Funkcja księgowa i podatkowa w grupie i jej obowiązki na gruncie ustawy o AML

Dotychczasowy polski system przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wyznaczają regulacje prawne opierające się na przepisach dyrektyw unijnych w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Podstawowym aktem prawnym w tym obszarze jest aktualnie ustawa z 1 marca 2018 r. o  przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: „Ustawa o AML”), która jak dotąd była zmieniana aż 29 razy.

Obowiązująca aktualnie Ustawa o AML zawiera katalog instytucji obowiązanych wynikający z regulacji unijnych dyrektyw tj. dyrektywy 2015/849 (tzw. IV dyrektywa AML)¹ oraz dyrektywy 2018/843 (tzw. V dyrektywa AML)².

Instytucje obowiązane pełnią kluczową rolę w systemie przeciwdziałania praniu pieniędzy.

To właśnie za ich pośrednictwem powołane do tego organy mają możliwość monitorowania przepływu środków finansowych na rynku.

Biorąc pod uwagę to, jak ważnym elementem systemu AML są instytucje obowiązane katalog tych podmiotów zawarty w Ustawie o AML jest przez prawodawcę sukcesywnie aktualizowany. Najczęściej sprowadza się to do jego rozszerzenia.

Zamknięty katalog instytucji obowiązanych jest więc modyfikowany w zależności od skali i trendów związanych z przestępstwami, którym ustawa o AML ma zapobiegać.

Cechą wspólną wszystkich podmiotów zaklasyfikowanych jako obowiązane na gruncie Ustawy o AML jest to, że prowadzona przez nie działalność wiąże się w mniejszym czy większym stopniu z przepływem istotnych wartości majątkowych.

Wśród instytucji obowiązanych można wyszczególnić zarówno podmioty działające na rynku finansowym (np. firmy inwestycyjne, instytucje pożyczkowe czy podmioty świadczące usługi w zakresie wymiany pomiędzy walutami wirtualnymi i środkami płatniczymi), jak również takie spoza rynku finansowego,np.:

• podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, również na rzecz spółek z grupy,
• podmioty świadczące tzw. corporate services / centra kompetencyjne, w tym zwłaszcza w postaci zapewniania siedziby/adresu.
• przedsiębiorcy w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość
  10 000 euro.

Ustawa o AML nakłada na instytucje obowiązane szereg obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. 

Należy wskazać, że każda instytucja obowiązana powinna zidentyfikować i ocenić ryzyko AML związane z jej działalnością uwzględniając czynniki ryzyka dotyczące klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw.

Przy ocenianiu ryzyka instytucje obowiązane mogą uwzględniać obowiązującą krajową ocenę ryzyka (ostatnia wydana przez GIIF 6 grudnia 2023³) i tzw. unijną ocenę ryzyka.

Doświadczenia z inspekcji przeprowadzonych przez UKNF⁴ wskazują, że wśród najczęstszych błędów popełnianych dotychczas przez instytucje obowiązane w zakresie oceny ryzyka AML były⁵:

• pominięcie niektórych czynników ryzyka wskazanych w przepisach Ustawy o AML,
• niewskazanie finalnych wniosków wynikających z oceny ryzyka,
• brak harmonogramu planowanych działań instytucji obowiązanej w celu łagodzenia ryzyka lub nieracjonalne terminy zawarte w harmonogramie działań,
• niezrozumienie różnic między ryzykiem inherentnym a rezydualnym,
• nieodpowiedni dobór metodyki, nieuwzględniający istotnych z punktu widzenia instytucji obowiązanej czynników ryzyka lub określający podatność na ryzyko w sposób nieadekwatny do skali i rodzaju działalności.

Ocenę ryzyka sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej i w razie potrzeby, nie rzadziej jednak niż co 2 lata, aktualizują, w szczególności w związku ze zmianami krajowej czy unijnej oceny ryzyka.

Jeśli zatem w 2018 czy 2019 r. spółka przygotowała ocenę ryzyka i od tej pory nie była ona aktualizowana, to w razie kontroli organu można spodziewać się stwierdzenia uchybień obowiązkom ustawowym.

Kolejnym podstawowym obowiązkiem każdej instytucji obowiązanej jest również posiadanie procedur AML tj.:

• wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• procedury anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń,
• procedury opartej na analizie ryzyka w celu ustalenia czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
• grupowej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (nie w każdym przypadku).

Procedura wewnętrzna obejmuje m.in. określenie czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka AML i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem, zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego czy zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów AML.

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń określa natomiast w szczególności osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń, sposób odbierania zgłoszeń czy rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia.

W kontekście procedury anonimowego zgłaszania naruszeń warto sprawdzić, czy jest ona zgodna z procedurą dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych przyjętą na podstawie ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Warto zastanowić się, jak sprawić, aby oba te dokumenty ze sobą współgrały, a przynajmniej wzajemnie się nie wykluczały. Opcją do rozważenia jest zawarcie procedury anonimowego zgłaszania z Ustawy o AML i procedury z ustawy o ochronie sygnalistów w jednym dokumencie.

Instytucje obowiązane zapewniają udział osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków, uwzględniających zagadnienia związane z ochroną danych osobowych.

Szkolenia te powinny uwzględniać charakter, rodzaj i rozmiar działalności prowadzonej przez instytucję obowiązaną oraz zapewniać aktualną wiedzę w zakresie realizacji obowiązków instytucji obowiązanej.

Cel ten może być osiągnięty zarówno przez szkolenia stacjonarne (np. w postaci szkoleń warsztatowych), jak i szkolenia zdalne w formie webinariów, kursów e-learningowych, o ile ich ukończenie zostanie udokumentowane.

W kontekście aktualności wiedzy, warto pamiętać, że każda istotniejsza zmiana przepisów ustawy, których to zmian od 2018 r. było aż 29, powinna powodować konieczność aktualizacji wiedzy pracowników. Jeśli zatem od wdrożenia AML w organizacji w 2018 czy 2019 roku nie przeprowadzano szkoleń aktualizujących, warto to zrobić.

Organy kontroli weryfikują również, czy instytucja obowiązana przeprowadzała szkolenia.
W tym kontekście istotny jest wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie,
z 23 lipca 2024 r., sygn. V SA/Wa 2490/23⁶ (prawomocny).

Instytucja obowiązana zaskarżyła decyzję Ministra Finansów nakładającą karę administracyjną w postaci kary pieniężnej za właśnie niedopełnienie obowiązku zapewnienia udziału osób wywykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych.

W wyroku tym sąd jednoznacznie wskazał, że: "w odniesieniu zaś do art. 147 pkt. 9 ustawy należy wskazać, że stanowi on wyraźnie, iż instytucja obowiązana (tu: Skarżąca), która nie dopełnia obowiązku zapewnienia udziału osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych, o którym mowa w art. 52, podlega karze administracyjnej. Tym samym w przypadku stwierdzenia braku szkoleń określonych w art. 52 ustawy, przepis art. 147 nakłada na organ obowiązek orzeczenia kary, gdyż nie zawiera możliwości uznania administracyjnego w tym zakresie."

Z orzeczenia tego wybrzmiewa jednoznacznie, że sam fakt naruszenia obowiązku szkoleniowego powoduje, że instytucja obowiązana powinna liczyć się z karą administracyjną.

Warto jeszcze wskazać na praktykę kontroli stosowania Ustawy o AML przez instytucje obowiązane. Danych o kontrolach dostarcza Sprawozdanie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej za rok 2023.

Wskazano w nim następujące dane:

5.3. KONTROLE PRZEPROWADZONE PRZEZ INSTYTUCJE NADZORUJĄCE

Zgodnie z przepisami art. 131 ust. 5 pkt 3 ustawy AML/CTF, instytucje nadzorujące przekazują do GIIF informacje o wynikach przeprowadzonych kontroli. Z danych będących w posiadaniu GIIF wynika, że w 2023 r. przeprowadzono łącznie 603 kontrole, z czego:

• Narodowy Bank Polski przeprowadził 497 kontroli,
• Komisja Nadzoru Finansowego przeprowadziła 19 kontroli,
• Urzędy Celno-Skarbowe przeprowadziły 35 kontroli,
• Ministrowie, wojewodowie i starostowie przeprowadzili 13 kontroli,
• Krajowa Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa przeprowadziła 4 kontrole,
• Prezesi Sądów Apelacyjnych przeprowadzili 54 wizytacje.

W 2023 r. GIIF wszczął 9 postępowań administracyjnych. W przypadku 3 postępowań wszczęcie nastąpiło w związku z nieprawidłowościami stwierdzonymi w wyniku kontroli GIIF, a w przypadku 6 postępowań, wszczęcie postępowania nastąpiło w wyniku kontroli innych organów. W 2023 r. GIIF zakończył 3 postępowania wydaniem decyzji administracyjnych w przedmiocie nałożenia kar administracyjnych.

Z powyższego wynika, że w samym 2023 r. kilkaset podmiotów zostało rozliczonych ze stosowania ustawy o AML. Podobnie było w poprzednich latach. 

Istotne zmiany dla instytucji obowiązanych niesie ze sobą pakiet przepisów dotyczących przeciwdziałania prania pieniędzy tzw. Pakiet AML.

Przyjęty i opublikowany pakiet regulacji AML składa się z następujących aktów prawnych:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1620 z dnia 31 maja 2024 r. w sprawie ustanowienia Urzędu ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy i Finansowaniu Terroryzmu oraz zmiany rozporządzeń (UE) nr 1093/2010, (UE) nr 1094/2010 i (UE) nr 1095/2010. Zasadniczo rozporządzenie stosuje się bezpośrednio w Polsce od dnia 1 lipca 2025 r, natomiast niektóre przepisy stosuje się od dnia 26 czerwca 2024 r. albo 31 grudnia 2025 r.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1624 z dnia 31 maja 2024 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu; rozporządzenie stosuje się bezpośrednio w Polsce od dnia 10 lipca 2027 r.
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1640 z dnia 31 maja 2024 r. w sprawie mechanizmów, które państwa członkowskie powinny wprowadzić w celu zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca dyrektywę (UE) 2019/1937 oraz zmieniająca i uchylająca dyrektywę (UE) 2015/849. Polska powinna wprowadzić w życie przepisy ustawowe niezbędne do wykonania dyrektywy zasadniczo do dnia 10 lipca 2027 r. Niektóre przepisy trzeba jednak wdrożyć odpowiednio do 10 lipca 2025, 10 lipca 2026 i 10 lipca 2029 r.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/1113 z dnia 31 maja 2023 r. w sprawie informacji towarzyszących transferom środków pieniężnych i niektórych kryptoaktywów oraz zmiany dyrektywy (UE) 2015/849 (Dz. U. UE. L. z 2023 r. Nr 150, str. 1), które wejdzie w życie zasadniczo 30 grudnia 2024 r.

Należy podkreślić, że  zgodnie z uregulowaniami unijnymi, rozporządzenia mają zasięg ogólny, wiążą w całości i są stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich UE. Dyrektywy wiążą natomiast każde państwo członkowskie, do którego są kierowane w odniesieniu do rezultatu, który ma być osiągnięty, pozostawiając jednak organom krajowym swobodę wyboru formy i środków.

Należy podkreślić, że opublikowany pakiet regulacji AML wprowadza istotne zmiany, które będą wymagały podjęcia określonych działań przez instytucje obowiązane. Prawidłowe wdrożenie nowych regulacji wymaga dokonania aktualizacji wewnętrznych procedur, przeprowadzenia odpowiednich szkoleń w organizacji oraz dostosowania procesów.

Warto również podkreślić, że VI Dyrektywa AML, uchyla IV dyrektywę AML, która stanowiła podstawę polskiej Ustawy o AML. W związku z tym w najbliższych latach można spodziewać się istotnych zmian w krajowych regulacjach dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy. Zmiany te powinny być na bieżąco monitorowane zwłaszcza przez instytucje obowiązane oraz podmioty, które mogą stać się zobowiązane do stosowania nowych regulacji.

Nasi eksperci wspierają podmioty pełniące funkcje księgowe i podatkowe w grupach, aby zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

1. Dokonujemy analiz, czy centrum usług wspólnych w grupie podlega pod regulację ustawy o AML,
2. Pomagamy w przygotowaniu dokumentu oceny ryzyka instytucji obowiązanej uwzględniając specyfikę podmiotów świadczących usługi księgowe czy podatkowe,
3. Wdrażamy wymagane procedury,
4. Prowadzimy szkolenia zarówno wstepne jak i aktualizujące wiedzę pracowników,
5. Konsultujemy i wdrażamy unijny pakiet AML poprzez dostosowanie istniejących procedur.

¹ Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z dnia 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, zmieniająca rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 648/2012 i uchylająca dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/60/WE oraz dyrektywę Komisji (Dz. U. UE. L. z 2015 r. Nr 141, str. 73 z późn. zm.)

² Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 z dnia 30 maja 2018 r. zmieniająca dyrektywę (UE) 2015/849 w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz zmieniająca dyrektywy 2009/138/WE i 2013/36/UE (Dz. U. UE. L. z 2018 r. Nr 156, str. 43)

³ Krajowa Ocena Ryzyka Prania Pieniędzy oraz Finansowania Terroryzmu - Ministerstwo Finansów - Portal Gov.pl

⁴ Urząd Komisji Nadzoru Finansowego

⁵ Źródło: Stanowisko_UKNF_dot_oceny_ryzyka_instytucji_obowiazanej.pdf.

⁶ Dostęp: V SA/Wa 2490/23 - Wyrok WSA w Warszawie z 2024-07-23