Proces- of producteigenaar zonder adequaat dashboard noch stuur…. Proces- of producteigenaar zonder adequaat dashboard noch stuur….
De rol ‘proceseigenaar’ is in opkomst geraakt in het kwaliteitsdenken van de jaren tachtig, in dezelfde periode als het ontstaan van de Lean- en 6Sigma-methodologie, gericht op het verbeteren van de kwaliteit van processen. Methoden als ISO en EFQM veronderstelden dat proceseigenaren zouden moeten sturen op de prestaties en de kwaliteit van het proces. Om als proceseigenaar daadwerkelijk verantwoordelijkheid te kunnen nemen voor de kwaliteit van processen, is adequate informatie essentieel. Zonder deze informatie is de proceseigenaar stuurloos.
De laatste veertig jaar zijn er veel ontwikkelingen geweest met ERP- en daarna workflowsystemen om te ondersteunen in verbeterde informatievoorziening en verzameling, maar deze systemen kennen hun beperkingen in het registreren van data. Ook al wordt er zeker belangrijke en relevante data in deze systemen vastgelegd, het geeft toch lang niet altijd een adequaat beeld van hoe het proces daadwerkelijk in praktijk verloopt. Daarnaast is vaak niet het gehele end-to-end proces in beeld en gedigitaliseerd binnen één systeem en blijken het in praktijk vaak de uitzonderingen die de kwaliteit van het proces beïnvloeden. Dus ook al zijn er vandaag de dag allerlei moderne IT-systemen voorhanden, toch blijkt lang niet altijd dat de proceseigenaar het proces kan beheersen en de proceskwaliteit kan besturen.
Om deze reden ontwikkelde Wil van der Aalst in 2011 Procesmining. Met de procesmining-methode kan diepgaande analyse worden gedaan om de afwijkingen te onderzoeken. Naast doorlooptijden en de procesgang kunnen ook indicatoren als uitval of rework inzichtelijk gemaakt worden. Daarnaast kan er meta-data ingebracht worden om ook de factoren die de prestatie-indicatoren beïnvloeden adequaat te onderzoeken.
Moderne procesmining-systemen worden ingezet in de dagelijkse besturing van processen, waarbij alle betrokkenen dezelfde informatie voorhanden hebben om in performance-overleggen adequaat op de activiteiten te kunnen sturen. Ook kunnen business rules ingesteld worden om signalen of alarmen in te stellen zodat tijdig acties genomen kunnen worden.
Een procesmining-systeem geeft iedere proceseigenaar toegang tot een adequaat dashboard dat inzichtelijk maakt hoe het proces presteert, wat de uitzonderingen zijn en hoe middels diepgaande analyses de kwaliteit van het proces continu kan worden verbeterd.
Je zou kunnen zeggen dat iedere proceseigenaar recht heeft op een Procesmining-dashboard: Pas dan krijgt de proceseigenaar daadwerkelijk een stuur in handen om het proces adequaat mee te besturen in de steeds sneller veranderende omgeving.
Deze blog is onderdeel van een blogreeks over het gebruik van en de ervaring met procesmining als toepassing van intelligence automation in het werkveld van operational excellence.
