Cafetariaplan basics: welke voordelen horen in een duurzaam cafetariaplan?

De populariteit van cafetariaplannen of flexibele verloningsplannen is enorm. Heel veel bedrijven denken na over hoe ze het ideale cafetariaplan kunnen implementeren. Er heerst echter ook veel onzekerheid. Enerzijds komt dit door het gebrek aan wetgeving: er zijn geen duidelijke regels voorhanden.

Anderzijds is er altijd het risico dat de RSZ of de fiscus hun positie kan wijzigen. Recent is dit gebeurd met één van de meest populaire voordelen in het cafetariaplan: de extralegale kinderbijslag. Werknemers met kinderen konden daarbij opteren voor een betaling van 50 EUR per kind per maand. Deze betaling was vrijgesteld van sociale zekerheid. Op basis van het Serviplast-arrest van het Hof van Cassatie (25/03/2019) heeft de RSZ heeft recent beslist dat de vrijstelling voor extralegale kinderbijslag niet meer van toepassing is in een cafetariaplan.

In deze vijfde bijdrage gaan we daarom dieper in op de criteria waaraan een duurzaam cafetariaplan dient te voldoen. Vervolgens bespreken we enkele voordelen die volgens ons op lange termijn steeds thuishoren in een cafetariaplan.

Om te bepalen welke voordelen je in een cafetariaplan moet opnemen kan je rekening houden met een heel aantal criteria. 

Eerst en vooral mag fiscale optimalisatie volgens ons geen criterium zijn om een bepaald voordeel op te nemen. Er moet een specifieke reden zijn om een voordeel in een cafetariaplan op te nemen. Zo kan een onderneming door de introductie van een bepaald voordeel bijvoorbeeld een bepaalde strategie nastreven of een bepaalde nood in de onderneming opvullen. Door middel van een bevraging bij alle werknemers of een specifieke groep van medewerkers kan je nagaan waar het meeste vraag naar is.

Heel wat werknemers hebben recht op een standaard hospitalisatieverzekering via hun werkgever, al dan niet met aansluiting van de gezinsleden. Wij merken in de praktijk dat er echter heel wat vraag is naar bijkomende verzekeringen, zoals ambulante zorgen en tandzorg. Een werkgever zal deze verzekering in vele gevallen niet zomaar ter beschikking stellen buiten een cafetariaplan, gelet op de hoge kost. Deze verzekeringen aanbieden in het kader van een cafetariaplan is echter ideaal: de werknemer geniet van de kortingen die de werkgever krijgt bij de verzekeraar en van de zeer voordelige (para)fiscale behandeling. Vanuit het perspectief van well-being is het ook voor de werkgever van belang om zoveel mogelijkheid bescherming te bieden aan de werknemer en de gezinsleden.

Het is van belang om na te gaan bij de huidige verzekeraar of deze mogelijkheid er is. Anderzijds zijn er intussen op de markt ook enkele verzekeraars die specifiek verzekeringsproducten aanbieden op maat van cafetariaplannen. 

Mobiliteit is het voorbeeld bij uitstek van een ‘duurzaam’ voordeel. In elk cafetariaplan is er sprake van een voordeel gelinkt aan mobiliteit.  In veel gevallen is dat fietsleasing. Een cafetariaplan is het ideale instrument om alternatieve mobiliteit te promoten.

Daarnaast kan een cafetariaplan ook soelaas bieden voor de extra uitdagingen die gepaard gaan met de elektrificatie van het wagenpark, denk bijvoorbeeld aan de kosten voor de plaatsing van een laadpaal thuis. 

De werkomgeving wordt steeds meer gedigitaliseerd. Sinds COVID-19 is structureel thuiswerk in vele bedrijven de norm geworden.  Voor de werkgever is het dus van belang dat werknemers over het beste IT-materiaal kunnen beschikken: een goede smartphone, een tablet en/of PC, een printer, een extra scherm of een noise-cancelling hoofdtelefoon. Als deze dingen zomaar als extraatje geven buiten een cafetariaplan is meestal moeilijk. In veel gevallen wordt er een standaard smartphone en laptop ter beschikking gesteld, maar vaak stellen werknemers de vraag om dit toestel te upgraden of een tweede toestel te voorzien. De (para)fiscale behandeling van een toestel is alvast zeer interessant. Er is meestal een laag voordeel van alle aard van toepassing (36 EUR voor een smartphone en tablet, 72 EUR voor een PC).  Het grootste aandachtspunt is de keuze van een goede provider, zodat het bedrijf zo weinig mogelijk betrokken is bij de administratieve afhandeling.

Iedereen beseft dat het zeer belangrijk is om een goed pensioen op te bouwen. Naast de eerste pijler (wettelijk pensioen) en de tweede pijler (groepsverzekering), zijn er nog veel mensen die nog geen bijdrages storten in de derde pijler (pensioensparen). Via een cafetariaplan kan de werkgever de werknemers stimuleren om te storten in deze derde pijler. De werknemer doet de betalingen aan een bank/verzekeraar naar keuze, maar kan de terugbetaling van deze premie vragen aan de werkgever.  Aangezien deze terugbetaling onderworpen is aan lagere werkgeversbijdragen (8,86%), is deze terugbetaling ook interessant. Het duurzame karakter is hier ook duidelijk aanwezig: een werkgever kan een werknemer aanmoedigen om met pensioensparen te starten via deze weg. 

Of een werknemer voldoende, te veel of te weinig vakantiedagen heeft, is een heel persoonlijke kwestie die bovendien wel eens kan veranderen doorheen de jaren.

Sommige werknemers hebben al de grootste moeite om de wettelijke vakantiedagen op te gebruiken en té veel vakantiedagen leidt enkel tot frustratie. Maar er is bij veel werknemers ook zeker een nood aan bijkomende vakantiedagen. Dit kan permanent zijn, maar ook als gevolg van een tijdelijke situatie. 

Werknemers kunnen uiteraard altijd onbetaalde vakantie aanvragen, maar als deze mogelijkheid standaard wordt aangeboden via een cafetariaplan is het psychologisch veel eenvoudiger om deze dagen aan te vragen. Bovendien tellen de extra dagen van een cafetariaplan mee voor de opbouw van vakantierechten, in tegenstelling tot onbetaald verlof. Tot slot ervaren werknemers de financiële impact ook als minder sterk omdat de kost van de extra verlofdagen in veel gevallen wordt afgerekend met de (toch al extra) eindejaarspremie, terwijl het onbetaald verlof onmiddellijk een impact heeft op hun normale maandloon.

Het is een voorbeeld van het feit dat een cafetariaplan vooral flexibiliteit beoogt en geen optimalisatie. Een klant van KPMG heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid aangeboden om extra vakantiedagen aan te kopen tot een bepaald maximum en biedt voor bepaalde leeftijdsgroepen (bijvoorbeeld 55+) een bijkomende mogelijkheid om nog extra dagen aan te kopen.

In het kader van CSR is het interessant dat alle werknemers van een bedrijf zich verenigen rond één goed doel dat gekozen werd door het bedrijf. Werknemers kunnen uiteraard acties opzetten en zo geld inzamelen, maar zouden eventueel ook via het bedrijf geld kunnen storten aan het goed doel. Als dit via een cafetariaplan gebeurt, kan dit op een fiscaal optimale manier en kan de werknemer dus meer bijdragen. De werknemer verliest wel zijn belastingvermindering in zijn aangifte, maar uiteindelijk krijgt het goede doel meer. Dit is dus een win-win voor alle partijen en zeker voor de werkgever, die de kans krijgt om de spotlights te zetten op een goed doel, eventueel in lijn met de strategie van het bedrijf. 

Levenslang leren is cruciaal. Dat kan uiteraard via de standaardopleidingen die al aangeboden worden in de onderneming. Sommige werknemers willen echter ook eens een andere opleiding volgen: een duurdere opleiding of een training die ze niet onmiddellijk kunnen gebruiken, maar mogelijk in een latere fase van hun carrière wel. Ook voor de werkgever is het uiteraard belangrijk dat de werknemers zich bijscholen. De sociale zekerheidsautoriteiten zijn spijtig genoeg van mening dat de keuze van een opleiding in een cafetariaplan niet langer vrijgesteld kan worden van sociale zekerheidsbijdragen. Dit is jammer, de keuze van een opleiding lijkt ons immers bij uitstek een duurzaam karakter te hebben.