Whistleblowing i co dalej?

Pomyślne wdrożenie procedur związanych z whistleblowingiem to początek procesu, którego celem jest zapewnienie efektywnego systemu kontroli i sprawnego reagowania na potencjalne nieprawidłowości. Potencjał drzemiący w tym wdrożeniu może jednak zostać zmarnotrawiony, jeśli brak jest odpowiednich mechanizmów postępowania z dokonanymi zgłoszeniami. Jaką wartość będzie mieć, bowiem, anonimowa informacja o problemie, jeśli np. dotrze ona w pierwszej kolejności do osoby, której ona dotyczy? W innych przypadkach, anonimowa informacja mogłaby zawierać zniekształcone lub nieprawdziwe przedstawienie sytuacji, obciążające niewinną osobę. Odpowiednie przygotowanie, dyskrecja działania i rzetelna analiza poparta sumienną dokumentacją to fundament systemu sygnalizowania o nieprawidłowościach. Fundament, na który składa się kilka elementów.

Na drodze do sukcesu systemu sygnalizowania o nieprawidłowościach i postępowań wyjaśniających wyróżnić możemy następujące kamienie milowe:

1. Dywersyfikacja kanałów sygnalizowania
   Biorąc pod uwagę, że decyzja o zasygnalizowaniu niepożądanych zachowań lub zdarzeń jest najczęściej obciążona obawą przed negatywnymi konsekwencjami, ułatwienie sposobu przekazania informacji ma zatem kluczowe znaczenie dla organizacji. Nie każdy będzie czuł się komfortowo korzystając z rozwiązań telefonicznych, nie każdy odważy się wysłać maila czy zostawić odręczną wiadomość. Każdy podmiot powinien przemyśleć zastosowanie sposobów i narzędzi umożliwiający przekazywanie informacji w dyskretny, a nawet anonimowy, i skuteczny sposób.
2. Klarowna procedura postępowania po otrzymaniu zgłoszenia
   Przygotowanie jasnej procedury jest kluczowe dla zachowania rzetelności całego procesu. Postępowania powinny przebiegać zawsze w zorganizowany sposób, z dbałością o zachowanie obiektywizmu i dyskrecji, gromadzenie niezbędnych informacji oraz odpowiednie zabezpieczenie dowodów w sprawie. Najlepszym rozwiązaniem jest oparcie się na kompleksowej procedurze pisemnej.
3. Kompetentny zespół/komisja do spraw postępowań wyjaśniających
   Oddelegowane do tego celu osoby powinny posiadać odpowiednie kompetencje, zaś jako zespół odpowiednie umocowanie w strukturze organizacji do pełnienia swojej funkcji. W praktyce oznacza to, że zespołowi prowadzącemu postępowanie wyjaśniające zostaną udostępnione wszelkie niezbędne do realizacji swojego zadania informacje czy dowody.
4. Plan postępowania
   Plan postępowania powinien zostać przygotowany zgodnie z charakterystyką danej sprawy. Jego celem jest przemyślana strategia działania, zmierzająca do jak najpełniejszego wyjaśnienia okoliczności i obiektywnej oceny faktów. Kwestii do rozważenia jest wiele – m.in. grono osób, których sprawa dotyczy i ich powiązania oraz wpływy wewnątrz organizacji, inwentaryzacja dowodów i świadków, dyskretne i kompleksowe podejście do gromadzenia. dowodów i prowadzenia rozmów, tymczasowe środki zabezpieczające przed trwaniem lub konsekwencjami niepożądanych zdarzeń lub zachowań podejrzanej osoby. Równie istotne na tym etapie jest krytyczna ocena własnych kompetencji oraz zapotrzebowania na wyspecjalizowane usługi zewnętrzne wspierające postępowanie, takie jak np. profesjonalne audyty śledcze, biały wywiad lub poszerzona analiza kontrahentów oraz wykorzystanie narzędzi z zakresu informatyki śledczej.
5. Umiejętne gromadzenie i zabezpieczanie dowodów
   Zabezpieczenie dowodów w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego jest niezbędne do uzasadnienia jego rozstrzygnięcia. Dowody mogą się różnić źródłem, trwałością i formą. Od tych uwarunkowań zależeć będzie moment ich zabezpieczenia, sposoby utrwalania i przechowywania oraz dostęp. Błędy wynikające z ich nieprawidłowego pozyskania lub niefrasobliwego przechowywania czy dostępu, skutkować mogą utratą podstaw do działań dyscyplinujących, a często też wszelkich rozwiązań prawnych.
6. Rzetelnie przygotowane rozmowy wyjaśniające
   Dobre przygotowanie do rozmów to podstawa efektywnego pozyskania informacji. Ważne są m.in. indywidualne kompetencje członków zespołu prowadzących postępowanie wyjaśniające. Równie istotne jest opracowanie planu rozmowy, wyznaczenie celów, przygotowanie pytań i strategii prowadzenia wywiadu dopasowanej do charakteru rozmówcy i okoliczności sprawy.
7. Szczegółowa dokumentacja postępowań, prowadzenie rejestru spraw i odpowiednia archiwizacja
   Wreszcie, dbałość o jakość prowadzonego postępowania musi mieć swoje odzwierciedlenie w staranności dokumentowania przebiegu całego procesu, rejestracji incydentów oraz odpowiedniego podejścia do archiwizowania zgromadzonych informacji. Ma to bezpośrednie przełożenie na jakość materiału dowodowego, jak również podstaw dalszych analiz i działań naprawczych. Czyni też zadość wymogom regulacyjnym np. w zakresie przechowywania danych osobowych.
8. Mitygacja negatywnych skutków zidentyfikowanych nieprawidłowości oraz działania naprawcze i profilaktyczne
   Efektem dobrze funkcjonującego systemu whistleblowingu i postępowań wyjaśniających jest zdolność organizacji do ograniczania negatywnych skutków niepożądanych zachowań i zdarzeń (np. ograniczenie skali strat finansowych i wizerunkowych dla podmiotu), podjęcia działań naprawczych (np. decyzji administracyjnych służących zapewnieniu odpowiednich mechanizmów kontrolnych) oraz wypracowania odpowiedniej profilaktyki zapobiegającej występowaniu podobnych sytuacji w przyszłości (np. implementacji odpowiednich procedur działania lub szkoleń dla personelu).

Biorąc pod uwagę szereg wyzwań związanych z prowadzeniem postępowań wyjaśniających, nie warto zapominać o chłodnej ocenie dostępnych środków i umiejętności, które posłużyć mają realizacji zadania. W wielu przypadkach, roztropniejszym rozwiązaniem będzie wsparcie ze strony profesjonalnych doradców niż nauka płynąca z własnych (często bardzo kosztownych!) błędów. Wybór specjalistów z zakresu zarządzania ryzykiem nadużyć pozwoli na kompleksowe przygotowanie do reagowania na informacje o nieprawidłowościach oraz włączenie do działania odpowiedniego zaplecza technicznego (szczególnie ważnego np. w procesie zabezpieczania i analizy dowodów elektronicznych).  Dodatkowo, zaangażowanie profesjonalnego doradcy pozwala na zagwarantowanie niezależności prowadzonych postępowań wyjaśniających.