Whistleblowing Hotline Guideline

Linia noastră de raportare facilitează raportarea unor posibile comportamente ilegale, lipsite de etică sau necorespunzătoare, atunci când canalele obișnuite de comunicare s-au dovedit a fi ineficiente sau dificil de utilizat.  

Linia de raportare este disponibilă următoarelor categorii de persoane: 

• angajații noștri (inclusiv angajați cu fracțiune de normă), asociații, partenerii, directorii,   
• colaboratori, inclusiv furnizori, subcontractanți, consultanți externi, resurse terțe sau alte părți terțe care lucrează pentru KPMG în România sau împreună cu KPMG în România, în furnizarea de servicii către clienți, inclusiv persoanele cu statut de lucrător independent (cum ar fi persoane care desfășoară activități independente, care prestează servicii, liber profesioniști), precum și orice persoană care lucrează sub supravegherea și conducerea unor astfel de părți terțe indicate la prezentul punct, 
• voluntarii sau stagiarii KPMG, remunerați sau neremunerați, 
• clienții KPMG și orice altă persoană cu care oricare dintre entitățile KPMG în România are sau a avut o relație profesională, 
• orice persoană care urmează să aibă o relație contractuală cu oricare dintre entitățile KPMG în România și care a obținut informații care ar trebui raportate, în cursul procesului de recrutare sau al negocierilor precontractuale. 

KPMG în România a instituit acest sistem confidențial de raportare, pentru a fi folosit exclusiv pentru raportarea unor aspecte grave legate de, dar fără a se limita la: 

• orice activitate infracțională; 
• pericole la adresa sănătății și securității; 
• încălcări ale legislației de mediu, care implică sancțiuni penale sau administrative, încălcări ale procedurilor, precum și alte încălcări ale reglementărilor UE și naționale privind protecția mediului; 
• fapte de corupție, practici anticoncurențiale, dare sau luare de mită (spre exemplu, oferirea sau primirea oricărui cadou sau beneficiu ca mită), contrare legislației aplicabile;
• facilitarea evaziunii fiscale;  
• fraudă financiară sau gestiune defectuoasă; 
• activități de spălare a banilor și finanțare a terorismului, contrare legislației aplicabile; 
• încălcarea legislației privind protecția consumatorilor;
• încălcări ale drepturilor omului (de exemplu, sclavie modernă, interzicerea muncii copiilor); 
• încălcarea legislației privind protecția datelor cu caracter personal; 
• orice alte încălcări ale legislației aplicabile, inclusiv încălcări ale legislației prevăzute de Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, cu modificările și completările ulterioare. 

O raportare ar trebui să conțină cel puțin următoarele informații: 

• numele, prenumele și datele de contact ale avertizorului în interes public (cu excepția cazurilor de raportare anonimă);  
• contextul profesional în care au fost obținute informațiile;
• dacă sunt cunoscute, informații despre persoana fizică/juridică implicată în posibila încălcare sau care a luat cunoștință de posibila încălcare;
• o descriere cât mai detaliată posibil a potențialei încălcări; 
• orice dovezi suplimentare. 

După cum s-a menționat mai sus, puteți raporta în mod anonim (adică fără să furnizați numele sau detalii de identificare), însă acest lucru poate îngreuna sau chiar face imposibilă investigarea corespunzătoare, în cazul în care KPMG în România nu poate obține informații suplimentare de la dumneavoastră.

Vă încurajăm să semnalați orice suspiciuni în măsura în care acestea se referă la:

• KPMG în România sau angajați ai acesteia, sau
• conducerea KPMG în România.

Linia de raportare nu trebuie utilizată pentru a depune oficial o plângere privind calitatea serviciilor oferite sau prestate de KPMG în România. În astfel de situații, vă rugăm să contactați partenerul responsabil de angajament.

Plângeri privind alte firme membre KPMG 

Dacă sesizarea dumneavoastră se referă la o firmă membră KPMG, alta decât entitățile KPMG în România, vă rugăm să contactați direct firma membră relevantă sau să utilizați KPMG International Hotline (selectați KPMG International).

Linia noastră de raportare oferă trei modalități de a raporta informații referitoare la încălcări:  

• prin e-mail, la RO-FM Speak Up România: speakup@kpmg.com, adresă care este gestionată de Partenerul responsabil cu managementul riscului al KPMG în România, Bogdan Vlad;  
• completând formularul SpeakUp  (care este gestionat de Partenerul responsabil cu managementul riscului al KPMG în România, Bogdan Vlad). Acest canal de raportare oferă, de asemenea, opțiunea de raportare anonimă;  

Detalii de contact:

Partenerul responsabil cu managementul riscului: Bogdan Vlad (bbalanescu@kpmg.com; +40745177465)

• prin intermediul KPMG International Hotline, accesând sistemul de raportare online la www.clearviewconnects.com (selectați KPMG International). Linia de raportare îndeplinește cerințele legale aplicabile canalelor interne de raportare, în conformitate cu legislația română, și permite, la cerere, transmiterea complet anonimă de raportări.

Opțiunile de raportare sunt disponibile 24 de ore din 24, șapte zile pe săptămână, și utilizează un format similar pentru colectarea informațiilor.  

Indiferent dacă raportarea este făcută prin e mail, la RO-FM Speak Up România, prin formularul SpeakUp sau prin intermediul KPMG International Hotline, toate raportările sunt tratate cu confidențialitate, în măsura permisă de lege și în concordanță cu obligația KPMG în România de a investiga și soluționa conduita raportată.

Raportările sunt confidențiale, însă încurajăm furnizarea datelor personale, deoarece acest lucru ne permite să investigăm mai eficient aspectele semnalate.

Prin raportarea prin oricare dintre canalele menționate mai sus, identitatea dumneavoastră va fi păstrată confidențială în toate etapele procesului și nu va fi divulgată terților sau persoanelor care fac obiectul raportării.

Excepțiile de la această regulă includ situațiile în care este necesară divulgarea informațiilor către persoanele relevante implicate în investigarea ulterioară a aspectului semnalat sau atunci când divulgarea este impusă printr-o obligație legală — de exemplu, în cadrul unor proceduri judiciare sau administrative ulterioare ori atunci când accesul la informații este solicitat de o autoritate de reglementare sau autoritate guvernamentală. Pot exista și alte excepții, în funcție de legislația aplicabilă.

Fără a aduce atingere celor de mai sus, trebuie să aveți în vedere că, pentru a desfășura o investigație adecvată asupra aspectelor semnalate de dumneavoastră, poate fi necesar să informăm anumite persoane cu privire la conținutul raportării, strict pe principiul „necesității de a cunoaște”. De exemplu, acest lucru poate fi necesar în cazul consultărilor pe care Persoana Desemnată le are cu Comitetul pentru avertizare în interes public sau cu alți consilieri (de exemplu: Coordonatorul departamentului (Head of Function); Directorul People, Performance and Culture; General Counsel sau un avocat intern desemnat de acesta; alte persoane sau membri ai conducerii desemnați, după caz, de Persoana Desemnată).

Ca urmare, identitatea dumneavoastră poate deveni cunoscută, iar acest aspect trebuie avut în vedere înainte de a transmite raportarea. Cu toate acestea, în conformitate cu legislația aplicabilă, identitatea dumneavoastră nu va fi divulgată nimănui, cu excepția persoanelor care au nevoie să o cunoască. Dacă apar astfel de situații, Persoana Desemnată va solicita, după caz, în scris, consimțământul dumneavoastră expres pentru divulgarea identității către alte persoane. Această regulă se aplică și oricăror alte informații din care identitatea dumneavoastră poate fi dedusă în mod direct sau indirect.

eDacă doriți să transmiteți raportarea în mod anonim, puteți utiliza formularul SpeakUp sau platforma online menționată mai sus. 

Prin utilizarea platformei KPMG International Hotline, veți primi o parolă care vă va permite să accesați sistemul de gestionare a cazurilor ClearView Connects. Acest lucru ne va permite să comunicăm direct cu dumneavoastră, păstrând în același timp anonimatul. Dacă uitați sau pierdeți parola, va trebui să trimiteți o nouă raportare pentru a obține din nou acces la sistem; în această situație, ar fi util să faceți referire la raportarea transmisă anterior, pentru a ne permite să realizăm corelările necesare.

Toate prelucrările de date cu caracter personal, inclusiv schimbul sau transmiterea acestora, vor fi efectuate în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679.

Persoanele neautorizate (de exemplu, alte persoane decât Persoana Desemnată sau, după caz, alte persoane cu un interes legitim de a cunoaște, indicate în secțiunea Anonimat și protecția datelor) nu au acces la datele dumneavoastră cu caracter personal sau la informațiile transmise de dumneavoastră.

Datele cu caracter personal prelucrate în contextul utilizării platformei KPMG International Hotline vor fi transferate către ClearView Strategic Partners din Canada, țară recunoscută de Comisia Europeană ca asigurând un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal, în scopul operării KPMG International Hotline.

Informațiile conținute în raportări și datele cu caracter personal (în cazul în care raportarea nu este anonimă, la alegerea avertizorului) sunt păstrate pe o perioadă de 5 ani de la data înregistrării raportării. După expirarea perioadei de retenție de 5 ani, înregistrările trebuie distruse, indiferent de metoda de stocare. Cu toate acestea, în situațiile în care raportările pot fi în mod rezonabil necesare în cadrul unor proceduri juridice, de reglementare sau similare, ori în virtutea normelor sau obligațiilor profesionale, copiile integrale ale raportărilor, inclusiv orice informații personale, sunt păstrate pe durata termenului de prescripție relevant prevăzut de legislația aplicabilă.

În cazul în care este necesară rectificarea, ștergerea sau accesul la orice date cu caracter personal ale avertizorului sau ale persoanei raportate, vă rugăm să transmiteți solicitarea prin același canal prin care ați trimis/primit raportarea sau informațiile. Dacă Persoana Desemnată consideră necesar, Responsabilul cu Protecția Datelor poate fi implicat în soluționarea cererii dumneavoastră.

În situația în care o persoană raportată primește confirmarea existenței unei raportări și/sau a accesului la datele sale personale incluse în aceasta, identitatea dumneavoastră va rămâne confidențială și nu va fi divulgată (cu excepția cazurilor prevăzute în secțiunea Anonimat și protecția datelor).

ClearView ConnectsTM este o marcă înregistrată a ClearView Strategic Partners Inc. 

Următoarele entități sunt firme membre ale KPMG în România, având sediul în București, Sector 1, Șoseaua București–Ploiești nr. 89A: KPMG Romania S.R.L., KPMG Audit S.R.L., KPMG Tax S.R.L., KPMG Advisory S.R.L., KPMG Business Tax Services S.R.L., KPMG Restructuring S.P.R.L., KPMG Delivery Center S.R.L.,  Fundația KPMG, KPMG Accounting and Payroll Services S.R.L., TONCESCU și Asociatii S.P.A.R.L.

Raportarea dumneavoastră va fi inițial primită și analizată de Persoana Desemnată din cadrul KPMG în România, care este Partenerul responsabil cu managementul riscului al KPMG în România - Bogdan Vlad. Vor fi stabilite măsurile inițiale adecvate.

Raportările pe care le primim și care nu intră în sfera de aplicare a liniei de raportare — de exemplu, deoarece se referă la o altă firmă membră KPMG — vor fi direcționate fie către firma relevantă, fie către KPMG International. Indiferent dacă raportarea este transmisă altei firme membre KPMG sau către KPMG International, aceasta va fi tratată cu respectarea confidențialității adecvate și în conformitate cu angajamentul nostru privind interzicerea represaliilor.

Toată lumea ar trebui să se simtă încrezătoare că poate vorbi într-un mediu sigur despre comportamente sau alte aspecte considerate a fi nedrepte, lipsite de etică, ilegale sau altfel raportabile în cadrul activității profesionale. Este de înțeles ca cineva să fie îngrijorat cu privire la posibile repercusiuni ca urmare a ridicării unei astfel de preocupări.

KPMG în România adoptă o abordare de toleranță zero față de orice formă de represalii împotriva oricărei persoane (din interiorul sau din afara KPMG) care formulează o plângere.

Politica KPMG în România este de a încuraja persoanele să raporteze îngrijorări („să ridice mâna”) fără teamă de represalii, în conformitate cu legislația și reglementările aplicabile. Toate entitățile KPMG în România au interdicția de a lua măsuri de represalii împotriva persoanelor care „ridică mâna” și fac raportări cu bună credință.

Printre exemplele de tratament defavorabil sau represalii interzise în legătură cu raportarea unei situații se numără:

• suspendarea, concedierea, încetarea contractului sau măsuri echivalente; 
• retrogradarea sau împiedicarea promovării; 
• transferul atribuțiilor, schimbarea locului de muncă, reducerea salariului, modificarea programului de lucru;
• refuzul acordării formării profesionale;
• o evaluare negativă a performanței sau o referință profesională nefavorabilă;
• aplicarea sau impunerea oricărei măsuri disciplinare sau a altor sancțiuni, inclusiv sancțiuni financiare;
• constrângerea, intimidarea, hărțuirea sau excluderea; 
• discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
• refuzul de a transforma un contract de muncă pe durată determinată într-unul pe durată nedeterminată, în cazul în care salariatul avea așteptări legitime că i se va oferi un post permanent;
• refuzul de a reînnoi sau încetarea anticipată a unui contract de muncă pe durată determinată;
• cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputației persoanei (în special pe platformele de comunicare socială), sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunităților de afaceri sau pierderii de venituri;
• includerea pe o listă sau într-o bază de date negativă, pe baza unui acord informal sau formal la nivelul unui sector sau al unei industrii, care poate presupune că persoana în cauză nu îşi va găsi, în viitor, un loc de muncă în respectivul sector sau în respectiva industrie;
• rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru bunuri sau servicii, fără a fi îndeplinite condiţiile în acest sens; 
• anularea unei licențe sau a unui permis; 
• solicitarea de efectuare a unei evaluări psihiatrice sau medicale.