Het kantelpunt in mijn opinie over Procesmining Het kantelpunt in mijn opinie over Procesmining

Na een eerste kennismaking met de techniek en een aantal demonstraties en presentaties was ik weliswaar geïnteresseerd geraakt in de techniek, maar zeker nog niet echt overtuigd van de toegevoegde waarde. Daarnaast waren signalen dat een waardestroomanalyse op brown paper niet meer kon in deze tijd al helemaal aan mijn dovemansoren besteed. Totdat ik terugdacht aan een uitdaging van een aantal jaar geleden om tot een sluitende goederenstroom te komen. Vanaf dat moment was ik volledig overtuigd van de toegevoegde waarde van Procesmining.

Ik kreeg de uitdaging om tot een sluitende goederenstroom te komen (order tot cash), omdat het voor de organisatie waar ik toen werkzaam was van commercieel belang was iedere order zo snel als mogelijk af te ronden in verband met de impact op het marktaandeel. Daarnaast was het vanuit klantperspectief belangrijk om zo snel mogelijk te leveren om ordernavraag te voorkomen. En vanuit financieel perspectief was het belangrijk om met alle orders een juiste factuur mee te sturen.

In veel organisaties is een sluitende goederenstroom echter geen gemeengoed. Veelal zijn veel controles en rapportages nodig om te kunnen bepalen wat de status is van items zoals orders, tickets, sollicitanten, etc. Ook is niet altijd inzichtelijk met rapportages wanneer deze items zijn ingestroomd en wat de ouderdom van deze items is. Alle uren gaan op in het bewerken van onderhanden voorraad en met allerlei controles moet vastgesteld worden of er niets mist.
In mijn carrière heb ik dan ook vaak hard moeten werken om wel een sluitende goederenstroom voor elkaar te krijgen. Zo hebben we om bovengenoemd voorbeeld te realiseren een volgsysteem ontwikkeld om de orders door het gehele proces te kunnen volgen om onder andere te kunnen zien of deze niet afgewezen werden, niet opnieuw ingediend werden, en juist tot een einde kwamen. Daarnaast ontwikkelden we een methode om vast te stellen dat iedere factuur 100% aansloot op een order en er daadwerkelijk gebruik werd gemaakt van de dienst. Tijdens de ontwikkeling waren de grootste uitdagingen het ontsluiten van de data en het analyseren van de verschillen. Uiteindelijk heeft het ontwikkelde volg- en controlesysteem er niet alleen voor gezorgd dat het onderhanden werk effectief bestuurd kon worden en dat problemen snel zichtbaar werden, maar ook dat klanten de juiste factuur ontvingen, juist ook bij wijzigingen van product, productkenmerken of bezorgadres.

Het heeft ons toentertijd een periode van ongeveer vier jaar gekost om het volg- en controlesysteem te vervolmaken en de resultaten zichtbaar te maken. Tegenwoordig gebruik ik procesmining om ditzelfde in een paar uren inzichtelijk te maken. Zo kon ik laatst een goederenstroom inzichtelijk maken en zien waar iedere order was per instroomkanaal, per product, per type product, etc. Daarnaast was er zes maanden ervoor een migratie geweest, en juist de impact van de gemigreerde orders op de KPI’s was eenvoudig inzichtelijk te maken. Ook kon ik in één oogopslag zo de langlopende orders eruit halen en daarvoor de nodige acties initiëren.

Van vier jaar werk naar in een paar uur een sluitende goederenstroom inzichtelijk hebben; dat is zonder twijfel het kantelpunt in mijn beeld over de waarde die procesmining brengt.

In onderstaande figuur worden nog meer voordelen benoemd om procesmining toe te passen.

Deze blog is onderdeel van een blogreeks over het gebruik van en de ervaring met procesmining als toepassing van intelligence automation in het werkveld van operational excellence.