Podsumowanie najważniejszych rozwiązań zawartych w projekcie ustawy o ochronie sygnalistów

Unijna dyrektywa o ochronie sygnalistów wymaga od państw członkowskich wprowadzenia przepisów dotyczących ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa (czyli tzw. „sygnalistów”). Polski ustawodawca jest w trakcie przygotowywania ostatecznej wersji projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Nowy projekt udostępniony w RCL uwzględnia efekty dotychczasowych prac nad powyższymi regulacjami. Pomimo, iż prace nad projektem ustawy wciąż trwają, warto już teraz rozważyć zasadność przystąpienia do opracowania właściwej procedury zgłaszania naruszeń, zwłaszcza w organizacjach, w których ich wdrożenie będzie obowiązkowe.

Przyjęcie przez polskiego ustawodawcę przepisów regulujących kwestie związane ze zgłaszaniem naruszeń, w tym w szczególności ochrony osób zgłaszających naruszenia, które powzięły wiadomość o naruszeniu prawa w kontekście związanym z wykonywaną przez nich pracą, będzie wymagało od pracodawców podjęcia szeregu czynności, w tym wprowadzenia procedury zgłaszania naruszeń.  Niewywiązanie się lub niewłaściwe wywiązanie się z tego obowiązku sankcjonowane będzie karą grzywny.

Zarówno projekt ustawy, jak i dyrektywa o ochronie sygnalistów przewidują trzy kanały zgłaszania nieprawidłowości:

• zgłoszenia wewnętrzne,
• zgłoszenia zewnętrzne oraz
• ujawnienie publiczne. 

Kanał zgłoszeń wewnętrznych jest kanałem, do wprowadzenia którego zobowiązane są podmioty prywatne (więcej szczegółów w tym zakresie poniżej).  Jest on kanałem zgłoszeń wewnątrz danej organizacji i ma być kanałem pierwszego wyboru dla sygnalisty zgłaszającego nieprawidłowości.

Z punktu widzenia podmiotów prawnych – pracodawców kanał wewnętrzny ma zatem największe znaczenie. Stworzenie wewnętrznych systemów umożliwiających zgłaszanie naruszeń prawa stanowi jedno z wyzwań dla zakładów pracy. Pracodawcy będą zobowiązani nie tylko do opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszana naruszeń prawa, ale również do podejmowania szeregu działań następczych polegających m.in. na przeprowadzaniu odpowiednich postępowań w sprawie otrzymanych zgłoszeń.

Kanał zgłoszeń zewnętrznych
Kanał zgłoszeń zewnętrznych jest kanałem, poprzez który sygnalista będzie mógł zgłosić nieprawidłowości do odpowiedniego organu publicznego. Dyrektywa o ochronie sygnalistów przewiduje obowiązek ustanowienia odpowiednich organów w państwach członkowskich, które będą odpowiadały za przyjmowanie oraz przetwarzanie zgłoszeń o nieprawidłowościach dokonanych przez sygnalistów. Projekt ustawy określa, że w Polsce zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego przestępstwa należało będzie co do zasady dokonać Policji, a w niektórych kwestiach także do prokuratora. Najnowszy projekt ustawy z 12 lipca 2023 roku w porównaniu do poprzednich projektów przewiduje zmiany w zakresie możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do prokuratora, więcej informacji w tym zakresie można znaleźć w naszej publikacji „Kolejna wersja projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa”. W określonych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne będą mogły być także dokonywane do Państwowej Inspekcji Pracy.

Ostatni kanał zgłaszania nieprawidłowości, to tzw. ujawnienie publiczne. Polega ono na przekazaniu informacji przez sygnalistę o nieprawidłowościach do wiadomości publicznej. Może to nastąpić za pomocą środków masowego przekazu, tj. np. telewizji, Internetu czy prasy. Taka forma zgłaszania nieprawidłowości ma stanowić ostateczność i według projektu ustawy osoba zgłaszająca w ten sposób nieprawidłowości podlega ochronie w następujących przypadkach:

1. gdy zgłaszający dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a ani podmiot do którego złożone zostało zgłoszenie wewnętrzne ani organ publiczny nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą zgłaszającemu informacji zwrotnej w terminach na przekazanie informacji zwrotnej ustalonych we właściwych procedurach obowiązujących w tych podmiotach, lub
2. gdy zgłaszający dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego organ ten nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej.

A zatem skorzystanie z ostatniego kanału zgłaszania nieprawidłowości nie może być traktowane jako samoistna podstawa do takiego działania, a może odbyć się tylko wtedy, gdy sygnalista nie otrzyma informacji zwrotnej na wcześniejsze zgłoszenie lub organy odpowiedzialne w ramach zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego nie podejmą żadnych działań.

Projekt ustawy przewiduje, iż podmiotem zobowiązanym do utworzenia kanału zgłoszeń wewnętrznych jest podmiot prawny, na rzecz którego „wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób”. Z literalnego brzmienia przepisu można wywnioskować, iż próg 50 osób nie odnosi się jedynie do pracowników zatrudnionych na podstawie kodeksu pracy, ale uwzględnia on również osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w szczególności na podstawie umów cywilnoprawnych. Pojawiają się również wątpliwość odnośnie tego, na jaką datę należałoby obliczyć pułap zatrudnienia warunkujący obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości, czy na dzień wejścia w życie przepisów, czy na początek roku czy też wziąć pod uwagę średnioroczne zatrudnienie. 

Natomiast jeśli podmiot prawny wykonuje działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętym zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy o ochronie sygnalistów, ma on obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa niezależnie od ilości osób wykonujących lub świadczących pracę.

Podmiot prawny, który będzie objęty zakresem ustawy, będzie zobowiązany do:

1. wdrożenia procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych – wdrożenie takiej procedury będzie wiązało się z obowiązkiem konsultacyjnym ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu,
2. przekazania informacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku pracy w momencie rozpoczęcia rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
3. prowadzenia postępowań wyjaśniających w zakresie dokonanych zgłoszeń,
4. zapewnienia, by procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiało uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem osobom nieupoważnionym,
5. prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Podmioty prawne będą musiały powołać zespół, który będzie odpowiedzialny za prowadzenie postępowań wyjaśniających. Jednakże projekt ustawy przewiduje możliwość upoważnienia podmiotu zewnętrznego do obsługi zgłoszeń w danej organizacji na podstawie umowy. 

Obecny projekt ustawy o ochronie sygnalistów przewiduje, że nowe przepisy mają wejść w życie w terminie 2 miesięcy od dnia ich ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych, które mają wejść w życie już po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Oznacza to, że z chwilą ukończenia prac nad ustawą przedsiębiorcy powinni być już w praktyce przygotowani do wdrożenia procedury. Termin na wdrożenie procedury przewidziany projektem ustawy, może w naszej ocenie okazać się zbyt krótki, aby pracodawcy w sposób kompleksowy mogli wprowadzić procedury w zakresie whistleblowingu w swojej organizacji. Dlatego tak ważne jest jak najszybsze podjęcie odpowiednich działań przez podmioty, które będą objęte regulacjami wynikającymi z ustawy o ochronie sygnalistów. Zapraszamy do zapoznania się z informacjami KPMG Law w zakresie odpowiedniego wdrożenia właściwych rozwiązań z zakresu whistleblowingu „Zgłaszanie naruszeń występujących w organizacji – jak wdrożyć właściwe rozwiązania?”