KPMG Flex Reward Tool

Een goed digitaal platform is onmisbaar voor een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk verlonings- en mobiliteitsplan. Onze Flex Reward Tool zorgt dan ook voor een win-winsituatie voor werkgever en werknemer.

Met de KPMG Flex Reward Tool kan u flexibel verlonen, mobiliteit en extralegale voordelen op maat aanbieden en deze zelfs combineren met een Total Reward Statement.

De intuïtieve online verloningstool kan volledig gepersonaliseerd worden, zowel op het vlak van budgetten en voordelen maar ook qua kleuren, lettertypes en afbeeldingen.

Dankzij de expertise van KPMG is de tool steeds up-to-date met alle relevante wetgeving en zorgen innovatieve interfaces voor heel wat automatisatie van administratieve processen.

Elke werknemer heeft andere behoeften. Om aantrekkelijk te blijven op de arbeidsmarkt moeten organisaties vandaag de dag voldoen aan de diverse moderne behoeften van hun werknemers.

Via onze Flex Reward Tool kunnen medewerkers het totale beschikbare budget raadplegen, eventueel bijkomende budgetten creëren en vervolgens omzetten in alternatieve voordelen. De tool geeft onmiddellijk de impact van de gemaakte simulaties en keuzes weer zodat medewerkers in alle vrijheid hun loonpakket zelf kunnen beheren en bijsturen naargelang hun behoeften.

Een one-size-fits-all-oplossing voor verloning is niet meer van deze tijd. De werknemerspopulatie wordt steeds diverser. Behoeftes van medewerkers veranderen per generatie en doorheen de tijd. Daarnaast willen mensen ook zelf meer persoonlijke keuzes maken op het vlak van verloning.

Via de Flex Reward Tool kunnen werknemers zelf het loonpakket samenstellen dat het beste bij hun behoeften past. Daarom is binnen de tool ruimte voor allerlei vormen van alternatieve verloning. Denk bijvoorbeeld aan bijkomend IT-materiaal, pensioensparen, een fiets, aanvullende gezondheidsverzekeringen en extra vakantiedagen.

Communicatie is cruciaal. Daarom is de Flex Reward Tool zo ontwikkeld om optimaal in te zetten op duidelijke communicatie. Bij elk voordeel kan een gepersonaliseerde uitleg en duidelijke, praktische infofiches geplaatst worden. Werknemers weten zo bijvoorbeeld precies wat er gebeurt met hun fietsleasing als ze uit dienst treden of wat de fiscale en financiële gevolgen zijn indien ze kiezen voor een smartphone of een tablet. De verschillende voordelen en bijhorende implicaties op het loonpakket zijn meteen duidelijk. Daardoor maken werknemers weloverwogen keuzes en stijgt hun gevoel van betrokkenheid.

De Flex Reward Tool automatiseert de bijhorende processen. Daardoor verminderen de administratieve lasten voor uw medewerkers en uw HR-afdeling. Bepaalde keuzes worden bijvoorbeeld pas geactiveerd en verwerkt op het moment dat de werknemer alle noodzakelijke informatie in de tool heeft opgeladen. Op basis van die keuzes wordt er automatisch een bijlage aan de arbeidsovereenkomst gegenereerd die de werknemers digitaal kunnen ondertekenen. Uw HR-afdeling moet dan alleen nog de keuze goedkeuren.

De tool houdt ook rekening met alle berekeningen voor belastingen en sociale zekerheid. Dit gebeurt onder meer door uitgebreide interfaces met externe systemen van leveranciers. Hierbij garanderen regelmatige software-updates dat alle geautomatiseerde processen gebeuren volgens de meest recente regels en wetswijzigingen.

In veel organisaties is er een groeiende belangstelling voor flexibele mobiliteit. De focus komt steeds meer op duurzamere en alternatieve mobiliteit te liggen. De KPMG Flex Reward Tool speelt dan ook in op de nieuwe mobiliteitstrends en het mobiliteitsbudget. Dit kan zowel een bedrijfseigen vorm van mobiliteitsbudget zijn, als het federale mobiliteitsbudget.

Een mobiliteitsbudget geeft uw medewerkers zelf de mogelijkheid om te kiezen welk type vervoer ze het liefst willen gebruiken. Daardoor werkt een mobiliteitsbudget duurzamere en milieuvriendelijkere mobiliteitsoplossingen in de hand.

Via de Flex Reward Tool kunnen uw medewerkers hun mobiliteit zelf in handen nemen en gemakkelijk voor alternatieve mobiliteitsopties kiezen. Een werknemer die zijn of haar bedrijfswagen wil inleveren of voor een kleiner model kiest, ziet daar dankzij een handige simulatie in de tool meteen de gevolgen van op zijn of haar salaris. Daarnaast kunnen werknemers ook kiezen om bijvoorbeeld een deel van de eindejaarspremie in te leveren in ruil voor andere mobiliteitsmogelijkheden, zoals een leasefiets, een ‘short-term car’ of een abonnement voor het openbaar vervoer. Bovendien zijn er verschillende mobiliteitscombinaties mogelijk naargelang het persoonlijke woon-werktraject van uw medewerkers. Tot slot is er een mobiliteitskalender beschikbaar waar medewerkers kunnen registreren hoe ze naar het werk gaan en zo incentives kunnen verdienen voor het gebruik van alternatieve vervoersmiddelen.

• Online platform toegankelijk via single sign-on.
  
• Beschikbaar in 3 talen.
• Zeer gebruiksvriendelijke tool, met duidelijke wizards per voordeel met indicatie van nettovoordeel en impact van de keuze.
• Resultaten van de simulaties kunnen worden opgeslagen en vergeleken met andere simulaties.
• Werknemers kunnen kiezen welk budget ze willen gebruiken voor elk voordeel.
• Digitale ondertekening van contractbijlage via e-ID of itsme ^® mogelijk.
• Werknemers kunnen de status van de keuzes controleren (bijvoorbeeld bestelling fiets).
• Transparant overzicht van salaris en voordelenpakket met de Total Reward Statement (optioneel).
• Duidelijke communicatie met praktische infofiches per voordeel.

• Onze tool, die door KPMG werd ontwikkeld, is intuïtief, flexibel en kan worden aangepast in functie van jullie cafetariaplan.
• Uitgebreide fiscale en juridische expertise, met praktische en proactieve insteek.  
• Wij hebben ook specialisten in BTW, vennootschapsbelasting en boekhouding.
• Sterke focus op budgetneutraliteit van het plan, rekening houdend met alle kosten
• Mobiliteit is essentieel bij elk flexibel verloningsplan: als mobiliteitsexperts kunnen wij u helpen om uw mobiliteitsplan nog krachtiger te maken.
• We kunnen werken met elk sociaal secretariaat.
• Wij hebben uitgebreide API interfaces met diverse externe providers op de markt waardoor het proces geautomatiseerd wordt, maar ook andere leveranciers zijn mogelijk.
• De tool is online en gemakkelijk configureerbaar, waardoor het cafetariaplan snel kan worden opgezet.

Toegankelijk voor aangewezen HR-teamleden met gedetailleerde beveiligingsinstellingen. Alle gegevens worden opgeslagen in de centrale database (volledig exporteerbaar). Mogelijkheid om specifieke rollen te creëren met aangepaste beveiligingsinstellingen (bijvoorbeeld “IT” of “Branding” waarbij de toegang op het beheerportaal beperkt is tot welbepaalde instellingen).

Alle gegevens en instellingen kunnen per gebruiker, gebruikersgroep of juridische entiteit worden geconfigureerd. Modules kunnen zelfs per gebruiker worden (de)geactiveerd.

Het aanmaken van een bestand met de relevante payroll informatie. Integratie van de payrollcodes van de onderneming in de tool. Mogelijkheid om relevante payrollcodes en bedragen naar het payrollsysteem te uploaden. Flexibiliteit om het bestand en de inhoud aan te passen zodat het compatibel is met uw payrollsysteem. Mogelijkheden om de tool te verbinden met het payrollsysteem (API's zijn beschikbaar).

Zeer uitgebreide interfaces met leveranciers: automatisch account aanmaken bij leverancier, single sign-on, orderinfo ophalen, doorgeven goedkeuring, etc..   Bestaande interfaces met leveranciers kunnen eenvoudig geactiveerd worden.

Dit creëert een unieke online shopping ervaring voor de medewerkers en vermindert de administratieve lasten voor uw HR-afdeling.

De tool houdt per keuze rekening met btw, vennootschapsbelasting, sociale zekerheid en andere fiscale kosten om volledige budgetneutraliteit te garanderen. Deze berekeningen worden in de tool gemaakt.

Het is belangrijk dat flexibele verloning volledig wordt ingebed in een ruimere HR- en ondernemingsstrategie. Als werkgever moet u de flexibele verloning dan ook kunnen kaderen in een duidelijke totaalvisie. Dit houdt onder andere in dat er werk wordt gemaakt van transparante en duidelijke communicatie met de werknemers over hun verlonings- en mobiliteitspakket. Onze Flex Reward Tool met de geïntegreerde Total Reward Statement helpt u alvast op weg.

Het biedt uw werknemers onmiddellijk een transparant overzicht van hun totale verloningspakket.

Naast flexibele verloning en mobiliteit hebben werknemers meestal al een zeer uitgebreid verloningspakket. Toch hebben vele werknemers vaak geen goed beeld van het totale salarispakket met alle bijhorende voordelen (en de waarde ervan). Zo is het bijvoorbeeld moeilijk om een duidelijk overzicht te bieden van de waarde van bepaalde voordelen, zoals verzekeringen.

De Total Reward Statement is geïntegreerd in de tool en geeft uw medewerkers een duidelijk overzicht van hun totale verloningspakket. Bovendien is de Total Reward Statement zeer flexibel. Er kunnen eenvoudig voordelen worden toegevoegd of aangepast. Daarnaast bestaan er verschillende niveaus in de Tool, zodat voordelen ingesteld kunnen worden op de volledige populatie, per groep of per gebruiker.

Dankzij de Flex Reward Tool en de Total Reward Statement maakt KPMG de complexe wereld van (flexibele) verloning en mobiliteitsplannen overzichtelijk voor u en uw medewerkers.

• Alle gegevens en de instellingen van de Total Reward Statement kunnen per gebruiker, gebruikersgroep en juridische entiteit worden geconfigureerd.
• Bedrijfsspecifieke voordelen kunnen met één klik worden toegevoegd.
• Verschillende configuraties zijn mogelijk: formule, bedrag, ja/nee, enz.
• Werknemers kunnen de specifieke budgetten kiezen die ze willen gebruiken voor elk voordeel.
• Documenten kunnen gekoppeld worden aan elk voordeel in drie talen (bv. polissen of andere bijkomende informatie).

KPMG helpt u graag op weg naar een eigentijds verlonings- en mobiliteitsplan met onze Flex Reward Tool. Zo blijft uw organisatie een aantrekkelijk werkgever op de arbeidsmarkt. De intuïtieve web-based tool kan volledig worden aangepast aan wat u aan uw huidige en nieuwe medewerkers wilt bieden en bevat steeds de laatste updates omtrent alle relevante wetgeving. Het kan ook doorheen de jaren verder worden aangepast en uitgebreid.

KPMG ontwikkelde de Flex Reward Tool zelf volgens de recentste technologische standaarden en gebruikt de tool ook intern voor onze eigen werknemers. Het multidisciplinaire verloningsteam van KPMG omvat alle experten op juridisch, fiscaal, financieel en communicatief vlak. Op die manier kunnen wij u bij alle aspecten van uw flexibele verloningsplan steeds optimaal van dienst zijn.

Door onze multidisciplinaire en persoonlijke aanpak kunnen wij zowel KMO’s als grote ondernemingen bijstaan tijdens de verschillende implementatiefases.

Hieronder geven we alvast een voorbeeld mee van de verschillende fases die we doorlopen bij de implementatie van een flexibel verloningsplan. De aanpak wordt weliswaar steeds op maat van het bedrijf bepaald, de precieze timings en invulling kunnen dus afwijken afhankelijk van de concrete noden van het bedrijf.

Gedurende een initiële workshop bespreken wij de verschillende mogelijkheden van een flexibel verloningsplan voor uw onderneming. We lichten daarbij steeds ook de mogelijkheden van onze Flex Reward Tool toe en kaarten een aantal praktische inzichten aan. We bezorgen u een eerste juridische en fiscale analyse, rekening houdend met de sector waarin het bedrijf actief is (paritair comité) en het bestaande loonpakket.

Op basis van uw behoeften bouwen we samen een goede implementatiestrategie voor uw cafetariaplan uit zodat deze in lijn ligt met de noden en wensen van uw onderneming. Dankzij onze jarenlange ervaring kunnen we onze best practices delen. Op basis van de genomen beslissingen, maken wij de nodige documenten op en programmeren we de tool. Er wordt steeds een testomgeving aangemaakt zodat het projectteam van uw onderneming van bij de start van het project kennis kan maken met de tool.

We ondersteunen mee de communicatie naar het personeel toe zodat zij op een positieve en duidelijke manier kennis kunnen maken met het cafetariaplan. Daarnaast blijven wij op elk moment bereikbaar voor technische en inhoudelijke ondersteuning.  Het is ook mogelijk om een licentie te nemen op de tool zonder beroep te doen op fiscale of juridische ondersteuning. De prijs van de licentie hangt af van het aantal werknemers dat toegang krijgt tot onze Flex Reward Tool.

Ook in ondersteuning zijn wij flexibel. Wij helpen u en uw organisatie uiteraard graag van A tot Z, maar het is ook mogelijk om enkel gebruik te maken van onze tool en beroep te doen op sociaal-juridische ondersteuning.

Ons multidisciplinaire KPMG-verloningsteam is gespecialiseerd in HR, communicatie, IT, fiscaliteit, boekhouding, sociale zekerheid en arbeidsrecht. Op die manier kunnen we alle aspecten van uw cafetaria- en mobiliteitsplan correct in kaart brengen. Onze unieke en persoonlijke aanpak zorgt ervoor dat wij u een breed scala aan ondersteuningsmogelijkheden kunnen aanbieden.

Onze flexibiliteit in combinatie met onze expertise is onze grootste troef. Wij stemmen onze begeleiding dan ook volledig af op wat u nodig heeft. Onze experten kunnen u helpen met de boekhoudkundige impact van een cafetariaplan, maar ook adviseren inzake de impact op BTW en vennootschapsbelasting. Daarnaast kan u ook rekenen op de juridische expertise van ons advocatenkantoor KPMG Law. Zij zorgen ervoor dat uw cafetariaplan of mobiliteitsplan juridisch waterdicht is.

Bovendien ontwikkelde KPMG de Flex Reward Tool volledig zelf. We hebben de tool ook bij onze eigen werknemers geïmplementeerd en waren daardoor één van de pioniers in België. We hebben ondertussen dan ook een zeer uitgebreide ervaring met cafetariaplannen en we mogen bovendien de HR excellence award voor “Best Compensation, Benefits & Reward company” op onze naam schrijven.