AI en Procesoptimalisatie

IT was ooit een synoniem voor starre, moeilijk aanpasbare systemen. Met de komst van nieuwe generaties Artificial Intelligence-toepassingen ontstaat er echter een flexibele wereld waarin gebruikers hun processen grotendeels zelf kunnen vormgeven. De kunst is enerzijds om die vrijheid optimaal te benutten zodat gebruikers hun ideeën direct kunnen realiseren en anderzijds om dat te doen in een samenwerking die afdelingen en processen overstijgt.

Artificial Intelligence biedt een schat aan nieuwe mogelijkheden – en die weelde wordt ook nog eens elke week groter. Dit wakkert het enthousiasme bij de voorlopers op dit gebied uiteraard stevig aan. In vrijwel elke sector ontstaat een andere dynamiek met kansen en risico’s. En in vrijwel elke sector krijgen organisaties sowieso te maken met de effecten van AI. De beste optie is dan ook om actief de lead te nemen door de mogelijkheden vol ambitie te onderzoeken. 

Het goed ontsluiten van die mogelijkheden is en blijft mensenwerk. Het goede nieuws daarbij is dat er niets minder dan een revolutie heeft plaatsgevonden in het gebruiksgemak van tools. Het concept Low Code / No Code is daarvan een belangrijke exponent en laat zien dat gebruikers steeds meer zelf aan het stuur kunnen komen te zitten bij het inrichten van IT. Het ontwikkelen van applicaties is hiermee een nieuwe fase ingegaan, met geheel nieuwe niveaus van gebruiksvriendelijkheid en met AI-tools die voor iedereen direct bruikbaar zijn. In feite kan elke zakelijke gebruiker met een basisopleiding en een klein beetje technische kennis nu zelf applicaties ontwikkelen. Kleine multidisciplinaire teams kunnen met ‘drag & drop’-functies, widgets en intuïtieve visuele modellering razendsnel toepassingen bouwen tegen een fractie van de traditionele budgetten.

Dat is de volgende stap in een technologische revolutie die de afgelopen jaren al zoveel procesinnovaties mogelijk maakte. Die volgende stap is technisch mooi, maar er is onderhuids nog een veel belangrijker reden waarom dit zo belangrijk is. Het echte voordeel is dat er meer vrijheid voor medewerkers ontstaat. Vroeger werden zij ‘ingeperkt’ in processen en workflows door IT-applicaties, nu kunnen ze steeds meer hun tools naar eigen wens vormgeven, problemen oplossen en oplossingen doorontwikkelen. Het effect: hun activiteiten worden effectiever, ze worden meer zelfvoorzienend, voelen zich meer erkend en hebben vaak ook nog meer plezier in hun werk. Zeker in tijden van krapte op de arbeidsmarkt is dit cruciaal.

Er gelden echter wel wat voorwaarden om dit volgende niveau te bereiken. 

Allereerst gaat het erom dat de genoemde mogelijkheden niet in isolement tot stand moeten komen. De aanpassingen die nu met onder meer AI binnen handbereik komen, maken het juist mogelijk om niet alleen kleine procesinnovaties vorm te geven, maar ook grotere stappen te zetten in de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie als geheel. Dat vraagt om een aanpak die functies binnen een organisatie overstijgt en in sommige gevallen ook om een aanpak die om samenwerking met andere organisaties vraagt. Een voorbeeld van dat laatste is het genereren van ESG-informatie in productie- en logistieke ketens. 

Het betekent ook dat beslissingen over procesoptimalisaties steeds minder een zaak worden van het (functioneel) management maar eerder van samenwerkende specialisten zoals proceseigenaren. Zij krijgen dus meer ontwikkelvrijheid. Maar die vrijheid is niet onbeperkt. Het blijft zaak om eenduidige spelregels te hanteren in de vorm van bijvoorbeeld geaccepteerde protocollen, standaarden, best practices, methodologieën, raamwerken en trainingsprogramma's, om de vruchten te kunnen plukken van de nieuwe generatie tooling en deze door de hele organisatie heen te kunnen schalen. Vanzelfsprekend moet daarbij ook aandacht zijn voor de risico’s, die onder meer liggen op het vlak van beveiliging en privacy. 

Precies door het formuleren van dergelijke spelregels kan de waarde van nieuwe AI-toepassingen goed en snel tot haar recht komen. Artificial Intelligence kan bijvoorbeeld een grote hulp zijn bij het bouwen van op maat gemaakte klantgerichte applicaties, maar is mogelijk niet geschikt voor IT die betrekking heeft op bedrijfskritieke of bedrijfsbrede systemen. Onze professionals helpen dan ook graag bij een snelle implementatie met directe resultaten, maar zien tegelijkertijd toe op het grotere plaatje waarbinnen AI de organisatie echt naar een volgend niveau kan tillen qua processen.