國外許多的家族企業運用「家族辦公室（Family office）」作為家族傳承方式的風氣越來越盛行，一些著名的富豪像是微軟創辦人比爾蓋兹、Google創辦人布林也有成立家族辦公室以針對家族的財富作管理及運用，以至於最近開始有許多較大的家族或高資產淨值者對於家族辦公室感到興趣，並探詢成立家族辦公室的可能性，許多的金融業、顧問業紛紛推出家族辦公室的服務。到底什麼是家族辦公室？為什麼要有家族辦公室？家族辦公室在傳承中可以扮演什麼樣的角色呢？
「家族辦公室」起源於歐美，大部分我們常聽到的家族辦公室，比較常被認為的是，為一個或多個超高淨值人士或具規模的家族進行財富管理或是投資、信託等等相關的服務機構，因此，多數人會以為它就是一個提供財富傳承及管理功能的單位或機構。然，家族辦公室的功能僅只於此嗎？
其實「家族辦公室」是一個籠統的名詞，因為本文想談的是它在家族企業傳承的角色，所以就姑且先撇開不談那些高資產淨值者要成立所謂家族辦公室的目的。
過去十年來，我們跟許多的家族企業客戶談永續傳承的議題，也輔導並陪著他們經歷了傳承的過程，我們發現，大部分的人，對於「家族辦公室」通常都抱持著好奇的看法，像是被蒙上了一層神秘的面紗；若是要掀開這層面紗，搞清楚它到底是什麼，基本上就需從傳承永續的本質來看，比較能夠理解，為什麼需要設置家族辦公室，以及家族辦公室在傳承的過程中，到底可以擔負什麼角色。
通常我們常談的家族企業要永續，事實上就是談「家族」與「企業」二大部分該如何永續經營的問題；而要永續經營，根據我們的經驗，有二個面向需要關注，一是如何讓家族企業從家族面向轉化成「企業家族」，另外則是如何在家族轉化的過程中能夠達成家族機構化的目標，並透過家族機構化的型式來成就家族企業永續的幾個面向，包括：人才、家族與企業的治理關係、財富管理，及公益慈善、ESG。在我們過往的經驗中，「家族辦公室」，正是可以扮演一個很好的機構化角色的平台，來協助家族企業有系統地處理這些永續的議題。也因此家族辦公室的功能，可以涵蓋家族與企業的永續及傳承、家族企業控制與財富保障、家族教育、接班人培育計畫的規劃及執行、家族資產投資管理、發展家族慈善事業，甚至是家族創業，或是協助整合家族資訊，統一處理行政事宜等等，全都可以依據家族個人或家族整體需求及其相關事務複雜度的不同，來作設計。
在歐美一些百年家族企業傳承的過程中，家族辦公室都扮演著重要的角色。像是最著名的美國洛克斐勒家族，傳承至今已第七代，是一個工業、政治、石油業和銀行業的家族，擁有龐大且橫跨不同產業的事業及資產。早在1882年，第一代創辦人約翰·戴維森·洛克菲勒（John D. Rockefeller）就建立了世界上第一個家族辦公室，這個設置在紐約洛克斐勒30廣場（30 Rockefeller Plaza）56樓的家族辦公室（被稱為「room 5600」），在專業經理人協助下，將家族旗下所有資產集中管理。百年來，洛克菲勒家族辦公室為家族的世代成員提供了包括法律、投資、財務、慈善等一系列家族事務服務的功能，良好地打理著洛克菲勒家族的財富。之後，洛克菲勒家族辦公室甚至轉變成為一間在美國證券交易委員會註冊的投資顧問公司—洛克菲勒公司（Rockefeller & Co. ），由於有洛克斐勒家族的服務經驗，這家公司從單一家族辦公室（SFO，The single-family office）得以轉變成為為其他家族的客戶提供一系列的財富管理服務，例如：金融投資、財富管理顧問、稅務規劃、慈善捐贈、信託、財務分析及保險服務等的多家族辦公室（MFO，The multi-family office）。
洛克斐勒的家族辦公室主要功能在於管理家族財富，達到財富傳承、家業傳承的目標，同時也能藉由其對慈善公益的作為，傳達家族的價值，讓後代子孫了解家族傳承的真義。而另一家已經傳承三百五十餘年的德國默克集團（Merck），其家族所架構出整套的家族與企業傳承的系統，就具備了十分完整的「家族辦公室」功能。從家族憲法、家族委員會、家族董事會、家族教育、家族公益及家族資產的管理等，都能使默克家族在有效掌控企業股權的同時，作好家族治理及公司治理，也使各世代的家族成員得到良好的養成及發展。
我們要強調的是，並非成立了一個家族辦公室就需要具備像洛克斐勒或默克家族這麼多的功能，或是要有那麼多的需求，才能建立家族辦公室。家族辦公室的規模可大可小，它可以由家族成員自己來組成、執行，也可以藉由外部第三方的力量來協助；它可以是實體的，也可以是虛擬的；它可以是單一功能的或是採循序漸進、增加功能的方式。無論是什麼形態的家族辦公室，重點都是要先清楚界定「你要成立家族辦公室的目標到底是什麼」。
事實上，在家族傳承的過程中，即便未設立家族辦公室，還是有許多家族能夠運作良好。家族成員會自己處理問題、管理家務及規劃下一代的未來，不需有任何特定的策略，也不需要專業協助。儘管如此，隨著家族的成員越來越多，財富的增長、家族相關事務的複雜度與管理工作也會跟著增加，此時便可能會需要透過如設立家族辦公室等一些有序的規劃方式，來處理傳承的問題。
前面有提到，家族辦公室可以是由家族成員來參與運作，那麼家族成員在家族辦公室中能扮演什麼樣的角色？隨著家族成員在各個世代的發展，每個家族成員可能會有不同的專長及興趣，並不一定每個人都想要進到家族企業中工作，此時，便可以安排家族成員參與家族辦公室的運作，例如：為家族財富進行管理投資、處理家族治理事務（如家族會議的召開）、處理家族慈善及協助家族成員進行接班計畫等，如此也可強化家族成員與家族的連結度。唯家族必須對於家族成員在家族辦公室中所扮演的角色與對各成員的期待清楚界定及溝通，以避免導致誤解。
家族辦公室的功能越多，則像企業的經營一樣，需要的專業就越來越多，例如：家族財富管理與風險管理的政策、家族稅務及法律、家族治理、事業成長與退出、慈善公益等；此時除了家族成員的參與外，藉由外部第三方，像是專業的會計師、律師或顧問協助，會是一個可以讓家族辦公室運作更為順暢的方式。
我們KPMG家族辦公室曾經輔導過一家中小型的家族企業進行傳承，主要目標是希望讓家族持續保有家族事業所有權及經營權，且家族和諧不分家，因此過程中，我們協助了他們，從與家族成員溝通開始，到制定家族憲法、家族股權的調整、控股架構的設立，到成立家族委員會、輔導家族會議的進行。過程中，家族成員也從剛開始對於傳承及家族辦公室的概念還很模糊，到目前一代已經順利交棒給二代，並且家族還是會持續定期召開家族會議。我們發現到，藉由家族辦公室的持續運作，更凝聚了這個家族成員間的情感，以及讓他們能真正認知到家族的價值，而願意更堅定地守護家族、維護家族整體的利益。
由上例也可發現，家族辦公室的運作是否能夠成功，除了外部第三方專業的協助外，更需要家族成員的投入及配合。
有很多人會問我們，我的家族規模不大，好像不用成立家族辦公室來作傳承？如果是要成立一個「實質的」家族辦公室單位，似乎真的沒有什麼急迫性，但回到我們前面強調的，要先了解想要「家族辦公室」的目的是什麼，不想要自己或在家族內來作，找到一個像是我們KPMG安侯建業家族辦公室此類外部單位來協助傳承，一樣能夠達到建立家族辦公室的功能。
再次強調，不只是財富的傳承，家族辦公室應被視為是一個成就家族與家族企業永續經營為目的的平台，希望每個家族都能夠透過家族辦公室設立的過程，找出適合自己家族的傳承之道。
(本文同步刊載於2022年3月家族辦公室季刊春季號No.17)
