Förenkling och effektivisering av administration är avgörande för en välfungerande sjukvård och patientsäkerhet

Förändrad demografi, pressade offentliga finanser och administrativa fotbojor får konsekvenser för förutsättningar för en god produktivitet och ekonomi i hela sjukvårdssystemet. Medarbetare inom vård och omsorg lägger en stor tid av sin arbetstid på administration vilket minskar tiden som spenderas med patienterⁱ. Detta får konsekvenser på tillgängligheten i vården – patienter upplever att de tvingas vänta länge, ibland utan god och mottagaranpassad information. I dagsläget finns en stor mängd administrativ personal i sjukvården och dessa blir fler och fler. Att dra ner på den administrativa personalen kommer dock inte minska administrationen utan leda till att dessa arbetsuppgifter måste utföras av personal som annars kunde vara med patienter.

Förenkling och effektivisering av administration är avgörande för en välfungerande sjukvård och patientsäkerhet. Genom att hitta sätt att minska administrativa tidsödande aktiviteter skapas det utrymme för bättre vård och medicinering. Processer och system måste också fungera för (och faktiskt användas för) snabb uppföljning av vårdkvalitet, patientsäkerhet och personalens välmående. 

KPMG Sverige har idag ett dedikerat rådgivningsteam inom hälso- och sjukvård, med samlad kompetens från digitala, medicinska och ekonomiska förbättrings- och effektiviseringsprojekt inom både offentlig och privat sektor. Genom flertal projekt har vi stöttat organisationer i att minska den administrativa bördan, vilket har lett till större kostnadsbesparingar, förbättrade upplevelser och ett större fokus på kärnverksamheten. Från de organisationer vi har arbetat med ger vi praktiska exempel på hur värdeskapande administration kan bli verklighet i organisationen genom att:

• Prioritera mellan administrativa krav – Översyn av krav på mätning, redovisning och uppföljning samt patientrelaterad administration.

• Översyn av befintliga aktiviteter – Se över befintliga aktiviteter och ta bort moment eller uppgifter helt, utmana varför de görs och om de behöver utföras.

• Utveckla arbetsfördelningen mellan olika yrkesgrupper – Se över fördelningen av arbetsuppgifter mellan läkare och annan personal i syfte att stärka rätt kompetens för enskilda arbetsmoment.

• Optimera bemanningen utifrån patienternas behov – Läkarbemanningen på klinik/vårdcentralsnivå ska fungera i relation till patienternas behov och sökmönster.

• Förbättra IT-stöden – Säkerställ att IT-systemen fungerar som verktyg för personalen i arbetet och inte blir en extra belastning för personalen.

För att minska den administrativa bördan behöver de administrativa arbetsuppgifterna utmanas

Ska verkligen alla arbetsuppgifter utföras och om svaret på den frågan är ja, kan de göras mer effektivt? Ett antal frågor som sjukvården, och framför allt de som styr sjukvården idag behöver ställa sig är: För vem gör vi dessa arbetsuppgifter och skapar de värde? Finns det några arbetsuppgifter som vi kan låta bli att göra? Vad blir konsekvenserna om vi inte gör dem?

Beslutsfattare, inköpsfunktioner samt leverantörer behöver arbeta med ett antal olika perspektiv för att utmana och ändra nuvarande arbetssätt för att kunna klara framtidens behov:

• Effektivisering. Vilka möjligheter finns för att spara tid och tillgängliga medel med bibehållen (eller varför inte bättre) vårdkvalitet? Vilka åtgärder ger snabbast och mest effekt i förhållande till insats?

• Ändamålsenlig administration. Är det rätt ansvarsfördelning mellan olika yrkeskategorier och finns ett ändamålsenligt administrativt stöd så att personalens tid används rationellt?

• Kontinuitet. I ett alltmer splittrat och utspritt vårdlandskap med många olika aktörer och specialiteter - hur skapar vi sammanhållna patientresor och undviker administrativt dubbelarbete?

• Förändringsledning, styrning och implementering. Hur ser vi till att nya bättre sätt att arbeta faktiskt implementeras och följs? Hur undviker vi att långsiktig och hållbar verksamhetsutveckling inte blir nedprioriterad på grund av tidsbrist?

• Digitala verktyg. Hur bryter vi trenden med stora digitala administrationsmonster och hittar verktyg som skapar mer tid till patientmöten och faktiskt vård?

KPMG stöttar både privata och offentliga kunder inom hälso- och sjukvård med riskanalyser, transaktionsrådgivning, verksamhetsutveckling och förändringsledning. 

Healthcare-teamet på KPMG

ⁱEkonomirapporten, december 2022 (skr.se)