Een aantrekkelijker loonpakket zonder bijkomende kosten, hoe begin je eraan?

Een van de grote voordelen van een cafetariaplan is dat je een aantrekkelijker loonpakket kan aanbieden aan je medewerkers, maar dit daarom niet gepaard hoeft te gaan met bijkomende kosten. Budgetneutraliteit is voor de meeste werkgevers immers essentieel. Voor KPMG is het dan ook een van de grootste aandachtspunten als we een cafetariaplan implementeren.

Samengevat houdt budgetneutraliteit in dat een keuze die een werknemer maakt in een cafetariaplan niet resulteert in een bijkomende kost voor de werkgever. Een werknemer die bijvoorbeeld een deel van de eindejaarspremie inruilt voor een leasefiets, maakt – indien alles goed wordt opgezet - een budgetneutrale keuze.  Dat is eerst en vooral belangrijk voor de werknemer. De werknemer is er zeker van dat zijn keuze in het plan neutraal is. Hij of zij kan er zich met andere woorden van verzekeren dat zijn werkgever via het cafetariaplan geen besparingsoperatie uitvoert. De medewerker heeft bovendien in veel gevallen een nettovoordeel bij de cafetariaplankeuze en gaat er dus niet op achteruit. Ook voor de werkgever is het belangrijk dat deze keuze de totale loonkost niet verhoogt.

De budgetneutraliteit kan verschillende ladingen dekken. Budgetneutraliteit betekent in de meeste strikte zin dat de loonkost gelijk blijft. De kost van het budget dat wordt ingeruild is gelijk aan de kost van het nieuwe voordeel. 

Budgetneutraliteit kan echter ook ruimer bekeken worden. Meestal gaat een flexibel verlonings– of mobiliteitsplan gepaard met enkele kosten. Dat kunnen directe of indirecte kosten zijn. Een directe kost omvat bijvoorbeeld de kost van een leverancier, de abonnementskost van een mobiliteitsapp of de licentiekost van de tool van het cafetariaplan. Een indirecte kost, die moeilijker te becijferen valt, is bijvoorbeeld de bijkomende personeelskost voor het cafetariaplanbeheer. Ook moet er rekening gehouden worden met mogelijke toekomstige kosten om eventueel bepaalde risico’s af te dekken, zoals de kosten bij uitdienst of hogere belastingen in nieuwe wetgeving.

Bij budgetneutraliteit in de strikte zin is het uiteraard belangrijk om rekening te houden met alle kosten die gelinkt kunnen worden aan voordeel. In de praktijk merken we echter dat dit niet altijd gebeurt of minstens niet op de juiste manier. Zo moet er ook gedacht worden aan de sociale zekerheid, vennootschapsbelasting, BTW en bijzondere bijdragen, die al dan niet verschuldigd zijn op een bepaald loonvoordeel.  Bij een bedrijfswagen raden we bijvoorbeeld aan op uit te gaan van de Total Cost of Ownership (TCO). Wij merken echter nog vaak dat de TCO in veel gevallen niet correct berekend wordt. 

Daarnaast is het ook van belang om te denken aan enkele andere adders onder het gras. Indien je als werkgever bijvoorbeeld geniet van de verminderde bedrijfsvoorheffing voor onderzoek en ontwikkeling voor bepaalde medewerkers, heeft dit weldegelijk een grote impact op de kosten en dient dit dus best meegenomen te worden in de analyse.

Er zijn in het algemeen twee manieren om de kosten op te vangen. 

Enerzijds kan je als werkgever in principe zelf beslissen welk deel van de werkgeversbijdragen, die normaal verschuldigd zijn op het budget dat de werknemer inlevert, toegevoegd wordt aan het budget van de werknemer. Indien de eindejaarspremie bijvoorbeeld 2500 EUR bedraagt, is de effectieve werkgeversbijdrage die zou verschuldigd zijn geweest ongeveer 627 EUR (27%).  Als er beslist wordt dat de werknemer recht heeft op 20% van de bijdragen, is het totale budget van de werknemer dus 3000 EUR (2.500 EUR bruto en 500 EUR van de uitgespaarde werkgeversbijdragen). Een bedrag van 175 EUR (7%) kan dan gebruikt worden om bepaalde kosten te dekken en zo budgetneutraal te blijven in de ruime zin.

Anderzijds kan er ook gewerkt worden met administratiekosten, die je kan aanrekenen per voordeel en waar differentiatie mogelijk is. Zo kan er bijvoorbeeld beslist worden om voor de ambulante verzekering 2 EUR per maand extra aan te rekenen, terwijl voor de leasefiets geen administratiekost gerekend wordt. Op deze manier werk je niet alleen aan de budgetneutraliteit, maar kan je ook bepaalde voordelen stimuleren volgens je HR-strategie.

Eerst en vooral is het altijd mogelijk dat je een bijkomend budget toevoegt in het cafetariaplan. In dit geval is er natuurlijk geen sprake van budgetneutraliteit.  Als een bedrijf bijvoorbeeld een aanwervingspremie wenst aan te bieden en dit doet via het cafetariaplan, zal dit uiteraard resulteren in een bijkomende kost.  Maar ook dan is het van belang om goed naar de kosten van het voordeel te kijken, zodat er geen verschil kan zijn in functie van kost tussen verschillende voordelen. 

Het is ook niet altijd mogelijk om de budgetneutraliteit te becijferen. Een keuze voor bijkomende vakantiedagen kan dan wel cijfermatig budgetneutraal zijn, dit kan toch een bijkomende kost worden voor de onderneming indien op die vakantiedag niet geproduceerd wordt. Anderzijds is ook de waarde van een cafetariaplan of flexibele mobiliteit ook moeilijk te becijferen. De waardering van het loonpakket en de tevredenheid van de werknemer stijgen en dat is sowieso goud waard.