Cafetariaplan basics: met welk budget financier je nu die fiets of smartphone?

Als het cafetariaplan budgetneutraal moet zijn, is het uiteraard belangrijk dat de voordelen in het plan gefinancierd worden met een budget. Een werknemer moet immers budget kunnen inleveren of creëren vooraleer een voordeel gekozen kan worden. De eerste uitdaging van een werkgever is dus de zoektocht naar beschikbare budgetten. In deze vierde bijdrage over de beginselen van een cafetariaplan geven we eerst een samenvatting van enkele principes. Daarna zoomen we in op de meest populaire budgetten. Bij elk budget sommen we de voor- en nadelen op en bekijken we enkele aandachtspunten.

Voor veel werkgevers is de zoektocht naar beschikbare budgetten de grootste uitdaging. Er zijn immers heel wat juridische en (para)fiscale hindernissen. Het grootste struikelblok is de zogenaamde ‘hiërarchie der rechtsnormen’. Kort samengevat betekent dit dat je steeds moet bekijken op welk niveau het budget geregeld wordt om te weten of het budget ingezet kan worden in het cafetariaplan. In het arbeidsrecht bestaat er immers een hiërarchie tussen verschillende rechtsbronnen. Dat wil zeggen dat er in een lagere bron niets kan worden bepaald dat in strijd is met een bepaling van een hogere bron. Indien het specifieke budget bijvoorbeeld vastgelegd werd op sectorniveau in een algemeen verbindend verklaarde cao, kan je hier niet zomaar van afwijken op niveau van de onderneming of in een individuele arbeidsovereenkomst. Ook dien je als werkgever rekening te houden met enkele (para)fiscale principes en zijn er nog heel wat cruciale aandachtspunten, zoals het tijdstip van de keuze, maar daar gaan we in een andere bijdrage verder op in.

In het algemeen zijn er drie mogelijkheden.

• Enerzijds kan je als werknemer budget inleveren. Dit betekent dus dat je een bestaand budget, waar je in principe recht zou op hebben, inlevert om in te ruilen voor een ander voordeel.
• In sommige gevallen kan je ook budget aanmaken. Dan ga je meestal ook iets moeten inleveren, zoals bijvoorbeeld vakantiedagen of een wagen, en zet je dit om in een budget.
• Een derde mogelijkheid is dat je als werkgever een specifiek budget toevoegt in het cafetariaplan, zonder dat de werknemer iets moet inleveren. Een werkgever zou bijvoorbeeld een budget voor mobiliteit kunnen toevoegen in het cafetariaplan, zodat de werknemer dit vervolgens kan uitgeven aan alternatieve mobiliteit.

In bepaalde cafetariaplannen worden budgetten omgezet in credits of punten. Het nut hiervan is eerder beperkt en wij zien in de praktijk alleen maar nadelen. Het grootste nadeel is de complexiteit die een creditsysteem voor de werknemer veroorzaakt. De werknemer zal de credits toch steeds herrekenen in cash, wat het moeilijker maakt om te simuleren. Ook de autoriteiten passen dezelfde regels toe ongeacht of er met cashbudgetten wordt gerekend of met een alternatief. Het is bovendien niet aan te raden om alle budgetten in dezelfde pot te steken. Het is voor bepaalde budgetten zeer belangrijk dat je achteraf goed kan traceren aan welk voordeel je budget gelinkt was.

Alle mogelijke budgetten oplijsten is een onmogelijke opdracht. We beperken ons daarom tot enkele populaire budgetmogelijkheden en algemene principes. Wij raden aan om steeds een grondige juridische en (para)fiscale analyse te laten doen om te bekijken of het mogelijk is om een bepaald budget op te nemen in het cafetariaplan of flexibel mobiliteitsplan.

De eindejaarspremie is in de praktijk toch steeds het meest populaire budget dat in een cafetariaplan wordt opgenomen. Helaas kan de eindejaarspremie slechts in bepaalde sectoren flexibel worden ingezet. Daarvoor is het een vereiste dat de eindejaarspremie ofwel niet op sectorniveau werd geregeld (een typisch voorbeeld is hier de 14e maand of een eindejaarspremie die betaald wordt aan kaderleden terwijl dit niet voorzien is in de geldende cao) of dat er op sectorniveau werd bepaald dat de eindejaarspremie kan ingeruild worden voor een gelijkwaardig voordeel of op een andere manier flexibel kan worden ingezet.

Het grote voordeel van een eindejaarspremie is vooral de beperkte administratieve impact. De eindejaarspremie wordt maar 1x uitbetaald gedurende het kalenderjaar, waardoor de impact op payroll en administratieve processen vermindert. Daarnaast is de eindejaarspremie wel recurrent, zodat dit budget gemakkelijk ingezet kan worden voor lange termijnvoordelen.

Een nadeel van de eindejaarspremie is dat het budget in sommige gevallen niet volstaat om een bepaald voordeel te financieren (bijvoorbeeld bij de bedrijfswagen) of dat het recht op de eindejaarspremie nog niet altijd volledig verworven is (bijvoorbeeld ingeval van ontslag door de werknemer binnen de 5 jaar).

Ook het brutosalaris is een zeer populair budget. Brutosalaris is dan ook bijna altijd inzetbaar als budget in een cafetariaplan, indien voldaan is aan bepaalde voorwaarden zoals de minimumbarema’s die op sectorniveau werden bepaald en de 20%-limiet. Deze limiet is een voorwaarde in de wetgeving op basis waarvan de waarde van de alternatieve voordelen niet meer mag zijn dan 20% van het basisloon.

Het grootste voordeel van het brutosalaris is de ruime toepassing in combinatie met een hoog budget. Voor arbeiders is het in de meeste gevallen de enige mogelijkheid om budget te creëren. Er zijn echter heel wat aandachtspunten. Uiteraard moeten we rekening houden met de hoge administratieve impact, vooral voor payroll. Maar ook de talloze onvoorziene omstandigheden die een impact kunnen hebben dit budget, bijvoorbeeld tijdelijke werkloosheid. Probeer de aandachtspunten tijdens de implementatie al goed in kaart te brengen.

Sommige medewerkers hebben te weinig vakantiedagen, maar andere werknemers hebben er steeds te veel. Dat kan leiden tot heel wat frustraties bij medewerkers. Bepaalde extralegale vakantiedagen, i.e. dagen die toegekend zijn op ondernemingsniveau of individueel niveau, kunnen onder bepaalde voorwaarden ingeleverd worden en omgezet worden in een budget. Het belangrijkste aandachtspunt is hier dat als deze dagen ingezet worden voor een lange termijnvoordeel, de werknemer in principe elk jaar de dagen zou moeten inleveren.

Zonder het te weten hebben heel veel Belgische bedrijven al een beperkt cafetariaplan. Veel werknemers hebben immers de mogelijkheid om (een deel van) de bonus om te zetten in ‘warrants’. Het is mogelijk om deze keuzemogelijkheid uit te breiden en de werknemer de keuze te bieden om dit budget ook te besteden aan andere voordelen in het cafetariaplan. Uiteraard kan de bonus ook nog steeds in cash uitbetaald worden.

Wij raden aan om de omzetting van de bonus juridisch en (para)fiscaal goed te bekijken. “Timing is everything” en dat zeker bij een bonus. Bovendien is het ook niet zeker dat een werknemer elk jaar een bonus ontvangt, dit hangt immers af van de resultaten. Dit is vooral een aandachtspunt indien de bonus wordt ingeruild voor een lange termijnvoordeel, zoals een bedrijfswagen.

Het wagenbudget toevoegen aan een cafetariaplan biedt veel voordelen. Ten eerste bied je de werknemer inzicht in het budget. Dat laat de werknemer toe om budget te creëren door een kleinere wagen of zelfs geen wagen te nemen of om eventueel voor wat minder opties te kiezen. Als de werknemer dat budget gewoon uitbetaalt als cash, komt er natuurlijk wel een stevige rekening. Zeker voor bedrijven die overstappen naar een meer kostenbewuste TCO-benadering, is het een goed idee om werknemers via een tool zelf te laten simuleren welke wagen zij kiezen.

Als alternatief op het wagenbudget via het cafetariaplan, kan je als onderneming ook overwegen om het federaal mobiliteitsbudget in te voeren. Deze systemen kunnen bovendien ook perfect naast elkaar bestaan. 

In veel ondernemingen hebben bepaalde werknemers recht op een smartphone. Dat kan een standaardsmartphone zijn of dat kan een zogenaamd ‘bring your own device’-budget zijn (een budget waarmee de werknemer zelf een smartphone kan kopen). In beide gevallen zou de werkgever ervoor kunnen opteren om dit budget in een cafetariaplan in te brengen. Dat geeft werknemers de mogelijkheid om zelf een smartphone te kiezen en eventueel te upgraden. Daardoor vermijd je frustraties bij werknemers indien het bedrijf voor een goedkoper model of voor een specifiek merk heeft gekozen.

In de ‘war for talent’ is een referral premie zeer effectief. Waarom niet je eigen medewerkers inschakelen om talenten te vinden en hen daarvoor te belonen? Een cash referral premie wordt echter zwaar belast. Een mogelijkheid is om dit budget op te nemen in het cafetariaplan. De medewerker kan dan zelf kiezen of dit cash wordt uitbetaald of omgezet in een ander voordeel. Bovendien vormt dit een mogelijkheid om de interessante referral premie in de spotlights te zetten.

Naast het wagenbudget zijn er ook nog andere budgetten die gelinkt zijn aan mobiliteit. Bij veel ondernemingen is er bijvoorbeeld een groot probleem inzake parking. Waarom dan deze parking niet waarderen en de mogelijkheid bieden aan de werknemers om de parkeerplaats onder het gebouw in te ruilen voor een parkings iets verderaf? De werknemer zou het bijvoorbeeld kunnen inruilen voor een abonnement op parking aan het station.

Een andere mogelijkheid is het tankbudget. Veel werknemers genieten nog van een onbeperkt tankbudget bij de bedrijfswagen. Je zou de werknemers ervoor kunnen laten kiezen om dit budget te beperken of in te leveren en zo budget te creëren. Het voordeel is dat je als onderneming ook meer controle hebt over de (eventueel stijgende) tankkosten. Fiscaal worden tankkosten immers meer en meer bestraft.