El pasado 5 de mayo de 2020, la DIAN a través de la Resolución No. 000042 reglamentó el Artículo 616-1 del Estatuto Tributario y los artículos 1.6.1.4.1 a 1.6.1.4.28 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 y las demás disposiciones vigentes en materia de facturación electrónica.

A continuación, se explican los principales aspectos que contiene la Resolución:

1.     Obligados y no obligados a expedir factura y/o documento equivalente

Estarán obligados a expedir factura de venta: (i) los responsables de IVA; (ii) responsables del impuesto al consumo; (iii) los comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, (iv) los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales; (iv) tipógrafos y litógrafos, y (v) los contribuyentes del régimen SIMPLE de tributación.

Por su parte, excluye expresamente de la obligación expedir factura o documento equivalente a (i) los bancos, corporaciones financieras, compañías de financiamiento; (ii) cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades., (iii) personas naturales no responsables de IVA o no responsables del impuesto al consumo, (iv) empresas de transporte urbano o metropolitano de pasajeros, (v) las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con estos ingresos; (vi) las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA con ingresos inferiores a 3.500 UVT; y (vii) los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

2.     Requisitos de la factura electrónica de venta

a.     Estar denominada expresamente como “factura electrónica de venta”.

b.     Apellidos y nombre/ razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio.

c.     Identificación del adquirente con apellidos y nombre/ razón social y NIT. En caso de que el adquirente no suministre su NIT, registrar el número de identificación del vendedor o prestador o, en defecto de este el número “222222222222” o, la frase “consumidor final” a falta de sus nombre y apellidos; en estos casos además habrá que registrar la dirección de venta o prestación del servicio si se realiza fuera de la sede del negocio del facturador.

d.     Numeración consecutiva autorizada por la DIAN, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia.

e.     Fecha y hora de la generación.

f.      Fecha y hora de expedición corresponde a la de su validación de la DIAN, salvo que no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos o cuando se utilice el procedimiento de facturación electrónica con reporte acumulado, en cuyo caso se tendrá la fecha y hora de la generación.

g.     Entregar al adquirente la factura en el formato electrónico de generación con el documento electrónico de validación los cuales se deben incluir en el contenedor del documento, salvo que no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos.

h.     Indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se traten de los bienes vendidos del artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos si aplican, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.

i.      Forma de pago (contado o a crédito, y plazo).

j.      Medio de pago cuando el pago es de contado, indicando si se trata de efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta débito, transferencia electrónica y otro medio que aplique.

k.     Indicar la calidad de agente retenedor de IVA, autorretenedor de renta, de gran contribuyente o contribuyente del Régimen SIMPLE, según corresponda.

l.      Discriminación del IVA, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.

m.   Firma digital del facturador electrónico.

n.     Código único de factura electrónica (CUFE).

o.     Código QR que dirige a la página web de la DIAN sobre factura electrónica.

p.     Los requisitos establecidos en el Anexo Técnico vigente.

q.     Identificación del fabricante del software, nombre del software y del proveedor tecnológico, si aplica.

En el caso de las facturas de talonario o de papel con la denominación expresa de “factura de venta de talonario o de papel” a través del formato pre-impreso con la inclusión de algunos requisitos o a través de sistemas informático electrónicos; y debe cumplir con los mismos requisitos enunciados, salvo por aquellos arriba señalados en los literales f), g), m), n) y p), y deberá incluirse el Código QR, en caso de expedirse a través de sistemas informáticos electrónicos. [BD1]

3.     Anexo Técnico vigente-

El Anexo Técnico vigente es la versión 1.7-2020 que se encuentra actualmente publicado en la página web de la DIAN. En caso de existir modificaciones o nuevos anexos técnicos, estos se publicarán por dicho medio y los sujetos obligados podrán adoptarlos hasta en los 3 meses siguientes a su publicación.

Los facturadores electrónicos actuales contarán con 30 días calendario a partir de la fecha de publicación de dicha resolución para adoptar el Anexo Técnico 1.7-2020 de facturación electrónica de venta.

4.     Calendarios de implementación

a.     De acuerdo con el código CIIU de la actividad económica principal inscrita en el RUT:

Grupo	Fecha máxima para empezar a expedir factura electrónica de venta	Código CIIU (2 primeros dígitos, salvo que sean divisiones 46 y 47 en cuyo caso son 3 primeros dígitos)
1	15 de junio de 2020	05 al 09, 58 al 63 y 94 al 96
2	1° de julio de 2020	10 al 15, 464, 475, 476, 477 y 479.
3	4 de agosto de 2020	71 al 75 y 86 al 88
4	1° de septiembre de 2020	69, 70, 84, 463, 471, 472, 473 y 478
5	1° de octubre de 2020	16 al 33, 35 al 39, 64, 65, 66, 68 y 85
6	1° de noviembre de 2020	01, 02, 03, 45, 77 al 82, 90 al 93, 461, 462, 465, 466, 469 y 474
7	1° de noviembre de 2020	41, 42 43, 49 al 53, 55 y 56
8	1° de noviembre de 2020	Otras actividades no clasificadas previamente

 

Para todos los grupos la fecha de inicio de registro y habilitación en el servicio informático de validación previa de factura electrónica de venta es el 15 de mayo de 2020.

a.     Calendario para otros sujetos obligados:

Grupo	Fecha máxima para empezar a expedir factura electrónica de venta	Código CIIU (2 primeros dígitos, salvo que sean divisiones 46 y 47 en cuyo caso son 3 primeros dígitos)
1	15 de junio de 2020	Sujetos indicados en las resoluciones: - 00072 del 29/11/2017 - 000010 del 6/02/2018 - 012635 del 14/12/2018
		Otros sujetos que a la entrada en vigencia de la resolución 042 (06 de mayo de 2020) se encuentren habilitados como facturadores electrónicos, excluyendo los que se encuentren en el grupo 2.
2	1° de octubre de 2020	Entidades del estado y entidades prestadoras de servicios públicos reguladas por la Ley 142 de 1994 y ss.
		Empresas de telefonía fija conmutada y local móvil en el sector rural reguladas en la Ley 1341 de 2009, Art. 73, inciso 3
		Sujetos que correspondan a instituciones educativas (personas naturales o jurídicas) autorizadas, que desarrollen la actividad CIIU Sección P. Educación, División 85.
		Personas jurídicas que desarrollen actividades de seguros y títulos de capitalización. Actividad CIIU Sección K, Divisiones 64 a 66.
		Personas naturales que desarrollan la función notarial, autorizadas de conformidad con el Decreto 960 de 1970 o sus modificaciones.
3	1° de noviembre de 2020	Personas naturales obligadas a expedir factura electrónica de venta cuyos ingresos brutos en el año anterior o en curso sean superiores a 3500 UVT e inferiores a 12000 UVT.

 

Para todos los grupos la fecha de inicio de registro y habilitación en el servicio informático de validación previa de factura electrónica de venta es el 15 de mayo de 2020.

a.     Calendario de implementación permanente

Existe un único grupo (Grupo 1) conformado por los sujetos que adquieran la obligación de expedir factura electrónica de venta con posterioridad a la entrada en vigencia de la Resolución 42 (06 de mayo de 2020), los cuales contarán con 2 meses a partir del momento en que adquieran la obligación para iniciar el registro y procedimiento de habilitación en el servicio informático y empezar a expedir factura electrónica de venta.

b.     Régimen SIMPLE

Los sujetos que a la fecha de entrada en vigencia de la Ley 2010 del 27 de diciembre de 2019 se encuentren inscritos en el RUT bajo el Régimen SIMPLE el plazo para adoptar fue hasta el primero (1) de mayo de 2020. Para los nuevos inscritos tiene un plazo de dos (2) meses a partir de la inscripción como Régimen Simple en el RUT.

1.     Documentos equivalentes

Podrán expedirse documentos equivalentes únicamente en las situaciones ya reguladas por el artículo 1.6.1.4.6. del DUR, indicando los requisitos a cumplir en cada una de ellas. En todo caso, se indica que la implementación de los documentos equivalentes electrónicos deberá realizarse a más tardar el 30 de junio de 2021, materia que será objeto de reglamentación por la DIAN en una resolución posterior.

2.     Factura electrónica como soporte fiscal

Para la procedencia de costos y deducciones del impuesto sobre la renta y de impuestos descontables en IVA, deberá cumplirse con los requisitos señalados para las facturas electrónicas, facturas en papel o talonario, o para documentos equivalentes según corresponda, de conformidad con el artículo 771-2 del E.T, es decir, incluyendo los requisitos establecidos en el Anexo Técnico vigente.

Asimismo, el porcentaje máximo de operaciones que podrán soportarse sin factura electrónica en el año 2020 es del 30%, pero empezará aplicar entre el periodo del 2 de noviembre al 31 de diciembre de 2020.

3.     Facturación para bienes cubiertos

 

En el caso de los bienes cubiertos con la excepción especial de IVA (3 días al año sin IVA), deberá facturarse electrónicamente -salvo que se presenten inconvenientes tecnológicos en cuyo caso podrá facturar en papel o talonario-, el adquirente debe suministrar su número de identificación o NIT y, se debe señalar la forma y medio de pago. En caso de que aún no se haya cumplido la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de acuerdo con el calendario, podrán hacer uso de la implementación anticipada.

4.     Otros aspectos relevantes

a.     El alcance de la validación previa realizada por la DIAN es de la verificación de los requisitos establecidos en la resolución, pero en todo caso indica que serán responsables sobre la exactitud, contenido y cumplimiento de requisitos formales y sustanciales el facturador electrónico y los demás responsables de su generación, transmisión, expedición y recepción. Además, será responsabilidad del adquirente revisar que cumpla con los requisitos que exige el artículo 771-2 (procedencia de costos y gastos) y los demás que exija la ley para que tengan valor probatorio.

b.     Existirá un servicio de consulta del estado de autorización de la numeración de las facturas en la página web de la DIAN.

c.     Los facturadores electrónicos, deberán cumplir con unos lineamientos mínimos para garantizar la interoperabilidad tales como: (i) Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión, validación, expedición, recepción y registro como título valor de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás sistemas de facturación, de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta»; (ii) Utilización de lenguajes de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos y; (iii) otros criterios que se fijen en el Anexo Técnico Vigente.

d.     Los softwares dispuestos por el obligado a facturar deberán garantizar la interacción de la información con los inventarios de bienes, sistemas de pago, IVA, impuesto al consumo, impuesto al consumo de bolsas plásticas, retención en la fuente practicada, contabilidad y otra información que se solicite en los anexos técnicos.

e.     Se crea el registro de la factura electrónica de venta considera título valor (RADIAN) en el cual se registrarán los eventos que determine el anexo técnico correspondiente a esos efectos, el cual, además determinará el procedimiento aplicable. Este registro comprende entre otros los eventos de aceptación, acuse de recibo, endoso electrónico, anulación, mandato, notificación y avales. El RADIAN será aplicable cuando la DIAN expida el Anexo Técnico para estos efectos.

f.      Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en relación con esas actividades, deben iniciar la expedición en el sistema de facturación que les corresponda en 1° de septiembre de 2020, pero en caso de tratarse de facturación electrónica deberán seguir en todo caso el calendario correspondiente.