Podatek u źródła a ceny transferowe. Wspólna perspektywa, która ogranicza ryzyka podatkowe

Dwa obszary, które tylko pozornie są od siebie niezależne

Rozpoczynając rozmowę, Katarzyna Darska zwraca uwagę na podstawowy problem praktyczny: podatnicy analizują płatności pod kątem podatku u źródła i cen transferowych osobno, choć bardzo często dotyczą one tych samych transakcji.

Źródłem tego rozdzielenia są m.in. różnice w terminach raportowania. Podatek u źródła rozliczany jest na bieżąco, często już na etapie wypłaty należności, natomiast ceny transferowe raportuje się po zakończeniu roku podatkowego. W praktyce sprzyja to sytuacji, w której każda z tych perspektyw funkcjonuje w oderwaniu od drugiej.

Z perspektywy organów podatkowych nie ma to jednak większego znaczenia. Dane raportowane w różnych formularzach i systemach zaczynają się zazębiać, a administracja skarbowa coraz sprawniej je porównuje. Jak zauważa Mariusz Głodek, organy podatkowe wykonują dziś „cross‑check takich informacji” i robią to coraz częściej.

Mechanizm pay and refund jako punkt styku z cenami transferowymi

W rozmowie pojawia się przykład polskiej spółki wypłacającej do zagranicznego podmiotu odsetki od pożyczki oraz należności licencyjne. Przy regularnych płatnościach bardzo szybko może zostać przekroczony próg 2 mln zł rocznie. Powoduje to powstanie szczególnych obowiązków po stronie płatnika.

Jak wyjaśnia Mariusz Głodek, po przekroczeniu tego limitu „polski płatnik musi obligatoryjnie zastosować mechanizm pay and refund”. Oznacza to konieczność pobrania podatku według stawki ustawowej i dopiero późniejsze ubieganie się o jego zwrot.

Mechanizm pay and refund bardzo szybko prowadzi podatnika w stronę zagadnień znanych z cen transferowych. Kluczowe staje się ustalenie, czy wypłaty realizowane są na rzecz podmiotu powiązanego. Ireneusz Ledzion podkreśla, że definicja powiązań jest znacznie szersza niż tylko relacje kapitałowe.

Jak zaznacza, istotna może być również „faktyczna zdolność osoby fizycznej do wpływania na podejmowanie kluczowych decyzji gospodarczych”. Oznacza to konieczność analizy powiązań osobowych i rodzinnych, które bywają przez podatników bagatelizowane.

Dokumentacja cen transferowych przy dochowywaniu należytej staranności

W rozmowie wyraźnie wybrzmiewa, że formalne dokumenty, takie jak certyfikat rezydencji czy umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, nie zamykają analizy. Jak mówi Mariusz Głodek, „to wręcz dopiero jej początek”.

Kluczowe znaczenie ma dochowanie należytej staranności, czyli szczegółowa analiza charakteru płatności oraz statusu odbiorcy należności. W tym miejscu coraz częściej pojawia się konieczność sięgnięcia do dokumentacji cen transferowych, zwłaszcza gdy organy podatkowe badają, czy odbiorca płatności jest jej rzeczywistym właścicielem.

Ceny transferowe – nie tylko obowiązek roczny

Ireneusz Ledzion zwraca uwagę, że ceny transferowe wciąż bywają traktowane jako obowiązek „raz w roku”. Tymczasem dokumentacja TP ma znaczenie znacznie szersze niż tylko formalne spełnienie wymogów ustawowych. Jak podkreśla ekspert, stanowi ona istotne narzędzie wpływające na możliwość zastosowania preferencji w podatku u źródła.

Niezbędna jest zatem bieżąca współpraca zespołów odpowiedzialnych za WHT i TP oraz stała wymiana informacji o realizowanych transakcjach.

Local file, benchmark i zabezpieczenie przyszłych wypłat

W kontekście dokumentów kluczowych dla podatnika Katarzyna Darska wskazuje na znaczenie dobrze przygotowanego local file oraz analizy benchmarkingowej. To one pozwalają wykazać rynkowy charakter transakcji i stanowią ważny element obrony stanowiska podatnika.

Jeżeli podatnik wie, że wypłaty będą kontynuowane i przekroczą próg 2 mln zł, warto rozważyć wystąpienie o opinię o stosowaniu preferencji. Jak podkreśla Mariusz Głodek, taka opinia daje „duży komfort w stosunku do przyszłych płatności” i pozwala ograniczyć ryzyko sporów w kolejnych latach.

Rzeczywisty charakter transakcji pod lupą organów

Istotnym ryzykiem, na które zwracają uwagę eksperci, jest możliwość recharakteryzacji transakcji przez organy podatkowe. Zarówno w podatku u źródła, jak i w cenach transferowych istotne zastosowanie ma zasada substance over form.

Jak mówi Ireneusz Ledzion, dokumentacja musi „odzwierciedlać charakter rzeczywisty” transakcji, ponieważ to właśnie rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych jest ostatecznie weryfikowany przez organy.

Coraz więcej danych i coraz skuteczniejsze kontrole

Na zakończenie rozmowy eksperci omawiają źródła danych, z których korzystają organy podatkowe. Deklaracje CIT‑10Z, informacje IFT, JPK, KSeF, raporty TPR czy formularze ORT‑U tworzą szeroki ekosystem informacji o podatniku.

Statystyki pokazują, że skuteczność kontroli rośnie, a organy coraz lepiej przygotowują się do weryfikacji rozliczeń. To kolejny argument za tym, aby analizować podatek u źródła i ceny transferowe łącznie, a nie w oderwaniu od siebie.