De wil om te 'procesminen' moet je maken! De wil om te 'procesminen' moet je maken!

In veel organisaties is procesmining om alle processen te besturen en te verbeteren nog geen gemeengoed, terwijl er wel een grote behoefte is om in de steeds verder gaande digitalisering de processen te blijven overzien en besturen.

Bij het starten van de toepassing van procesmining worden diverse obstakels benoemd:

1. Het is te duur of het zal wel te duur zijn
2. Wij hebben onvoldoende of niet de juiste data beschikbaar
3. We hebben er geen tijd voor (druk met de dagelijkse gang van zaken) 
4. We hebben ons proces al op orde en inzichtelijk
5. We veranderen al zo veel en we kunnen de verbeteringen niet realiseren
6. We hebben al andere rapportagesystemen zoals PowerBI of Tableau (en hebben deze al inzichtelijk)

Deze obstakels zijn er natuurlijk om overwonnen te worden. Vaak is het klein houden en met een demo of een zogenaamde proof of value starten een verstandige aanpak. De organisatie heeft dan de gelegenheid om de eerste obstakels te overwinnen. Meestal worden op dat moment financiële processen gekozen, maar ook in operationele productieprocessen of IT service management kunnen mooie eerste analyses gedaan worden.

Voordat het tot een demo of een proof of value komt, moeten managers en betrokken experts wel voldoende aanleiding zien om ermee aan de slag te gaan. Dit kan een noodzaak tot bijvoorbeeld performanceverbetering, het vergroten van analysevermogen, of betere beheersing van de processen zijn. Veelal zijn data analytics en IT-architecten daarbij betrokken in combinatie met proceseigenaren en operational excellence experts die op zoek zijn naar verbeterinspiratie of meer zicht op hun proces willen krijgen.

Ik heb gezien dat actieve vormen van demo's heel goed werken. Denk bijvoorbeeld aan een interactief whiteboard waarmee je kunt swipen of een 'mine your own process'-workshop waarin de deelnemers in duo's onderzoeksvragen krijgen en de antwoorden moeten uploaden. Juist actieve vormen maken de afstand tot de nieuwe technologie kleiner.

Voor de betrokkenen begint het pas echt als de data ingeladen is en hun eigen proces zichtbaar wordt. Het wordt dan concreet en voor hen realiteit. Je ziet direct hoe het proces op hoofdlijnen verloopt en daar herkennen de betrokkenen zich snel in. Als je vervolgens naar de uitzonderingen gaat kijken, dan wordt het interessant. De data wordt niet per se in twijfel getrokken, maar er ontstaat wel een normale menselijke discussie over het ontstaan van de uitzonderingen. Doordat je ook naar de specifieke voorbeelden kunt doorklikken, wordt het direct heel concreet.

Om überhaupt stappen te kunnen zetten en de energie in het project vast te houden, is het nodig dat er een doel met een verandernoodzaak is. Dit kan in allerlei opzichten, zoals een performanceverbetering of een effectieve introductie van nieuwe ERP-systemen. Het doel kan ook zijn, te willen zien hoe het proces verloopt. Maar wat ga je er vervolgens mee doen? Je hebt een inzicht, maar nog geen actie. Steeds meer wordt procesmining ook toegepast om vast te stellen of het proces wel beheerst en compliant is. Zowel internal control-afdelingen als accountants gebruiken de tooling om controles mee uit te voeren.

Benut jij de technologische mogelijkheden in dit digitale tijdperk? Ik merk dat we diverse stapjes moeten zetten voordat we nieuwe technologie of methoden omarmen en eigen maken.

Deze blog is onderdeel van een blogreeks over het gebruik van en de ervaring met procesmining als toepassing van intelligence automation in het werkveld van operational excellence.