Delegowanie pracowników w świetle nowych przepisów

W przypadku delegowania pracowników, rok 2020 to czas dostosowywania się do nowej rzeczywistości, narzuconej nie tylko przez pandemię koronawirusa, ale również przez upływ terminu na implementację przez państwa członkowskie UE dyrektywy 2018/957/EU o delegowaniu pracowników. W Polsce nastąpiło to poprzez wejście w życie ustawy z dnia 24 lipca 2020 r. zmieniającej ustawę o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Należy zwrócić uwagę, że polska ustawa dotyczy przedsiębiorców delegujących do Polski. Delegując pracowników z Polski należy zapoznać się z odpowiednimi aktami prawnymi w państwie oddelegowania. Mimo, że wszystkie państwa członkowskie miały obowiązek wdrożyć tę samą dyrektywę, regulacje w poszczególnych państwach nie są identyczne. Przykładem może być Francja, która zdecydowała się wdrożyć bardziej rygorystyczne przepisy, niż minimalne standardy narzucone dyrektywą.

Nowelizacja przepisów ma na celu ujednolicenie zasad delegowania pracowników w ramach Unii Europejskiej, co urzeczywistnia podstawowe zasady prawa unii europejskiej – zasadę równości i niedyskryminacji.
 

Ujednolicenie regulacja w zakresie wynagrodzenia było niezbędne ponieważ rosnące rozbieżności w wynagrodzeniach i różnice w kosztach pracy sprawiły, że korzystanie z usług pracowników delegowanych stało się dla przedsiębiorców atrakcyjniejsze. W konsekwencji, w latach 2010–2014 liczba pracowników delegowanych wzrosła o 44,4%. Celem zmian jest zapewnienie pracownikowi delegowanemu wynagrodzenia w takiej wysokości jaką otrzymuje obywatel kraju, wykonujący pracę na takim samym stanowisku („ta sama praca za tę samą płacę”).

Państwa członkowskie przyjmujące pracowników delegowanych mają zapewnić, że pracownik delegowany na ich terytorium otrzyma od swojego zagranicznego pracodawcy wynagrodzenie wyliczone w sposób wynikający z prawa, układów zbiorowych pracy i zwyczaju, które obowiązują w miejscu wykonywania pracy. Obowiązkowe jest nie tylko wypłacenie wynagrodzenia we właściwej wysokości, ale także zagwarantowanie wszystkich świadczeń, które pracownikom krajowym należą się z mocy prawa. Dotychczasowa praktyka, zgodnie z którą pracodawcy opierali się przy ustalaniu wynagrodzenia wyłącznie o stawki minimalne obowiązujące w danym kraju, jest obecnie niedopuszczalna. Pracodawca musi dokładne poznać i zrozumieć zasady wynagradzania w kraju przyjmującym.

Na jednolitej stronie internetowej każde państwo członkowskie będzie miało obowiązek zamieścić zasady wynagradzania (i inne obowiązkowe warunki zatrudniania) pracowników delegowanych do tego państwa. Jeżeli informacje na stronie internetowej będą niewłaściwe lub nieaktualne, może to być okoliczność łagodząca w przypadku kontroli. Zawartość stron internetowych może jednak rozczarować. Niektóre z nich (np. strona niemiecka) zawierają bardzo szczegółowe i pomocne informacje, na dodatek dostępne w języku angielskim. Są jednak państwa, w tym m.in. Polska, które udostępniają niepełne informacje, na dodatek tylko częściowo dostępne w języku angielskim.
 

Przed nowelizacją przepisów, czas trwania oddelegowania nie podlegał restrykcyjnym ograniczeniom. Na skutek wprowadzanych zmian okres oddelegowania został skrócony do 12 miesięcy, z możliwością jego przedłużenia o kolejne 6 miesięcy (w sumie 18 miesięcy) na podstawie umotywowanego powiadomienia przedsiębiorstwa delegującego.

Co istotne, do obliczenia okresu delegowania wliczać należy okresy zastępowania się przez pracowników na tym samym stanowisku pracy. Oznacza to, że okresu 12 miesięcy nie można łączyć z osobą pracownika oddelegowanego a z wykonywanymi obowiązkami w państwie oddelegowania. Jeżeli te same obowiązki wykonują pracownicy wyjeżdżający do tego samego państwa, należy uznać, że jest to to samo oddelegowanie. Przepisy nie precyzują, czy pracownikami zastępującymi się są wyłącznie pracownicy wyjeżdzający na oddelegowanie bezpośrednio po sobie. Powstaje zatem wątpliwość czy w przypadku oddelegowania pracownika do państwa członkowskiego po kilku miesiącach od powrotu z tego państwa innego pracownika, który wykonywał pracę na tym samym stanowisku, mamy do czynienia nadal z tym samym oddelegowaniem i ograniczeniem czasowym, czy też rozpoczyna się nowe oddelegowanie. Jeżeli z kolei poprzednie oddelegowanie byłoby kontynuowane, to czy bieg terminu ulega zawieszeniu na czas przerwy w oddelegowaniu czy też biegnie nieprzerwanie licząc od pierwszego dnia oddelegowania. Prędzej czy później kwestie te staną się najprawdopodobniej przedmiotem pytań prejudycjalnych sądów krajowych do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.

Po upływie 12 lub 18 miesięcy łącznego okresu delegowania pracowników przez tego samego pracodawcę do pracy na tym samym stanowisku, będą miały zastosowanie wszystkie przepisy prawa pracy wynikające z przepisów, układów zbiorowych i zwyczaju państwa przyjmującego. Objąć nimi trzeba będzie tego pracownika, podczas delegowania którego dojdzie do przekroczenia tego okresu oraz każdego go zastępującego. Dla zastosowania lokalnego prawa pracy konieczna jest tożsamość pracodawcy, zleconego zadania i miejsca jego wykonania.

Warto zaznaczyć, że wymóg stosowania prawa państwa przyjmującego nie dotyczy sytuacji, w której prawo państwa wysyłającego jest korzystniejsze dla pracownika.

Na mocy ustawy implementującej dyrektywę o delegowaniu pracowników, Państwowa Inspekcja Pracy zyskała szereg nowych uprawnień. Organ ten obejmie funkcję instytucji łącznikowej odpowiedzialnej za współpracę z właściwymi organami z innych państw w zakresie, m.in: udzielania informacji o warunkach zatrudnienia pracowników delegowanych do Polski, informowania o nieprawidłowościach i wykroczeniach związanych z delegowaniem, występowaniem z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli, a także przeprowadzania tych kontroli na wniosek organów innych państw.

Nowe regulacje z całą pewnością w znaczącym stopniu zwiększają obciążenie administracyjne pracodawców delegujących pracowników, a co za tym idzie – również koszty oddelegowania. Nowe obowiązki powodują, że pracodawcy muszą uważnie zaplanować proces delegowania pracowników i na bieżąco go kontrolować. W firmach delegujących pracowników, koniecznym wydaje się weryfikacja zasad wynagradzania pracowników i pozapłacowych warunków zatrudnienia.

Autor: Natalia Jarzebowska, doradca podatkowy, młodszy menedżer w dziale doradztwa podatkowego w zespole Global Mobility Service w KPMG w Polsce