電子メール監査／社内ディスカバリー支援サービス

電子メール監査や社内ディスカバリー演習の有効性

従来、電子メール監査や、ディスカバリー(e-Discovery)^※1は、不正が発生した際の「不正調査」「当局・訴訟対応」の段階で実施されてきました。しかし、次の理由から、平時の段階においても、電子メール監査や社内ディスカバリー演習を実施する企業が増加しています。

• カルテル・贈与・キックバック等の不正は、従来型の会計帳簿等の監査だけでは発見が困難であり、電子メールの内容をモニタリングすることが予防や早期発見に有効であること。
• カルテル・贈与・キックバック等に関する各種当局の捜査・調査においても、電子メール調査が実施され、重要な証拠資料として採用されていること。
  
• 「カルテル」「賄賂」を早期発見し、当局に自主申告した場合には、制裁が免除または軽減される可能性があること。
• 有事におけるディスカバリーは、電子ファイルの容量に応じて従量課金がなされ、莫大なコストがかかるため、平時から不要な電子ファイルの保管状況を特定し、改善施策を講じることは、有事におけるコスト削減にも資すること。

特に、公正取引委員会が東証一部上場企業に対して実施した外国競争法に関するサーベイ^※2によると、カルテルリスク対策の目的で電子メールのモニタリングを導入している企業が少なくないことが伺えます。ただし、電子メール監査や社内ディスカバリー演習の実施には、次のような困難が伴います。

実施における留意点

• 一般的に、複数名の閲覧担当者の確保が必要となる。
• 電子メール監査やディスカバリーの専用ソフト等のIT環境を整えるには、一般的に高額な投資が必要になるが、投資効果が得られるか不明確である。
• 専用ソフトの操作方法が複雑でわかりにくい。
• 閲覧対象者が複数になると、CCによる電子メールの重複が多くなる。
• 閲覧対象の電子ファイルが大量になると、キーワード等による絞込みが必要になるが、有効かつ効率的な条件の設定には相応の知見が必要となる。
• 監査人が複数になると、閲覧結果の適時共有と監査品質管理が困難となる。