Kompas en thermometer voor transformaties Kompas en thermometer voor transformaties

In veel organisaties zijn transformaties nodig om vernieuwing en doorbraken in performance te realiseren. Vaak wordt hier veel geld aan besteed en zijn risico’s aanzienlijk. Of het nu ERP-cloud, platformimplementatie of transformatie van backofficeprocessen betreft, in alle gevallen is het belangrijk om te weten hoe je de processen in de nieuwe situatie gaat volgen en besturen.

Ondanks alle energie die besteed wordt om de transformatie in hapklare brokken op te leveren en om de organisatie daarin mee te nemen, tast de organisatie na een migratie vaak toch in het duister hoe haar processen daadwerkelijk verlopen. Het is opmerkelijk dat organisaties die zo veel investeren in digitalisering, niet altijd besluiten hier ook direct een dashboard en een stuur bij aan te schaffen. Dit is namelijk cruciaal om de benefits van de investering inzichtelijk te maken. Daarnaast biedt dit een enorme kans om direct nog meer waarde te realiseren, doordat je de processen na de transformatie direct gestructureerd en gestandaardiseerd in beeld hebt, inclusief de uitzonderingen.  

Procesmining-systemen zijn uitermate geschikt om dit goed in beeld te krijgen en daarmee ook te zien waar het geautomatiseerde proces wel of niet optimaal werkt na de transformatie.

Tijdens het ontwerp worden er keuzes gemaakt hoe de processen gaan verlopen en hoe de data opgeslagen wordt. Veelal is dit lastig te toetsen, echter in de weken na live gang is het wel de basis om te zien hoe de processen daadwerkelijk verlopen.

Om de processen met Procesmining tools te kunnen volgen is een data dump nodig met daarin zo veel mogelijk start- of stopmeetpunten van de activiteiten in het proces. Niet altijd komt deze informatie uit de basistabellen, maar regelmatig ook uit de logging die in het systeem geactiveerd is. Als er voldoende events beschikbaar zijn van de te volgen objecten, zoals de order, het ticket of de kandidaat, dan kan procesmining ingezet worden.

Een eenduidig beeld hoe het proces daadwerkelijk verloopt, is juist na een implementatie van groot belang voor de verschillende betrokkenen. Het geeft direct een gezamenlijk beeld hoe het proces verloopt en de knelpunten kunnen niet alleen gevisualiseerd worden, maar ook gekwantificeerd en aangepakt. Dit geeft diverse voordelen:

1. De business impact van knelpunten is inzichtelijk en beschikbaar voor prioriteitstelling. 
2. In het begin zijn het wellicht kleine aantallen, maar de knelpunten kunnen direct gevolgd worden en adequaat opgepakt.
3. Er is vanaf het begin een sluitende goederenstroom dus direct de mogelijkheid om alles te volgen vanuit het perspectief dat nodig is inclusief de controles die belangrijk zijn.
4. Gemigreerde orders of tickets kunnen worden gevolgd hoe die verlopen ten opzichte van de nieuwe orders of tickets, zodat de gevolgen van de migratie gemonitord kunnen worden.
5. Inzicht in en begrip van de nieuwe situatie verhogen de draagkracht (niet in het duister tasten).

De nieuwe procesgangen direct in kaart brengen helpt dus om de transformatie succesvol te laten zijn door te voorkomen dat men in het duister tast. Overweeg dus zeker om in een transformatie om met procesmining de verandering voor te bereiden of om achteraf te meten hoe de processen daadwerkelijk verlopen.

Deze blog is onderdeel van een blogreeks over het gebruik van en de ervaring met procesmining als toepassing van intelligence automation in het werkveld van operational excellence.