración de informes y bueno gobierno de los datos. Un nuevo ECE puede requerir interacción con cientos de sistemas heredados, tanto internos como externos a la organización. Si no está configurado para compartir datos con otros sistemas, tanto dentro del sistema sanitario como con socios de confianza, el valor de la transformación habilitada por el ECE puede verse reducido. Otro atajo que adoptan muchas organizaciones consiste en «mejorar y trasladar» los expedientes existentes al nuevo sistema. Al igual que es necesario rediseñar los flujos de trabajo clínicos, también lo requieren los (normalmente) miles de expedientes heredados y la arquitectura de datos que los sustenta. Cuando un ECE se convierte en la nueva fuente única de certeza para una empresa, brinda la oportunidad de racionalizar los expedientes y redefinir las métricas operativas por las que deben rendir cuentas los responsables y los departamentos. También deben examinarse las políticas y los procesos de buen gobierno de datos, especialmente centrados en la calidad y la integridad de los mismos, ya que pueden constituir un punto de partida para acelerar el análisis avanzado más adelante.
Marco de riesgos y preparación para el RME
Una definición más precisa de «cómo debe ser la situación idónea» en cada ámbito proporciona un punto de referencia concreto para que las organizaciones sanitarias puedan compararse y evaluar honestamente su grado de preparación. En conjunto, estos nueve ámbitos constituyen la base de un plan de proyecto integral que ayudará a orientar y preparar a su organización para una implantación satisfactoria.
Los nuevos sistemas de ECE brindan una valiosa oportunidad para reimaginar la forma en que se presta la asistencia en las organizaciones sanitarias. Nuestra experiencia nos dice que, con una planificación y una gestión sólidas, es posible conseguir una implantación correcta a la primera. Este esfuerzo inicial puede evitar muchos quebraderos de cabeza en el futuro y garantizar que las organizaciones obtienen el máximo beneficio del proceso.
Principales conclusiones
Cómo puede ayudar KPMG
La implantación del expediente clínico electrónico es una tarea compleja y difícil. En KPMG, ayudamos a organizaciones y sistemas sanitarios de todo el mundo a afrontar las complejidades relacionadas con los sistemas de HCE y trabajamos con muchos proveedores de sistemas de este tipo para ofrecer implantaciones exitosas y sostenibles.
Los profesionales de KPMG pueden respaldar la planificación, el diseño, la construcción, las pruebas y los servicios de implantación, así como el seguimiento de los riesgos durante las implantaciones (incluido el uso del marco de riesgos y grado de preparación mencionado anteriormente).
