Kolejne otwarcie w sprawie wdrożenia ochrony sygnalistów w Polsce

W tym wpisie opisujemy aktualny postęp prac nad projektem ustawy, a także najważniejsze zmiany zawarte w projekcie w stosunku do wersji z lipca 2023 r.

Celem dyrektywy 2019/1937 jest poprawa egzekwowania prawa i polityk UE w określonych dziedzinach poprzez ustanowienie wspólnych minimalnych norm zapewniających odpowiedni poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE. W dyrektywie 2019/1937 ustanawia się zasady i procedury dotyczące ochrony „sygnalistów”, czyli osób, które zgłaszają informacje uzyskane w kontekście związanym z pracą na temat naruszeń prawa UE.

Początkowe wersje projektu zakładały, że wymogi w zakresie wdrożenia przez podmioty zatrudniające procedur zgłoszeń wewnętrznych będą wchodzić w życie stopniowo w zależności od liczby zatrudnienia (50-250 oraz 250 i więcej zatrudnionych). Opóźnienie we wdrożeniu ustawy sprawiło jednak, że terminy wejścia w życie przepisów o ustanowieniu procedur zgłoszeń wewnętrznych będą stosowane jednolicie.

11 stycznia 2024 r. nastąpiło swoiste nowe otwarcie w tym temacie, ponieważ Pani Minister Rodziny Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) przekazała projekt ustawy do Przewodniczącego Komitetu Stałego Rady Minitrów projekt ustawy z prośbą o jego pilne rozpatrzenie przez Stały Komitet Rady Ministrów (SKRM) z zastosowaniem trybu odrębnego polegającego na pominięciu etapu uzgodnień, opiniowania i konsultacji publicznych oraz rozpatrzenia przez Komitet do Spraw Europejskich. 

Poza istotnym celem, jaki przyświeca wdrożeniu ustawy czyli ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, jak najszybsze przyjęcie ustawy leży też w interesie Polski jako państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

Pilny charakter projektu jest związany z upływem terminów wdrożenia dyrektywy 2019/1937 oraz toczącym się w związku z tym przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej postępowaniem przeciwko Polsce.

W skardze Komisja Europejska wnosi bowiem o nakazanie Rzeczypospolitej Polskiej zapłaty na rzecz Komisji kwoty ryczałtu odpowiadającej wyższej z dwóch następujących kwot:

• kwoty dziennej wynoszącej 13 700 EUR pomnożonej poprzez liczbę dni, które upłynęły od dnia przypadającego po dniu upływu terminu na dokonanie transpozycji wyznaczonego przedmiotowej dyrektywie do dnia wyeliminowania uchybienia, lub - w razie braku wyeliminowania uchybienia - do dnia wydania wyroku w niniejszej sprawie,
• minimalnej kwoty ryczałtowej w wysokości 3 836 000 EUR.

Projekt ustawy kierowany do rozpatrzenia przez Stały Komitet Rady Ministrów w stosunku do  poprzednika (projektu skierowanego w poprzedniej kadencji Rządu na ostatni etap prac nad projektem) zawiera zmiany w zakresie:

1. zastąpienia Państwowej Inspekcji Pracy, mającej pełnić rolę organu przyjmującego zgłoszenia zewnętrzne oraz udzielającego zgłaszającym wsparcia – Rzecznikiem Praw Obywatelskich;
2. usunięcia w projektowanym art. 6 zastrzeżenia, że zgłaszający podlega ochronie określonej w ustawie pod warunkiem, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja dotyczy interesu publicznego;
3. wprowadzenia możliwości (w miejsce obowiązku) wydawania zgłaszającemu, przez organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, zaświadczenia o podleganiu ochronie przewidzianej w ustawie;
4. usunięcia proponowanych w poprzedniej wersji projektu przepisów obligujących ww. organ publiczny do odebrania od zgłaszającego oświadczenia złożonego pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania, że informacja o naruszeniu prawa była prawdziwa w momencie dokonania zgłoszenia;
5. modyfikacji terminu wejścia w życie projektowanej ustawy - proponuje się, aby ustawa weszła w życie po upływie 1 miesiąca od dnia ogłoszenia, natomiast realizacja obowiązku utworzenia wewnętrznych i zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń ma nastąpić w terminie 1 miesiąca od dnia wejścia w życie ustawy.

Do projektu ustawy wprowadzono także zmiany o charakterze redakcyjnym, związane z ww. zmianami merytorycznymi.

Przypomnijmy jeszcze, że najistotniejsze obowiązki związane z wdrożeniem ochrony sygnalistów wyniające z projektu ustawy są następujące:

• obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (najcześciej obowiązek ten obejmie spółki, które zatrudniają co najmniej 50 osób, ale także np. instytucje obowiązane z ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu bez względu na liczbę zatrudnionych),
• sporządzenie i udzielenie pismenych upoważnień do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych,
• określenie sposobów czyli kanałów przekazywania zgłoszeń przez sygnalistów,
• utworzenie i prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych,
• zakaz podejmowania działań odwetowych, a także obowiązek przestrzegania środków ochrony sygnalisty.

Nowy projekt ustawy przewiduje, że sama ustawa ma wejść w życie po upływie 1 miesiąca od dnia ogłoszenia, natomiast realizacja obowiązku ustalenia:

1. procedury zgłoszeń wewnętrznych przez podmioty prawne,
2. procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych albo procedury zgłoszeń zewnętrznych przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny

– następuje w terminie 1 miesiąca od dnia wejścia w życie ustawy.

Mimo, że termin do wdrożenia ww. procedur został nieco wydłużony w stosunku do poprzedniej wersji projektu, to jest nadal krótki, wobec licznych wyzwań związanych z wdrożeniem ochrony sygnalistów w organizacji, którymi są:

• przygotowanie dokumentów, przemyślenie kanałów przekazywania zgłoszeń przez sygnalistów i ich konsultacja z przedstawicielami pracowników/związkami zawodowymi,
• odpowiednie zaznajomienie zatrudnionych z nowymi regulacjami,
• praca nad kulturą organizacji.

W związku z faktem, że w terminie kilku miesięcy zostanie przyjęta ustawa, jak najbardziej zasadne jest podjęcie prac już teraz by wymagane procedury były przemyślane i skorelowane zarówno na gruncie wymogów ustawowych (m.in. ujęcie w procedurze wymaganych ustawowo aspektów), technicznych (odpowiednie kanały zgłoszeń) jak i konsultacyjnych (przeprowadzenie wymaganych konsultacji z pracownikami).

Przemyślane wdrożenie procedury przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych zachęci pracowników do korzystania z nich w miejsce kanałów zewnętrznych (do Rzecznika Praw Obywatelskich), czy w miejsce dokonywania ujawnień publicznych.

W ramach naszych usług już towarzyszymy Państwu w całym procesie wdrożenia ochrony sygnalistów w organizacji, dokonując wstępnych analiz, przygotowując procedurę, dokumenty wdrożeniowe i prowadząc szkolenia.

Jeśli chcą Państwo z odpowiednim wyprzedzeniem wdrożyć ochronę sygnalistów w organizacji, zachęcamy do kontaktu.