Circulaire « variant bis » publiée

Le 30 juillet 2025, la circulaire tant attendue a été publiée, apportant des clarifications supplémentaires sur la réglementation relative à la dispense de versement du précompte professionnel pour le travail en équipe et de nuit. Cette circulaire se concentre spécifiquement sur la méthode de calcul et les modalités d’application du « variant bis », introduit par la loi du 12 mai 2024.

Le variant bis a été instauré à la suite d’un arrêt de la Cour constitutionnelle du 8 février 2024, qui avait adopté une interprétation très stricte de la condition d’effectif égal entre équipes.

Cette interprétation rigoureuse a généré de l’incertitude pour les entreprises bénéficiant de la mesure : même de petites différences dans la taille des équipes, par exemple en cas de maladie ou d’absence, risquaient d’entraîner une exclusion totale de la dispense. Pour lever cette incertitude et éviter que la dispense ne devienne une mesure « tout ou rien », le législateur a introduit le variant bis. Désormais, l’exigence d’effectif égal est remplacée par un facteur correctif proportionnel, tenant compte des écarts dans la taille des équipes.

Le variant bis reste d’application jusqu’à fin 2026, dans l’attente d’une réforme approfondie du régime. Il est important de noter que cette mesure s’applique rétroactivement à partir de l’année de revenus 2021 et pour toutes les années suivantes.

Depuis la publication de la loi du 29 mai 2024, de nombreuses incertitudes subsistaient quant à sa mise en œuvre pratique. Cette circulaire était donc très attendue. Bien qu’elle apporte certaines clarifications, plusieurs points de discussion importants ne sont pas totalement résolus et pourraient même susciter de nouveaux débats défavorables aux entreprises. Voici un aperçu des principaux éclaircissements :

1. Tolérance administrative (écart de 10 %) :

L’administration applique une tolérance administrative permettant d’utiliser la variante classique tant que la différence d’effectif entre équipes successives ne dépasse pas 10 %. Ce pourcentage se calcule comme suit : la différence entre le nombre de membres de la plus grande et de la plus petite équipe, divisée par le nombre de membres de la plus grande équipe.

Exemple : une équipe du matin de 100 travailleurs suivie d’une équipe du soir de 95 travailleurs reste dans la tolérance de 10 % et peut donc encore bénéficier de la dispense classique. Cette évaluation se fait jour par jour et par système d’équipes. Si l’écart ne dépasse jamais 10 % sur un mois, l’employeur peut appliquer la dispense classique pour ce mois.

Un seul jour avec un écart supérieur exclut l’application de cette tolérance ! Il est important de noter que cette limite peut être dépassée si l’écart résulte de circonstances indépendantes de la volonté de l’employeur (exemple : absence due à un accident sur le chemin du travail). Cette exception risque-t-elle de rendre la tolérance inopérante ?

2. Coefficient de personnel :

Outre la tolérance, l’administration permet aussi d’appliquer la dispense classique si un coefficient de personnel est utilisé. Ce coefficient est un ratio structurel prenant en compte les absences normales (maladie, congé, formation) et permettant de garantir une présence minimale (souvent dans un système continu). Si le nombre de présents varie mais que la production et le fonctionnement restent constants, la condition de « même travail en volume » est respectée et la dispense classique reste applicable. Les modalités concrètes d’application restent à préciser par l’administration.

Exemple : une entreprise fonctionne en deux équipes de 8 personnes, mais prévoit un coefficient de 1,25 pour pallier les absences. Certains jours, 7 personnes travaillent le matin et 9 l’après-midi. Tant que la capacité de production et l’organisation sont maintenues, cette différence reste acceptable, même au-delà de la tolérance de 10 %.

3. Choix explicite pour le traitement de l’équipe de nuit:

La circulaire permet aux entreprises de choisir de considérer leur organisation comme un système à trois équipes ou comme deux équipes + nuit. Cela offre plus de flexibilité pour limiter l’impact du facteur correctif, notamment si l’équipe de nuit est plus petite. Il peut alors être avantageux d’appliquer la dispense pour travail de nuit à l’équipe de nuit, sans que cela soit considéré comme un abus fiscal, et en respectant la règle du tiers. Cette option peut avoir un impact financier significatif.

4. Autres conditions : prime d’équipe et chevauchement maximal :

La circulaire rappelle que les conditions relatives à la prime d’équipe et au chevauchement maximal restent essentielles. L’administration fiscale indique que ces éléments seront vérifiés en priorité, avant d’examiner le facteur correctif ou d’autres critères.

Compte tenu du durcissement de la jurisprudence, il est plus que jamais nécessaire d’analyser en détail la prime d’équipe et les autres conditions. Beaucoup d’entreprises appliquent des règles historiques qui ne sont plus conformes aux attentes actuelles.

La circulaire fournit également des instructions et clarifications pratiques sur l’application de la dispense, tant sous le régime classique que sous le variant bis. Outre les règles de calcul, des exemples concrets sont fournis. Voici quelques points importants :

• Les entreprises doivent évaluer chaque mois si leur système relève de la dispense classique ou du variant bis. Pour les systèmes bis, un facteur correctif est appliqué selon les écarts de volume de travail.
• La circulaire propose des exemples de calcul pour les systèmes à deux ou trois équipes et pour le travail du week-end.
• Une seule correction est appliquée par mois pour tous les systèmes bis, mais la dispense classique peut aussi être appliquée si certaines équipes remplissent les conditions.
• L’exigence d’au moins un tiers du travail mensuel en équipe doit être calculée séparément pour chaque type de dispense.
• La circulaire insiste sur le fait que l’organisation des équipes à des fins purement fiscales est considérée comme un abus. La structure doit toujours être justifiée opérationnellement.

Chez KPMG, nous avons une équipe dédiée avec une vaste expérience dans ce domaine, tant du point de vue fiscal que du droit du travail. Nous pouvons vous aider à :

• Analyser et actualiser les accords existants ;
• Mettre en œuvre des outils de suivi ;
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