Alles wat je wilt weten over een cafetariaplan

Een flexibel verloningsplan of cafetariaplan biedt werknemers de mogelijkheid om – binnen het kader dat door een werkgever is vastgelegd – bepaalde keuzes te maken in het verloningspakket. Hoewel er geen eenduidige definitie bestaat van ‘een cafetariaplan’, is het algemene idee dat werknemers met een budget (vaak een deel van hun huidige loonpakket) zelf keuzes kunnen maken die beter bij hen passen.

Een klassiek voorbeeld van een cafetariaplan is de leasefiets die een werkgever ter beschikking kan stellen. Een werkgever zal doorgaans niet aan alle werknemers een leasefiets aanbieden. Enerzijds omdat dit zou resulteren in een aanzienlijke bijkomende kost, anderzijds zit niet iedereen te wachten op een leasefiets. Ook door de voorwaarde van regelmatig woon-werkverkeer als vereiste voor de (para)fiscale vrijstelling, is een leasefiets als arbeidsvoorwaarde slechts haalbaar voor een beperkt aantal werknemers.

In zulke situaties kan een cafetariaplan de oplossing bieden. De werkgever biedt in dat geval de mogelijkheid aan de werknemers om een bepaald bestaand budget (zoals de eindejaarspremie of eventueel wagenbudget wanneer de werknemer een goedkopere bedrijfswagen heeft gekozen dan degene waarop hij recht heeft) in te ruilen voor een leasefiets. Dit heeft verschillende voordelen:

• het blijft budgetneutraal voor de werkgever (de loonkost blijft gelijk want de werknemer ruilt enkel een deel van zijn bestaand loonpakket in voor iets anders);
• de werkgever kan hiermee het gebruik van een alternatieve (groene) mobiliteit stimuleren;
• de werknemer kan zelfkiezen of hij of zij de leasefiets neemt; en
• de werknemer optimaliseert het loonpakket door het meer te laten aansluiten bij zijn of haar persoonlijke behoeften. Vaak kan de werknemer hierbij het budget ook op een parafiscaal voordeligere manier aanwenden dan wanneer men de aankoop privé had moeten doen. 

Een cafetariaplan is dus een win-win voor alle partijen. 

Het is essentieel om het cafetariaplan mee te nemen in het strategische loonbeleid van de onderneming. Daarnaast moet je als onderneming de vraag te stellen waarom een cafetariaplan invoert. Er zijn immers heel wat redenen om voor een cafetariaplan te kiezen.

De eerste horde is genomen; er werd beslist om met een cafetariaplan te starten. Wat zijn nu de voornaamste aandachtspunten en uitdagingen bij de start van een cafetariaplan? Vanuit onze ervaring delen we 10 belangrijke tips.

Het is cruciaal om bij de start van een cafetariaplan na te gaan welke budgetten nu net voor jouw onderneming bruikbaar zijn. Concreet wil dit zeggen: welke (extralegale) loonelementen van het bestaande loonpakket mogen we omzetten in een andere voordelen? Dat is niet enkel afhankelijk van het paritair comité waaronder de onderneming ressorteert, maar kan ook verschillen van statuut tot statuut (arbeiders, bedienden of kaderleden) of van de rechtsbron waarin de loonelementen zijn bepaald.

Vaak hebben bedrijven al een idee van het aanbod dat ze willen bij de start van hun cafetariaplan. Dit kan te maken hebben met specifieke bedrijfssituaties, zoals een moeilijke bereikbaarheid met het openbaar vervoer, wat de behoefte aan een auto vergroot. In andere gevallen kan het juist omgekeerd zijn, waarbij een onderneming zeer centraal gelegen is en werknemers eerder geneigd zijn alternatieve vervoersmiddelen te gebruiken vanwege de moeilijke bereikbaarheid met de auto.

Daarnaast kunnen andere factoren ook invloed hebben op het aanbod, bijvoorbeeld het toegenomen thuiswerken waardoor de vraag naar extra IT-materiaal enorm is gestegen.

Een mobiliteitsbudget kan een onderdeel uitmaken van een cafetariaplan. Daarvoor is het wel belangrijk om goed te begrijpen wat de precieze scope van dit budget is.

Enerzijds kan het gaan om een bedrijfseigen mobiliteitsbudget, zoals een extra budget dat door de het bedrijf wordt voorzien om bijvoorbeeld alternatieve vormen van mobiliteit te gaan stimuleren, los van een bedrijfswagen.

Anderzijds kan het hier ook gaan om het federaal mobiliteitsbudget, waarvan de precieze regels wettelijk bepaald zijn. Een combinatie met een bestaand cafetariaplan is mogelijk, maar er zijn wel wat aandachtspunten. Zo mag een eindejaarspremie bijvoorbeeld niet zomaar worden gebruikt om elementen van pijler 2 te gaan financieren. Omgekeerd mag het federaal mobiliteitsbudget dan weer niet worden ingezet voor bijvoorbeeld extra verlof of IT-materiaal.

Langs werkgeverszijde is de grootste bezorgdheid de administratieve last die gepaard kan gaan met een cafetariaplan. Het is daarom cruciaal om bij de keuze voor een provider voldoende aandacht te besteden aan:

• de dienstverlening en ondersteuning, zowel op inhoudelijk maar ook technisch vlak.
• de automatisatie die de tool voorziet, zoals het importeren en exporteren van gegevens, communicatie met het sociaal secretariaat, automatische bestellingen van fietsen of multimediatoestellen bij providers, het genereren van rapporten, het opstellen van contractbijlagen die digitaal kunnen worden ondertekend, etc.
• de opstartprocedure: bij de opstart van een cafetariaplan is het raadzaam te beginnen met een beperkt aantal voordelen. Zo blijft de workload beheersbaar en kun je geleidelijk uitbreiden in de loop der jaren, zodra het systeem ingeburgerd en bekend is bij zowel HR als de werknemers.

Een cafetariaplan moet altijd op maat van het bedrijf worden opgemaakt en moet rekening houden met de beschikbaarheid van HR en andere medewerkers voor de opvolging ervan. Daarom laat je je best begeleiden door een ervaren partij.

Langs werknemerszijde is vooral transparante communicatie belangrijk. Zij moeten perfect kunnen inschatten wat de impact zal zijn van hun keuzes in het cafetariaplan, niet enkel op hun loon, maar ook op andere vlakken.

Het is immers zo dat keuzes waarop je geen of minder sociale zekerheidsbijdragen betaalt, een impact kunnen hebben op je vertrekvakantiegeld en de opbouw van je socialezekerheidsrechten. Wanneer je een eindejaarspremie op de klassieke manier ontvangt, dan ziet een werknemer op de loonbrief een brutobedrag maar vervolgens worden hier socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing op ingehouden. Hierdoor houdt een werknemer een heel stuk minder netto over.

Daar ligt nu net de kracht van een cafetariaplan: wanneer (een deel van) deze eindejaarspremie nu kan gebruikt worden als budget in het cafetariaplan, kan de werknemer dit budget gaan spenderen aan andere voordelen die – in veel gevallen – minder zwaar belast worden en/of vrijgesteld zijn van sociale zekerheidsbijdragen. Dit creëert dan vaak een mooi netto voordeel voor de werknemer en dus meer koopkracht.

De keerzijde hiervan is natuurlijk dat er dan op dat deel van het gespendeerde budget geen sociale zekerheidsbijdragen worden geïnd en er dus geen opbouw kan gebeuren van je sociale rechten, zoals wettelijk pensioen of een ziekte- en werkloosheidsuitkering.

Niet elke werknemer zal hierdoor beïnvloed worden, aangezien de opbouw van deze sociale rechten geplafonneerd is. Het loon wordt slecht tot een bepaald inkomstenplafond mee in rekening  genomen voor deze berekening. Als je meer verdient dan het plafondbedrag (dat jaarlijks geïndexeerd wordt) en deelneemt aan het cafetariaplan, zullen je sociale rechten niet verminderen, omdat je al het maximum hebt opgebouwd. Zolang je brutoloon dus niet onder het plafond komt, heeft dit geen individuele impact. Over het algemeen is de impact echter vaak minimaal, aangezien het plafond vrij snel wordt bereikt voor bijvoorbeeld ziekte- en werkloosheidsuitkeringen, terwijl het plafond voor pensioenopbouw iets hoger ligt.

Het is vooral belangrijk om je werknemers goed te informeren, zodat ze zelf een weloverwogen keuze kunnen maken. Ze moeten de afweging begrijpen tussen de impact op sociale uitkeringen en de nettovoordelen van het cafetariaplan, zoals een elektrische fiets of extra gezondheidsverzekeringen. Daarnaast moeten ze op de hoogte zijn van de voorwaarden, zoals regels bij uit dienst gaan of langdurige afwezigheid. Werknemers moeten begrijpen dat ze vaak niet direct eigenaar zijn van de gekozen items, omdat het fiscale voordeel verbonden is aan de terbeschikkingstelling ervan door de werkgever gedurende een bepaalde periode.

De invoering van een cafetariaplan zal altijd wat meer werk met zich meebrengen voor HR. Het is immers een bijkomend onderdeel van het loonpakket.

De mate van impact is weliswaar zeer afhankelijk van de aanpak die je als werkgever kiest, zowel naar aanbod maar ook qua tool.

Het is daarom cruciaal om voldoende aandacht te spenderen aan de volgende zaken bij de keuze voor een provider:

• de dienstverlening en ondersteuning, zowel op inhoudelijk maar ook technisch vlak.
• de automatisatie die de tool voorziet, zoals het importeren en exporteren van gegevens, communicatie met het sociaal secretariaat, automatische bestellingen van fietsen of multimediatoestellen bij providers, het genereren van rapporten, het opstellen van contractbijlagen die digitaal kunnen worden ondertekend, etc.
• de opstartprocedure: bij de opstart van een cafetariaplan is het raadzaam te beginnen met een beperkt aantal voordelen. Zo blijft de workload beheersbaar en kun je geleidelijk uitbreiden in de loop der jaren, zodra het systeem ingeburgerd en bekend is bij zowel HR als de werknemers.

Een cafetariaplan moet altijd op maat van het bedrijf worden opgemaakt en moet rekening houden met de beschikbaarheid van HR en andere medewerkers voor de opvolging ervan. Daarom laat je je best begeleiden door een ervaren partij. 

Afhankelijk van de budgetten en voordelen die je aanbiedt in het cafetariaplan, zal een afrekening moeten gebeuren voor de werknemer.

Enerzijds moet bekeken worden of het gespendeerde budget effectief ‘verworven’ is op het moment van ontslag. En anderzijds moet bekeken worden of er nog bepaalde lopende keuzes zijn die stopgezet moeten worden (fiets, IT-materiaal, extralegale verlofdagen, etc.)

Hoe je hiermee omgaat als werkgever, bepaal je best vooraf in een policy en eventueel contractaddendum waarmee de werknemers op het moment van hun keuze akkoord moeten gaan.

Denk bijvoorbeeld aan een leasefiets waarvan het contract vroegtijdig moet worden stopgezet bij uit dienst van de werknemer. In dit geval heeft de werknemer vaak de keuze om de fiets toch al in eigendom over te nemen, mits betaling van de marktwaarde op dat moment. Wil de werknemers de fiets toch niet overnemen, dan is in veel gevallen een verbrekingsvergoeding verschuldigd aan de leasemaatschappij.

Ook hier is het van belang om bij de invoering van het plan een ervaren partner onder de arm te nemen die op de hoogte is van alle wettelijke verplichtingen en standpunten op dit vlak.

Neen, ook in bepaalde andere landen is flexibele verloning gekend. Dit hangt natuurlijk af van de verschillende nationale wetgevingen. De manier waarop het flexibel verlonen wordt ingevuld, verschilt land per land. Het aanbod dat we in België voorzien, kan dus niet zomaar één op één worden gekopieerd voor buitenlandse entiteiten. Dit vereist altijd de nodige analyses van de lokale wetgeving.

Door een cafetariaplan in te voeren met een gediversifieerd aanbod, beschik je over een extra troef om de tevredenheid van je medewerkers te verhogen. Natuurlijk is een cafetariaplan geen wondermiddel. Als er andere onderliggende problemen zijn, zal je je medewerkers niet kunnen overtuigen met enkel een cafetariaplan. In de praktijk merken we wel dat de deelname aan het plan quasi jaar op jaar stijgt. Door voordelen aan te bieden die op maat zijn van hun eigen noden en behoeften, voelen medewerkers zich meer betrokken en geëngageerd.

Daarnaast zijn er ook voordelen die een langere looptijd hebben, denk maar aan een fiets (vaak geleased over 3 jaar) of multimedia (2 à 3 jaar). Werknemers zullen hier dus bewust een keuze maken om gedurende deze looptijd het toestel te financieren en desgevallend erna in eigendom over te nemen. Dit vereist dus een meer langdurig engagement.