Cafetariaplan basics: in 10 stappen naar een flexibel verloningspakket

In deze reeks proberen we vanuit onze jarenlange ervaring een inzicht te geven in de basiselementen van een cafetariaplan. Een cafetariaplan is een plan waarbij de werknemer, binnen een bepaald kader dat ontwikkeld werd door de werkgever, op vrijwillige basis zelf het salarispakket kan samenstellen. De werknemer kan binnen dat kader voordelen kiezen of bestaande voordelen aanpassen. De financiering van deze voordelen gebeurt doorgaans door budget te creëren of bestaand budget in te leveren.

De eerste horde is genomen; er werd beslist om met een cafetariaplan te starten. Wat zijn nu de voornaamste aandachtspunten en uitdagingen bij de start van een cafetariaplan? Vanuit onze ervaring delen we 10 belangrijke tips.

Het lijkt logisch dat je goed nadenkt over wat je aanbiedt in het cafetariaplan. In de praktijk zien we echter dat bedrijven soms te snel beslissen over de inhoud en rekening houden met verkeerde criteria, zoals fiscale optimalisatie. De scope is echter één van de belangrijkste beslissingen; welk budget en welke voordelen neem je op?

Nog belangrijker dan het ‘wat’ is het ‘waarom’. Wat wil je als werkgever bereiken met het cafetariaplan? Waarom bied je een bepaald voordeel aan? Past je plan in het strategisch verloningsbeleid van je onderneming? Probeer het ruimere kader te bekijken; fietsleasing aanbieden in een cafetariaplan is goed, maar nadenken over fietsparking, douches en een ruimer fietsbeleid is nog beter.

Een andere belangrijke vraag is of je een survey organiseert om al je medewerkers te vragen wat ze in het cafetariaplan willen? In bepaalde gevallen is dit wenselijk, maar soms ook risicovol. Enerzijds kan je met een survey verkeerde verwachtingen scheppen, anderzijds is het een uitdaging om via een vragenlijst voldoende toelichting te geven rond mogelijke voordelen. Een survey kan wel nuttig zijn bij heel specifieke topics, zoals mobiliteit.

Een interessant alternatief is het oprichten van een beperkte werkgroep met een staal van werknemers. Binnen die groep kan je waardevolle input verkrijgen door elk voordeel goed toe te lichten. Deze collega’s kunnen bovendien als ‘ambassadeur’ fungeren bij de communicatie en lancering van het plan.

Het plan mag niet té uitgebreid zijn; dit kan tot keuzestress bij je werknemers leiden. Elk bijkomend voordeel resulteert bovendien in mogelijk bijkomend werk voor HR en extra communicatie. Als je bovendien start met een beperkter plan heb je de mogelijkheid om het op een later tijdstip uit te breiden. Werknemers verwachten trouwens na twee of drie jaar een update van het cafetariaplan.

Daarnaast dien je een goede balans te vinden tussen het aanbod en de aantrekkelijkheid van het plan. Het cafetariaplan moet interessant genoeg zijn voor alle medewerkers. Het heeft geen zin om een cafetariaplan aan te bieden met twee voordelen als je op voorhand weet dit maar een handvol medewerkers zal aanspreken. We merken in de praktijk dat een cafetariaplan gemiddeld drie à vier voordelen heeft. Hetzelfde geldt uiteraard voor de budgetten.

Het grote risico is dat het cafetariaplan een afzonderlijke ‘silo’ wordt binnen de totale reward– en mobiliteitspolicy. Durf daarom de link te maken met bestaande elementen. Maak van de gelegenheid gebruik om je car policy ook flexibel te maken en je volledige mobiliteitspolicy te linken met het cafetariaplan. Eventueel kan je ook het wagenbudget opnemen in het cafetariaplan zodat bepaalde keuzes, zoals een leasefiets, gefinancierd kunnen worden met het wagenbudget. Het cafetariaplan hoeft zich echter niet te beperken tot mobiliteit. Het kan nog ruimer worden geïnterpreteerd door het bijvoorbeeld ook van toepassing te maken op IT-toestellen of verzekeringen.

De vraag of iedereen of slechts een beperkte groep in het cafetariaplan kan stappen is uiteraard ook cruciaal. Er kunnen immers meerdere redenen zijn waarom je start met slechts een deel van de werknemerspopulatie. De voornaamste reden is juridisch; het is in België niet altijd mogelijk om budget flexibel in te zetten voor iedereen. Daarnaast kan het handig te zijn om proef te draaien met een beperkte groep of het kan te complex zijn om onmiddellijk van start te gaan voor iedereen. Tot slot is het niet altijd nuttig om bepaalde werknemers te laten genieten van het cafetariaplan, zoals expats die niet onderworpen zijn aan de Belgische sociale zekerheid.

Als je groepen uitsluit is het belangrijk om de reden duidelijk te communiceren. Op die manier weten werknemers waarom zij (nog) niet kunnen deelnemen aan het plan en creëer je minder frustratie.

Het is essentieel om te beslissen wanneer je het plan lanceert, rekening houdend met de implementatieperiode. Neem voldoende tijd om het plan te implementeren en te communiceren. Het tijdstip hangt namelijk ook af van de budgetten en de voordelen die in het plan opgenomen zijn.

Verder dien je ook te beslissen wanneer de werknemers een keuze kunnen maken en hoelang ze een keuze kunnen maken. Werk je met een cafetariaplan met één keuzeperiode, verschillende keuzeperiodes of zonder beperking? In de praktijk wordt er meestal met één periode gewerkt. Het grootste voordeel is dat dit minder werk oplevert voor HR en de focus niet het volledige jaar op het cafetariaplan ligt. Wij merken dat het voor werknemers soms beter is dat ze ‘verplicht’ moeten kiezen binnen een bepaalde periode. Werknemers die gedurende het volledige jaar mogen kiezen, vergeten dat soms.

De vraag blijft natuurlijk wat er dient te gebeuren met nieuwe werknemers of keuzes die het volledige jaar moeten openstaan, zoals opladen van budget op de mobiliteitsapp of de bedrijfswagen? We zien dan ook dat de trend evolueert naar een gecombineerde keuzeperiode: een gesloten keuzeperiode voor de meeste voordelen en een onbeperkte keuzeperiode voor andere voordelen, die vooral gerelateerd zijn aan mobiliteit.

Een belangrijk uitgangspunt bij een flexibel verloningsplan is meestal budgetneutraliteit. Neem dit uitgangspunt ook onmiddellijk mee in de implementatiefase van het plan, aangezien het een impact kan hebben op verschillende elementen van het cafetariaplan. Probeer rekening te houden met budgetneutraliteit in de ruimste zin: niet alleen alle fiscale aspecten, maar ook de impact op andere kosten (werkdruk, administratie en de impact op parafiscale voordelen zoals bijvoorbeeld doelgroepverminderingen, vrijstelling bedrijfsvoorheffing,…).

Je kan budgetneutraliteit op verschillende manieren realiseren: aanrekenen van administratiekosten, verlagen van de werkgeversbijdrage of rekening houden met bijkomende kosten op niveau van de voordelen zelf.  Wil je hierover meer weten? Lees ons artikel over een aantrekkelijker loonpakket zonder bijkomende kosten.

Het Belgische (para)fiscale en juridische landschap van flexibel verlonen is uiterst complex. We raden dan ook aan om bij de opmaak van het plan rekening te houden met alle uitdagingen. De aandachtspunten zijn niet op één hand te tellen en kunnen nog complexer zijn afhankelijk van de sector waarin de onderneming actief is. Enkel wanneer er rekening gehouden wordt met alle aspecten (sociaal recht, personenbelasting, sociale zekerheid, vennootschapsbelasting, BTW en boekhoudkundige aspecten) kan er sprake zijn van een duurzaam cafetariaplan. Het kan in bepaalde gevallen ook aangewezen zijn om een fiscale ruling af te sluiten met de Dienst Voorafgaande Beslissingen of een standpunt te vragen aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.

Het is een zeer nuttige oefening om tijdens de implementatie uitgebreid na te denken over de mogelijke negatieve gevolgen van het plan; wat bij een uitdienst, ontslag, pensioen, tijdelijke werkloosheid, ziekte of diefstal? Het is beter om hier vooraf over na te denken en een oplossing te voorzien. Een werknemer moet immers een doordachte keuze kunnen maken. Het is dus niet alleen belangrijk om de impact van een keuze op te nemen in een policy, maar ook in de communicatie van het plan.

De implementatie van een cafetariaplan heeft een mogelijke impact op verschillende processen. HR en payroll zijn logisch, maar er is bijvoorbeeld ook een impact op finance, fleet, marketing en rekrutering.

Een cafetariaplan heeft onder andere een belangrijke impact op de boekhouding van een bedrijf. Indien een werknemer bijvoorbeeld een fiets kiest met de eindejaarspremie valt het budget en het voordeel niet in hetzelfde jaar. Dit heeft als gevolg dat men mogelijk met ‘accruals’ moet werken. Het is dus interessant om dit al eens af te stemmen met finance, zodat zij niet voor voldongen feiten staan na de start van het cafetariaplan.

Probeer de nodige collega’s van bij de start te betrekken. De praktijk leert dat zij zeer waardevolle input hebben over de mogelijke impact van een cafetariaplan en toekomstige processen.