Incitants pour le travail en équipe et le travail de nuit

Les entreprises qui effectuent du travail de nuit et/ou en équipe peuvent obtenir une réduction substantielle des coûts salariaux pour leurs travailleurs par le biais du précompte professionnel, c’est notamment le cas pour les entreprises de secteurs tels que la logistique, la distribution, l'entreposage, la production, la chimie, etc. Mais bien sûr, pas d'exonération sans conditions et sans éventuel contrôle fiscal. Il est donc temps de se préparer !

Bien que le fait d'effectuer un travail de nuit ou en équipe semble assez simple à déterminer, c'est tout le contraire dans les faits. Dans la pratique et sur la base d'une jurisprudence stricte ainsi que de contrôles fiscaux, il existe une longue liste de critères à respecter pour que l'exonération puisse être appliquée à juste titre.

Ainsi, alors que la majorité des entreprises appliquent cette dispense comme une simple "case à cocher", cela crée en réalité un risque substantiel sans une préparation minutieuse à un contrôle fiscal qui peut survenir jusqu'à 5 ans plus tard. Dans la pratique, le secrétariat social est souvent chargé de "cocher la case". Cela sans vérifier des conditions telles que le contenu du travail et les équipes qui effectuent un travail similaire, l'ampleur du travail et le nombre de travailleurs par équipe, le libellé de la prime d'équipe, etc. 

Ce manque de sensibilisation et de préparation de la part des entreprises s'est déjà traduit par le passé par des remboursements importants en cas de contrôle fiscal. Lorsque le contrôle fiscal commence, un délai de réponse d'un mois est généralement accordé pour un questionnaire très complet, qui comprend toujours une liste de questions relativement complexes. Répondre à une ou plusieurs questions de manière incomplète ou non conforme à l'avis de l’administration fiscale peut rapidement conduire à devoir rembourser un montant important de la dispense, voire le montant total dans de nombreux cas. 

Un exemple de condition problématique est la condition selon laquelle une prime de nuit ou d'équipe doit être accordée aux travailleurs éligibles. Bien que cela semble assez simple - et cela l'était dans le passé - une jurisprudence très stricte a rendu cette condition particulièrement crutiale. La prime d’équipe ou de nuit ne doit donc être accordée qu'aux salariés effectuant un travail en équipe ou de nuit et, inversement, ne doit pas être accordée aux salariés n'effectuant pas ce type de travail. Mais qu'en est-il des salariés à qui l'on demande de travailler en régime de jour et qui conservent leur prime ? Et qu'en est-il des travailleurs proches de la retraite qui cessent de travailler en équipe mais conservent leur prime d'équipe pendant un certain temps ?

En outre, un changement législatif intervenu en 2022 a déjà introduit des exigences supplémentaires pour la prime d’équipe ou de nuit. Dans un premier temps, une partie de ces exigences a déjà été mise en œuvre en 2022, à savoir l'introduction d'une prime d’équipe minimale de 2 % et d'une prime de nuit minimale de 12 %. Pour la deuxième partie, la date d'échéance a été fixée au 1er avril 2024. Les entreprises ont désormais jusqu'à cette date pour s'assurer que leur prime d’équipe ou de nuit est clairement inscrite dans une convention collective de travail, dans le règlement de travail ou dans le contrat de travail. Si ce n'est pas le cas, la prime n'est plus considérée comme une prime d’équipe ou de nuit et, par conséquent, l'entreprise n'a plus droit à l'incitant à partir du 1er avril 2024 ! 

Ainsi, compte tenu de la jurisprudence stricte et des contrôles fiscaux concernant la prime et de la date limite du 1er avril 2024, il est temps, si nécessaire, de modifier et d'inclure par écrit votre prime d’équipe ou de nuit ! Si vous n'agissez pas, vous risquez de perdre la totalité de l'incitant et donc d'augmenter considérablement le coût salarial de vos travailleurs !

Outre la prime d’équipe, il existe encore une longue liste de conditions à respecter. Disposez-vous par exemple d’outils ou de documents permettant de prouver, en cas de contrôle fiscal, que vos équipes sont égales ou comparables en termes de nombre de travailleurs ? Savez-vous comment présenter le contenu des différentes équipes et départements à un inspecteur fiscal ? 

Chez KPMG, nous disposons d'une équipe dédiée qui possède une grande expérience en la matière, tant du point de vue fiscal que du point de vue du droit du travail. N'hésitez pas à nous contacter pour des modifications spécifiques de votre prime d’équipe ou de nuit, pour une analyse de l'état de préparation en cas de contrôle fiscal ou d’une assistance pour ce contrôle, pour une analyse de risque, pour la mise en place d'outils de contrôle, etc.