Maximiser la productivité du personnel

Tout le monde sait que la productivité d’une entreprise repose avant tout sur les personnes qui y travaillent. La main-d’œuvre n’est pas seulement une ressource. C’est le moteur qui alimente la croissance, la résilience et l’avantage concurrentiel. Dans les petites comme dans les grandes entreprises, les personnes appuyées par des équipes efficaces sont en mesure de produire des résultats, de stimuler l’innovation et de façonner l’avenir de l’organisation. Lorsque les équipes de direction investissent dans les membres du personnel et créent les conditions propices à leur épanouissement, la productivité suit.

Pourtant, maximiser le potentiel du personnel est complexe. La productivité varie considérablement d’un rôle ou d’un service à l’autre. Ce qui est « productif » en ventes ne l’est pas nécessairement en technologies de l’information ou en ressources humaines. Alors, par où commencer? Lisez la suite et découvrez des stratégies qui donnent du pouvoir à votre atout le plus précieux – votre personnel.

L’une des plus grandes difficultés lorsqu’il est question de productivité du personnel est de savoir comment la mesurer. Trop souvent, les organisations mesurent encore la productivité par le temps passé à travailler, plutôt que par la production significative. Cette approche axée sur le présentéisme peut mener au désengagement, car les équipes passent leurs journées à travailler de longues heures, sans raison d’être. Le revers de la médaille n’est pas mieux. Les personnes qui font un excellent travail avec une grande efficacité sont simplement récompensées par plus de travail, ce qui entraîne une perte de motivation et, à la longue, un épuisement professionnel.

Une autre grande difficulté est la surcharge d’outils. Souvent, de nouvelles technologies sont mises en place sans que les anciens systèmes soient désactivés, ce qui peut nuire à l’efficacité et semer la confusion. Les employés peuvent passer beaucoup de temps à naviguer entre les différentes plateformes plutôt que de se concentrer sur des tâches productives.

Enfin, la clarification des rôles et leur alignement avec la stratégie sont également des obstacles majeurs. Quand les membres du personnel ne saisissent pas comment leur travail s’inscrit dans les grands objectifs organisationnels, les priorités deviennent floues et la productivité en souffre. Résultat? Beaucoup de travail, mais peu de résultats. Il faut donc veiller à ce que les personnes occupent les rôles appropriés et possèdent les compétences nécessaires. En d’autres termes, l’introduction de technologies et d’outils de premier plan ne suffira pas à accroître la productivité. Combler ces écarts grâce à une planification ciblée des ressources humaines et un renforcement des compétences aidera les équipes à se concentrer sur les tâches qui contribuent effectivement au succès de l’organisation.

Avant d’élaborer un plan d’amélioration de la productivité du personnel, posez-vous les questions stratégiques suivantes au sujet de votre organisation et de vos équipes :

• La stratégie de notre organisation est-elle bien définie? Savons-nous comment chaque rôle contribue à sa mise en œuvre? Est-ce clair pour les membres du personnel?
• Avons-nous affecté les bonnes personnes aux bons postes? Ont-elles les compétences requises?
• Quels outils utilisons-nous? Exploitons-nous pleinement leur potentiel? Pourrions-nous simplifier notre environnement de travail?
• Quel est le degré de motivation et d’engagement des membres de notre personnel? Comment les récompenser pour accroître la productivité réelle, plutôt que l’activité apparente? Quels facteurs externes peuvent influer sur notre secteur et modifier notre cadre de travail? Comment reconnaître ces facteurs influents et ajuster notre stratégie en conséquence?

En répondant à ces questions, les équipes de direction peuvent trouver les lacunes, clarifier les priorités et jeter les bases pour des améliorations significatives.

Au cours du prochain trimestre, il sera possible pour les leaders d’entreprises canadiennes de mettre en place des mesures précises et mesurables pour optimiser la manière dont leur personnel accomplit les tâches et fournit des résultats.

• Définir la productivité : Expliquez ce que signifie la productivité à l’échelle de l’unité administrative. Définissez des résultats mesurables et pertinents quant au travail accompli par chaque équipe. Dans la mesure du possible, ces résultats devraient s’inscrire dans la vision organisationnelle de la productivité.
• Définir des objectifs d’équipe clairs, mesurables et harmonisés : Réunissez les chefs d’équipe pour déterminer deux ou trois priorités mesurables pour le trimestre à venir (p. ex. : « Augmenter de 10 points le taux de satisfaction de la clientèle »). Entendez-vous sur les objectifs qui ont le plus de valeur pour l’organisation. Communiquez ces objectifs à tous les membres du personnel et examinez les progrès toutes les deux semaines.
• Effectuer une évaluation des outils : Faites l’inventaire de tous les outils utilisés par chaque équipe ainsi que leurs fonctionnalités. Sondez vos employés pour détecter les outils ou processus superflus; puis, éliminez-en au moins un par équipe. Fournissez un guide simple des outils à utiliser pour les tâches clés.
• Allouer du temps à l’apprentissage : Bloquez une heure par semaine pour permettre aux membres du personnel d’essayer de nouveaux outils (p. ex. : plateformes d’IA) et de les commenter. Suivez le taux de participation et prenez en note les outils améliorant le flux de travail.
• Réévaluer les rôles et les compétences : Dressez la liste des rôles actuels et des compétences requises. Trouvez une lacune par équipe et veillez à la combler au moyen de formation, d’accompagnement ou d’embauche. Réaffectez les tâches afin que les personnes qualifiées se concentrent sur un travail productif de grande valeur.
• Réviser les incitatifs pour récompenser la collaboration et la qualité : Mettez à jour les évaluations du rendement pour y inclure une mesure d’équipe. Reconnaissez les personnes qui aident les autres ou améliorent les processus, et pas seulement celles qui accomplissent le plus de tâches.
• Surveiller les effets inattendus et s’ajuster au besoin : Consultez les données de productivité chaque mois. Si une mesure provoque des comportements négatifs (comme le travail précipité), réévaluez-la et communiquez les changements apportés.

En mettant en application ces mesures, les équipes de direction peuvent créer un environnement propice à la concentration, à l’efficacité et à l’engagement. Ainsi, les membres du personnel sont à même de produire des résultats significatifs et d’améliorer en continu la façon d’accomplir le travail.

Évitez les pièges courants qui bloquent la productivité du personnel.

• Ne confondez pas la présence physique et l’occupation avec la productivité. Ne récompensez pas le présentéisme.
• Évitez d’ajouter de nouveaux outils sans avoir d’abord rationalisé ou intégré les systèmes existants.
• Ne manquez pas l’occasion de récompenser les comportements générant les résultats souhaités. Favorisez la productivité en reconnaissant et en récompensant les comportements qui améliorent la collaboration et qui donnent des résultats. Vous aimeriez voir plus de comportements comme ceux-là? Valorisez-les par des récompenses.
• Tenez-vous loin de la microgestion. Encouragez les individus à innover et à apprendre.
• Évitez d’introduire une technologie sans planification et sans offrir de formation adéquate. Sinon, vous pourriez assister à une baisse (et non à une hausse) de productivité.

Pour stimuler la productivité du personnel, il est crucial de se concentrer sur les résultats obtenus, plutôt que sur les heures travaillées. Et pour y arriver, il faut utiliser les bons indicateurs, de rationaliser les outils et de favoriser une culture de collaboration et de qualité.

Les leaders jouent un rôle clé en aidant les individus et les équipes à comprendre ce qu’est le succès et en leur fournissant le soutien dont ils ont besoin pour l’atteindre. En s’éloignant des pratiques désuètes et en accordant la priorité à ce qui génère réellement de la valeur, les organisations canadiennes peuvent libérer le plein potentiel de leur personnel.

KPMG au Canada accompagne les organisations dans la définition de leur stratégie, l’harmonisation de leurs ressources humaines et l’optimisation de la technologie. Nous aidons les cadres à planifier leurs effectifs, à revoir leur structure organisationnelle, y compris à déceler les écarts dans les rôles et les compétences à l’ère de l’IA, à simplifier leur environnement de travail et à concevoir des incitatifs qui encouragent la collaboration et la création de valeur.

Que ce soit pour automatiser les tâches manuelles ou repenser la main-d’œuvre à l’ère de l’IA, pour faciliter la gestion du changement dans l’adoption de nouvelles technologies, ou encore pour aider les équipes à se concentrer sur les résultats, notre approche est toujours pratique et adaptée aux besoins précis des entreprises canadiennes.