Polska jako państwo członkowskie UE zobowiązana była do implementacji przepisów Dyrektywy dotyczącej sygnalistów do 17 grudnia 2021 roku. Pierwsze prace dotyczące krajowych regulacji w tym zakresie rozpoczęły się prawie trzy lata temu. Po wielu miesiącach dyskusji nad kształtem polskich rozwiązań, owocujących powstaniem kilkunastu projektów ustaw, w połowie kwietnia rządowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów został wreszcie skierowany do Sejmu. Rozpoczęcie procesu legislacyjnego na poziomie parlamentarnym, w praktyce oznacza, że należy już teraz zacząć przygotowywać swoją organizację na nowe obowiązki związane z ochroną sygnalistów.
Implementacja do polskiego porządku prawnego dyrektywy dotyczącej sygnalistów, a dokładniej Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, jest jednym z kluczowych kroków ku stworzeniu transparentnego i etycznego środowiska biznesowego. Wdrożenie tej Dyrektywy pozwoli nie tylko na poprawę przejrzystości działania przedsiębiorstw, ale również na ograniczenie podejmowania przez nie działań niezgodnych z przepisami prawa, zaniechań czy innych naruszeń prawa, w tym ryzyka niezamierzonego naruszenia prawa.
Sygnaliści odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu nieprawidłowości oraz przeciwdziałaniu nadużyciom w miejscu pracy. Niezależnie od wprowadzenia wymaganych przepisami rozwiązań, np. takich jak przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych, przedsiębiorstwa powinny także podjąć szereg działań mających na celu zmianę kultury organizacyjnej. Należy podkreślić, iż z założenia sygnaliści nie są „donosicielami”, a więc nie dokonują zgłoszeń jedynie we własnym interesie w celu uzyskania jakichś osobistych korzyści. Bodźcem do działania dla sygnalisty jest bowiem wspieranie organizacji od wewnątrz oraz zapobieganie ryzyku reputacyjnemu i szkodom wizerunkowym mogącym wpłynąć na stabilność działalności danego podmiotu.
W Polsce pierwsze prace wdrożeniowe w zakresie implementacji Dyrektywy do polskiego porządku prawnego rozpoczęły się prawie trzy lata temu. W ostatnim czasie prace te zostały zintensyfikowane. Do Sejmu wpłynął właśnie rządowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów. Rozpoczęcie procesu legislacyjnego na poziomie Sejmu, w praktyce oznacza, że należy już teraz zacząć przygotowywać swoją organizację na nowe obowiązki związane z ochroną sygnalistów.
Podmioty zobowiązane do posiadania procedury zgłoszeń
Obligatoryjne wdrożenie
Fakultatywne wdrożenie
Podmiot, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób*
Podmiot, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową mniej niż 50 osób*
Podmiot wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska - niezależnie od ilości osób wykonujących lub świadczących pracę
Jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców
* Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Obowiązki podmiotów wprowadzających procedurę zgłoszeń wewnętrznych
Każdy z podmiotów, który wprowadza w swojej organizacji kanały zgłoszeń wewnętrznych, tym samym umożliwiając dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych (obowiązkowo lub fakultatywnie), powinien pamiętać o obowiązkach jakie będą na nim spoczywały w związku z tym faktem.
Obowiązki konsultacyjne ze stroną społeczną w związku z wdrożeniem procedury zgłoszeń wewnętrznych
Przygotowanie odpowiednich dokumentów upoważniających określone osoby do prowadzenia postępowań wyjaśniających w zakresie zgłoszonych nieprawidłowości
Zapewnienie poszanowania ochrony danych osobowych w całym procesie, zarówno na etapie projektowanej procedury, jak i przy prowadzeniu postępowań wyjaśniających
Szkolenia dla osób mających wchodzić w skład komisji prowadzących postępowania wyjaśniające oraz dla pracowników
Podejmowanie działań następczych w wyniku przeprowadzonych postępowań wyjaśniających
Bieżące monitorowanie przepisów w zakresie sygnalistów
Obowiązki informacyjne dotyczące obowiązującej procedury wewnętrznej
Przestrzeganie terminów w zakresie potwierdzania przyjęcia zgłoszenia i przekazywania informacji zwrotnej sygnaliście
Wdrożenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych
Zapewnienie ochrony sygnalistom
Prowadzenie postępowań wyjaśniających
Harmonogram wdrożenia przepisów
Obecny projekt przewiduje, że ustawa o ochronie sygnalistów ma wejść w życie w terminie 3 miesięcy od dnia jej ogłoszenia (z pewnymi wyjątkami). W naszej ocenie termin ten może okazać się zbyt krótki dla pracodawców by mogli oni w sposób kompleksowy wprowadzić procedury w zakresie whistleblowingu w swoich organizacjach. Dlatego ważne jest podjęcie już teraz odpowiednich kroków przez podmioty, które będą objęte regulacjami wynikającymi z ustawy o ochronie sygnalistów.
Poniżej przedstawiamy możliwy harmonogram wdrażania sygnalistów do polskiego porządku prawnego, przy założeniu, iż w czerwcu nastąpiłaby publikacja ustawy w Dzienniku Ustaw.
Usługi KPMG Law obejmujące wsparcie przedsiębiorców w zakresie sygnalistów
Kancelaria KPMG Law oferuje kompleksowe wsparcie w procesie przygotowania i implementacji w organizacji procedury wewnętrznej odnoszącej się do ochrony sygnalistów, przy prowadzeniu postępowań wyjaśniających jak również w innych działaniach wymaganych przepisami odnoszącymi się do ochrony sygnalistów.
Aktualizacja z dnia 25.04.2024 r.
W dniu 25 kwietnia 2024 r. został wydany wyrok TSUE w sprawie C-147/23 Komisja Europejska przeciwko Polsce, na podstawie którego Polska została zobowiązana do zapłaty:
- 7 000 000 EUR ryczałtu za niewdrożenie w wymaganym terminie do polskiego porządku prawnego regulacji dotyczących sygnalistów oraz
- 40 000 EUR dziennej kary pieniężnej, licząc od dnia ogłoszenia wyroku do chwili przyjęcia powyższych regulacji.
Jednocześnie informujemy, że w dniu 24 kwietnia 2024 r. rządowy projekt ustawy o ochronie sygnalistów został skierowany do I czytania w komisjach.
