KPMG Flex Reward Tool KPMG Flex Reward Tool KPMG Flex Reward Tool

Flex Reward Tool  |  Functionaliteiten  |  Voordelen  |  Total Reward Statement | Waarom KPMG | Een unieke aanpak

De huidige arbeidsmarkt maakt het voor bedrijven steeds moeilijker om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven. Organisaties die toptalent willen aantrekken en behouden, proberen zich daarom steeds meer te onderscheiden door een aantrekkelijk en vooral flexibel verloningspakket aan te bieden.

Een flexibel verloningspakket of cafetariaplan is een stap in die richting. Slimme bedrijven gaan echter nog verder en geven werknemers de vrijheid om hun pakket aan te passen aan hun individuele en veranderende behoeften. Door in te spelen op die persoonlijke behoeften wordt uw organisatie een aantrekkelijkere werkgever, wat op zijn beurt het engagement van uw werknemers verhoogt.

De KPMG Flex Reward Tool is een web-based oplossing voor cafetariaplannen en flexibele mobiliteitsoplossingen. Een goed digitaal platform is onmisbaar om uw verlonings- en mobiliteitsplan flexibel, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk te maken. Onze flexibele verloningstool zorgt dan ook voor een win-winsituatie voor werkgever en werknemer.

Met onze bekroonde KPMG Flex Reward Tool kan u flexibel verlonen, mobiliteit en extralegale voordelen op maat aanbieden en een Total Reward Statement presenteren. De intuïtieve online verloningstool kan volledig gepersonaliseerd worden. De tool wordt aangepast aan wat u aan uw huidige en nieuwe medewerkers wilt bieden en bevat steeds de laatste updates omtrent alle relevante wetgeving. Een eenvoudige configuratie en innovatieve interfaces zorgen daarbij voor de automatisatie van de administratieve processen bij flexibel verlonen.

Elke werknemer heeft andere behoeften. Om aantrekkelijk te blijven op de arbeidsmarkt moeten organisaties vandaag de dag voldoen aan de diverse moderne behoeften van hun werknemers. In de huidige arbeidsmarkt is het zeer belangrijk dat een organisatie ook bewust met de veranderende behoeften van werknemers bezig is. Daardoor kan een onderneming niet alleen innoveren, maar ook zijn employer branding versterken. Bovendien helpt een flexibel verloning- en mobiliteitsplan om ondernemingen competitief te houden en zorgt het voor geëngageerde werknemers.

Onze Flex Reward Tool is een online tool waarin medewerkers zelfstandig hun eigen salarispakket samenstellen. Medewerkers kunnen het totale budget van hun salarispakket raadplegen, budgetten creëren en verschillende voordelen kiezen. In de gebruiksvriendelijke omgeving van de KPMG Flex Reward Tool kunnen medewerkers via eenvoudige simulaties bovendien de impact van hun keuzes berekenen. Zo kunnen medewerkers in alle vrijheid de verdeling van hun loonpakket zelf beheren en bijsturen naargelang hun behoeften.

Een one-size-fits-all-oplossing voor verloning is niet meer van deze tijd. De werknemerspopulatie wordt steeds diverser. Behoeftes van medewerkers veranderen per generatie en doorheen de tijd. Daarnaast willen mensen ook zelf meer persoonlijke keuzes maken op het vlak van verloning. Wij merken bij onze klanten dan ook een stijgende interesse in flexibele cafetariaplannen die volledig aangepast kunnen worden aan de noden van de medewerkers.

Via de Flex Reward Tool kunnen werknemers zelf het loonpakket samenstellen dat het beste bij hun behoeften past. Daarom is binnen de tool ook genoeg ruimte voor andere vormen van alternatieve verloning. Denk bijvoorbeeld aan bijkomend IT-materiaal, extralegale kinderbijslag, pensioensparen, een aanvullende hospitalisatieverzekering en extra vakantiedagen.

In veel organisaties is er een groeiende belangstelling voor flexibele mobiliteit. De focus komt steeds meer op duurzamere en alternatieve mobiliteit te liggen. De KPMG Flex Reward Tool speelt dan ook in op de nieuwe mobiliteitstrends en het mobiliteitsbudget. Een mobiliteitsbudget geeft uw medewerkers zelf de mogelijkheid om te kiezen welk type vervoer ze het liefst willen gebruiken. Daardoor werkt een mobiliteitsbudget duurzamere en milieuvriendelijkere mobiliteitsoplossingen in de hand.

Via de Flex Reward Tool kunnen uw medewerkers hun mobiliteit zelf in handen kunnen nemen. Via de tool kunnen ze gemakkelijk voor alternatieve mobiliteitsopties kiezen. Een werknemer die zijn of haar bedrijfswagen wil inleveren of voor een kleiner model kiest, ziet daar dankzij een handige simulatie in de tool meteen de gevolgen van op zijn of haar salaris. Daarnaast kunnen werknemers ook kiezen om bijvoorbeeld een deel van de eindejaarspremie in te leveren in ruil voor andere mobiliteitsmogelijkheden, zoals een leasefiets of step, een ‘short-term car’ of een abonnement voor het openbaar vervoer. Bovendien zijn er ook verschillende mobiliteitscombinaties mogelijk naargelang het persoonlijke woon-werktraject van uw medewerkers. Er is ook een mobiliteitskalender beschikbaar waar medewerkers kunnen invullen hoe ze naar het werk gingen en zo incentives kunnen verdienen voor het gebruik van alternatieve vervoersmiddelen.

De Flex Reward Tool automatiseert eveneens de bijhorende processen. Daardoor verminderen de administratieve lasten voor zowel uw medewerkers als uw HR-afdeling. Bepaalde keuzes worden bijvoorbeeld pas geactiveerd en verwerkt als de werknemer alle noodzakelijke informatie in de tool heeft ingeladen. Op basis van die keuzes wordt er automatisch een bijlage aan de arbeidsovereenkomst. Uw HR-afdeling moet dan alleen nog de keuze goedkeuren. De tool houdt ook rekening met alle berekeningen voor belastingen en sociale zekerheid. Dit gebeurt onder meer door innovatieve en zeer uitgebreide interfaces met externe systemen van leveranciers. Bovendien garanderen regelmatige software-updates dat alle geautomatiseerde processen gebeuren volgens de meest recente regels en wetswijzigingen.

Daarnaast geeft de Flex Reward Tool voldoende mogelijkheden voor duidelijke communicatie. Bij elk voordeel kan een verklarende en volledig personaliseerbare tekst geplaatst worden, alsook duidelijke en praktische infofiches per voordeel. Werknemers weten zo bijvoorbeeld precies wat er gebeurt met hun fietsleasing als ze uit dienst treden of wat de fiscale en financiële gevolgen zijn indien ze kiezen voor een smartphone of een tablet. De vele verschillende voordelen en bijhorende implicaties op het loonpakket zijn meteen duidelijk. Daardoor maken werknemers weloverwogen keuzes en stijgt hun gevoel van betrokkenheid.

• Werknemers kunnen een budget samenstellen, de voordelen kiezen en de impact van hun keuzes simuleren. Werknemers kunnen het nettovoordeel van elke keuze zien.
• Resultaten van de simulatie kunnen worden opgeslagen en vergeleken met andere simulaties.
• De tool kan gebruikt worden als centraal portaal om belangrijke informatie te delen met de werknemer, inclusief bijhorende policies.
• Verbeterde gebruikerservaring met duidelijke wizards per module
• Werknemers kunnen de specifieke budgetten kiezen die ze willen gebruiken voor elk voordeel.
• Werknemer kan de status van de keuzes controleren

Toegankelijk voor aangewezen HR-teamleden met gedetailleerde beveiligingsinstellingen. Alle gegevens worden opgeslagen in de centrale database (volledig exporteerbaar).

Alle gegevens en instellingen kunnen per gebruiker, gebruikersgroep of juridische entiteit worden geconfigureerd. Modules kunnen zelfs per gebruiker worden (de)geactiveerd.

Het aanmaken van een bestand met de relevante payroll informatie. Integratie van de payrollcodes van de onderneming in de tool. Mogelijkheid om relevante payrollcodes en bedragen naar het payrollsysteem te uploaden. Flexibiliteit om het bestand en de inhoud aan te passen zodat het compatibel is met uw payrollsysteem. Mogelijkheden om de tool te verbinden met het payrollsysteem (API's zijn beschikbaar).

Verbeterde automatisering van het order- en leveringsproces (orderinfo ophalen bij externe leverancier, goedkeuring, status, enz. sturen). Single sign on en account aanmaken bij externe leverancier. Mogelijkheid om de tool te verbinden met het systeem van de leverancier via API's. Bestaande interfaces zijn onmiddellijk beschikbaar.

De tool houdt rekening met alle btw, vennootschapsbelasting, sociale zekerheid en andere fiscale kosten om volledige budgetneutraliteit te garanderen. Deze berekeningen worden in de tool gemaakt.

• Voor u ontworpen en aanpasbaar aan uw specifieke behoeften
• Fiscaal en wettelijk in orde
• Sterke focus op budgetneutraliteit van het plan, rekening houdend met alle kosten
• Geïntegreerde SaaS (software as a service) oplossing ontwikkeld door KPMG
• Mobiliteit staat centraal in elk Flexible Reward Plan: als mobiliteitsexperts kunnen wij u helpen om uw mobiliteitsplan nog sterker te maken.
• We kunnen met elke payroll provider samenwerken of koppelen aan uw payroll systemen
• Onze tool is flexibel en eenvoudig te configureren
• We hebben een zeer goede relatie met talrijke leveranciers van voordelen, maar we blijven objectief en onafhankelijk.
• De financiële, fiscale en boekhoudkundige impact van een Flexible Reward Plan is belangrijk: ook daarvoor hebben we de specialisten in ons team.

• Online platform toegankelijk via single sign-on
• Geavanceerde gebruikerservaring
• Gebruiksvriendelijke wizards per module met indicatie van nettovoordeel
• Efficiënte en intuïtieve verloningsplanning
• Transparant overzicht van salaris en voordelenpakket met de Total Reward Statement (optioneel)
• Meertalig platform
• Duidelijke communicatie met praktische infofiches per voordeel

Het is belangrijk dat flexibele verloning volledig wordt ingebed in een ruimere HR- en ondernemingsstrategie. Als werkgever moet u de flexibele verloning dan ook kunnen kaderen in een duidelijke totaalvisie. Dit houdt onder andere in dat er werk wordt gemaakt van transparante en duidelijke communicatie met de werknemers over hun verlonings- en mobiliteitspakket. Onze Flex Reward Tool met de geïntegreerde Total Reward Statement helpt u alvast op weg.

Het biedt uw werknemers een real-time overzicht van hun totale verloningspakket. Bovendien kunnen werknemers via eenvoudige simulaties de impact van hun keuzes berekenen en hun nettovoordeel in real time laten berekenen. De Total Reward Statement geeft onmiddellijk een transparant overzicht van het volledige loon- en voordelenpakket.

Naast flexibele verloning en mobiliteit hebben werknemers meestal al een zeer uitgebreid verloningspakket. Toch hebben vele werknemers nog steeds geen goed beeld van het totale salarispakket en bijhorende voordelen. Zo is het bijvoorbeeld moeilijk om een duidelijk overzicht te bieden van de waarde van bepaalde voordelen, zoals verzekeringen.

De Total Reward Statement is geïntegreerd in de tool en geeft uw medewerkers een duidelijk real-time overzicht van hun totale verloningspakket. Bovendien is de Total Reward Statement is zeer flexibel. Er kunnen bijvoorbeeld eenvoudig voordelen worden toegevoegd of aangepast. De gegevens in de Total Reward Statement kunnen ook gemakkelijk worden ingesteld. Hiervoor bestaan verschillende niveaus in de Tool, zodat voordelen ingesteld kunnen worden op de volledige populatie, per groep of per gebruiker.

Door de Flex Reward Tool en de Total Reward Statement maakt KPMG de complexe wereld van (flexibele) verloning en mobiliteitsplannen terug overzichtelijk voor u en uw medewerkers.

• Alle gegevens en de instellingen van de TRS kunnen per gebruiker, gebruikersgroep en juridische entiteit worden geconfigureerd.
• Bedrijfsspecifieke voordelen kunnen met één klik worden toegevoegd.
• Verschillende configuraties zijn mogelijk: formule, bedrag, ja/nee, enz.
• Werknemers kunnen de specifieke budgetten kiezen die ze willen gebruiken voor elk voordeel.
• Documenten kunnen gekoppeld worden aan elk voordeel in drie talen (bv. polissen).

KPMG helpt u graag op weg naar een eigentijds verlonings- en mobiliteitsplan met onze Flex Reward Tool. Zo blijft uw organisatie een aantrekkelijk werkgever op de arbeidsmarkt. De intuïtieve web-based tool kan volledig worden aangepast aan wat u aan uw huidige en nieuwe medewerkers wilt bieden en bevat steeds de laatste updates omtrent alle relevante wetgeving. Dit flexibele verloningsplan kan binnen een paar weken volledig operationeel zijn in uw organisatie.

KPMG ontwikkelde de Flex Reward Tool zelf volgens de recentste technologische standaarden en implementeerde de tool ook bij de eigen werknemers. Het multidisciplinaire verloningsteam van KPMG omvat dan ook alle experten op juridisch, fiscaal, operationeel en communicatief vlak. Op die manier kunnen wij u bij alle aspecten van uw flexibele verloningsplan steeds optimaal van dienst zijn.

Wij ondersteunen u en uw medewerkers graag op verschillende manieren bij het implementeren van uw cafetariaplan of mobiliteitsplan. Door onze flexibele dienstverlening kunnen wij zowel KMO’s als grote ondernemingen bijstaan tijdens de verschillende implementatiefases. Ontdek snel onze innovatieve werkwijze en leer hoe KPMG voor u het verschil kan maken.

Gedurende een initiële workshop bespreken wij de verschillende mogelijkheden van een flexibel verloningsplan. We lichten daarbij steeds ook de mogelijkheden van onze Flex Reward Tool toe en kaarten een aantal praktische inzichten aan. We bezorgen u een eerste juridische en fiscale analyse.

Op basis van uw behoeften bouwen we samen een goede implementatiestrategie voor uw cafetariaplan uit. Verder kunnen we u ook begeleiden bij de communicatie tijdens het veranderingsproces in uw organisatie. Wij bezorgen u graag een offerte voor de implementatie van uw cafetariaplan of mobiliteitsplan. De prijs is afhankelijk van de complexiteit van het plan.

Het is ook mogelijk om een licentie te nemen op de tool zonder beroep te doen op fiscale of juridische ondersteuning. De prijs van de licentie hangt af van het aantal werknemers dat toegang krijgt tot onze Flex Reward Tool.

Ook in ondersteuning zijn wij flexibel. Wij helpen u en uw organisatie uiteraard graag van A tot Z, maar het is ook mogelijk om enkel gebruik te maken van onze tool en beroep te doen op sociaal-juridische ondersteuning.

Ons multidisciplinaire KPMG-verloningsteam is gespecialiseerd in HR, communicatie, IT, fiscaliteit, sociale zekerheid en arbeidsrecht. Op die manier kunnen we alle aspecten van uw cafetaria- en mobiliteitsplan correct in kaart brengen. Onze unieke aanpak zorgt ervoor dat wij u een breed scala aan ondersteuningsmogelijkheden kunnen aanbieden.

Onze flexibiliteit in combinatie met onze expertise is onze grootste troef. Wij stemmen onze begeleiding dan ook volledig af op wat u nodig heeft. Onze experten kunnen u helpen met de boekhoudkundige impact van een cafetariaplan, maar ook adviseren inzake de impact op BTW en vennootschapsbelasting. Daarnaast kan u ook rekenen op de juridische expertise van ons advocatenkantoor KPMG law. Zij zorgen ervoor dat uw cafetariaplan of mobiliteitsplan juridisch waterdicht is.

KPMG heeft ook een ruime ervaring met payroll. Wij hebben een alliantie met Partena voor cafetariaplannen, maar kunnen met alle sociale secretariaten samenwerken. Daarenboven hebben wij veel aandacht besteed aan de gebruikerservaring van onze Flex Reward Tool. Zo verloopt alle communicatie bijvoorbeeld via duidelijke ‘wizards’ en vatten we informatie samen in overzichtelijke ‘one pagers’.

Bovendien ontwikkelde KPMG de Flex Reward Tool volledig zelf. We hebben de tool ook bij onze eigen werknemers geïmplementeerd en waren daardoor één van de pioniers in België. We hebben ondertussen dan ook een zeer uitgebreide ervaring met cafetariaplannen en we mogen bovendien de HR excellence award voor “Best Compensation, Benefits & Reward company” op onze naam schrijven.